酒店秘书的角色.ppt

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1、WelcometoSecretarialManagementTraining欢迎参加秘书管理培训你在为谁工作？TheSecretary’sRole秘书的角色-Theword“secretary”meansallthingstoallpeople.对所有的人来讲,“秘书”就意味着一切。-Asecretaryprovidesafullrangeofmanagementsupportwhichcallsuponavarietyofskillsandabilities.秘书对管理提供全方位的支持，这需要广泛的技能与能力秘书的角色是什么“秘书是没有角色的角色”怎样是成功的秘书?Secr

2、etary’sSkills秘书的技能1.TechnicalSkills技术技能：TheImportanceofEnglish英语的重要性Takingdictation听写记录Shorthanddictation速记Writtencommunicationskills书面交流技能Telephoneskills电话技能Numeracyskills计算能力2.OrganizationalSkills组织技能：Keepingdiaries做好日记Managingtime时间统筹Knowyourself了解你自己Managingyourboss’stime统筹好你老板的时间时间管理的三

3、原则能不能取消能不能与别的工作合并能不能简化管理时间的方法每天做计划区分重要的事情和紧急的事情把最重要的事情放在效率最高时间段不要拖延3.PeopleSkills人际关系技能：RelatingtoOthers与他人的联系Relationshipswithstaff与员工的关系TheSecretary/Bossrelationship秘书/老板的关系Relationshipswithsuperiors与上级的关系Relationshipswithsubordinates与下级的关系Relationshipswithcolleagues与同事的关系THESECRETARY’SRE

4、SPONSIBILITIES秘书的责任：MeetingsBeforeameeting会议之前：-circulatethenoticeofmeetingandagenda传阅会议通知与议程-circulatecopiesoftheminutesofthepreviousmeeting传阅上次会议的会议记录副本Immediatelybeforeameeting马上开会之前：-ensurethattelephonecallsarere-routedandhandledbysomeoneelse.确保有专人负责电话-checkthatroombookedisfree,placenot

5、iceondoor“MEETING-pleasedonotdisturb”检查会议室无人占用，把门贴上“会议进行中，请勿打扰”-collectfiles,papers,etc.,neededduringmeeting收集会议所需的文件及档案Duringthemeeting会议期间：-havenotebook,sparepencilsorpensathand备好笔记本，额外的笔-haveatabletowriteon要有桌子用来写字-makesureyoucanhearallthatissaid确保你可以听清-circulateattendanceregistermakesur

6、eeveryonesignsit确保每人都签到-makenotesofthedecisionsarrivedandnamesofpeopletakingpartinthem记下会议中的决议，及做出决议的人Afterthemeeting会议之后：-gatherfiles,documents,minutebook,attendanceregister收集档案，文件，会议录，出勤记录-roughnotesleft,tearthemallupintosmallpieces把会议记录的草稿撕成碎片-removenoticefromoutsidethedoor去除粘在门上的告示牌-lea

7、veroomtidy把房间清理干净-givefinalcopyofminutestochairmanforhisapproval把会议记录的最终文稿给会议的主席批复Afterthemeeting会议之后：-circulatecopiesofminuteswhenapproved一经批复，则传阅会议记录-filecopyofminutes会议记录存档-enterdateandtimeofnextmeetinginyoursandyouremployer’sdiaryandbookroom(ifdatefi