广东广凌：采购管理系统的设计与实现.doc

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1、采购管理系统的设计与实现---广东广凌一、项目背景1二、平台概念1三、功能模块介绍2四、总结4一、项目背景随着政府和学校相继出台的高校采购行为的法规和制度，进一步规范了高校的采购行为，加强了对高校采购活动的监管，强化了对高校采购流程的控制，对高校采购活动相关的数据、文档等信息管理工作提出了更高的要求。然而纵观目前高校现行的物资采购方式，大多属于传统手工操作，不仅采购周期长，而且成本也高，因而使得经费投入难以做到效益最大化。许多高校已逐渐感受到原有的采购管理手段难以适应现有的采购工作。二、平台概念日前，广东广凌计算机科技公司开发一

2、套采购管理系统来对学校项目建设与物资采购工作进行有序的管理，通过此系统，预期达到对项目管理，采购计划、采购执行、招标管理、合同管理、验收管理、付款管理、档案管理等常规性的工作进行信息化管理，尽量减少人为办理的环节，从根本上提高工作效率，加快信息化建设的步伐。三、功能模块介绍伴随着经济不断发展，网上竞价采购手段已经成为信息化办公建设的重要手段，因为，网络平台不仅可以使整个竞价采购流程公正公开透明化，网络办公的高效还可以有效节约企业、高校的采购成本。下面主要介绍由广东广凌开发的采购管理系统的功能模块：（1）预算管理u预算登记：各使用

3、单位每年年初登记学校审批通过的年度预算。（2）项目管理u立项申请：各使用单位根据学校审批的年度预算提出详细的设备采购计划。u项目审批：各使用单位领导对项目进行审批，审批结束之后形成设备采购清单。u项目登记：各使用单位登记需要采购的项目信息。u项目提交：各使用单位提交采购项目给采购中心审批。u采购中心预审：采购中心对采购申购单进行预审，预审通过之后则分配项目采购的采购员。（3）采购计划u分配采购员：采购中心分配项目采购的采购员，采购员根据项目大小类型来生成具体的采购清单。u设备总览：对已需要采购的设备进行分类总览，总体掌握项目的采

4、购情况。（4）采购执行u采购办根据项目选择采购方式：校内采购（协议采购、市场询价、竞争性谈判）或校外采购（电子反拍、公开招标、竞争性谈判，单一来源）。u采购员对采购清单进行汇总打包后，选择校外采购方式（电子反拍、公开招标、竞争性谈判，单一来源），如属于招标的，要填写“招标条款说明”，内容包括：供应商资质要求、付款方式、服务要求、质保金要求等。u采购中心领导对采购项目已打包的内容和采购方式进行审批。u询价记录：采购员记录各个对供应商的询价信息，并可以对询价信息进行管理，如果需要还可以上传附件。如果没有供应商提供询价信息，而是通过其

5、他方式获得的价格信息，需要询价记录中注明其来源。采购员还需要填写推荐供应商的建议，另外还可以将供应商“转合格供应商”。u报价对比：可以自动生成、查看多家供应商对某一设备的详细报价，为采购员确定中标供应商提供依据。需要能上传领导签字的竞价采购分析表。u采购结果登记：登记每个采购包对应的中标供应商以及报价等信息，并提交给董事会进行审批。u采购定单：采购结果审批通过之后可以自动生成、查看采购单，采购单的内容为打包后的包的设备信息。需要能上传领导签字的竞价采购分析表。还可以上传附件。（5）采购项目信息u供应商登录之后，或者匿名进入采购系

6、统，就可以在首页浏览目前正在采购的项目。u供应商可以上传报价资料、供应商资质信息等电子文档，需要填写项目编号、项目名称。（6）合同管理u网上制作合同：采购员通过网上提供的合同模板来制作合同，完成之后提交给采购中心和董事会进行审批。u合同登记：根据与供应商签订的书面合同，登记合同的基本信息，并可以上传电子合同，然后提交给采购中心和董事会进行审批。还可以更新合同的状态，如合同状态为“维护期”、“到期续签”等等。三千元以下的项目采购不需要签订合同。u合同审批：对登记的合同信息进行审批，不同的合同模板其审批流程不同。（7）验收管理u验收

7、结果登记：登记验收结果（含设备、结算变更、验收意见等），可以上传附件，如验收报告等。（8）收付款管理u收款记录登记：登记各种押金等收款记录，可以上传附件。u付款记录登记：登记付款记录，可以上传附件。可以根据设置的付款时间对用户进行付款提醒。（9）档案管理u档案管理：对项目立项、采购计划到验收、付款整个采购过程中所产生的重要文档进行记录，另外还可以上传电子文档并进行管理。（10）专家库管理u专家信息管理：可以增加、修改、删除和查询专家信息。u专家抽取：可以根据抽取条件从专家库中随即抽取出满足条件的评标专家。u评标记录：可以查询统计

8、各个专家所参与评标的详细信息。（11）办公管理u文印申请登记：登记文印申请等记录，可以上传附件。（12）系统管理u组织结构管理：可以增加、修改、删除和查询组织结构信息。u用户管理：可以增加、修改、删除、导入、导出和用户信息信息。u角色权限管理：可以增加、修改、删