ebpm 理念 03_通过流程角色实现《工作标准》动态管理

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1、博阳咨询通过流程角色实现《工作标准》的动态管理[博阳咨询]金吉孟玲娜企业的标准化管理体系一般由《技术标准》、《管理标准》和《工作标准》三大部分组成。其中，《工作标准》一般按岗位制定，是对该工作岗位人员的基本职责、工作要求、考核办法所作的全面规定。简单来说，《工作标准》就是对某一工作岗位相关管理要求的全面描述，包括岗位职责、权利、本岗位所涉及的工作流程(程序)、办事细则、考核标准、需遵从的管理标准、技术标准及其相互关系等等。在企业推进标准化管理的工作中普遍存在一个管理难题，即人工编撰的《工作标准》很难与《管理标准》、《技术标准》、实际的业务活动和组织架构实现

2、紧密且动态的衔接。一旦组织及岗位的有所调整，或岗位间的专业分工有所变化，人工编撰的《工作标准》很难及时、准确、全面的进行更新。同样，当《技术标准》、《管理标准》有所调整时，人工编撰的《工作标准》也很难完全同步地进行更新。因此，相对实际业务状况而言《工作标准》反而处于一个相对静态和过时的状况。这样，员工在实际工作中往往会脱离《工作标准》进行工作，这就出现了《工作标准》与实际执行“两张皮”的脱节现象。久而久之，《工作标准》甚至逐渐被束之高阁，从而失去了其在管理中的真正价值。要消除上述现象，需要解决业务流程、管理要求和工作标准协同管理和编辑的问题。博阳咨询在众多

3、项目中的实践表明，基于ARIS流程管理软件开展流程梳理、制度整合、标准梳理、岗位梳理等工作，可为企业建立一套以业务流程为纽带对“三大”标准进行协同管理的信息化的管理体系。这套管理体系可将岗位职责落实到流程环节，减少责任盲点，并通过从ARIS软件自动导出《岗位手册》和《工作标准》的方式实现《工作标准》的动态管理及其与组织和岗位的联动。要实现上述方案，引入ARIS软件系统是技术基础；而引入“流程角色”是整个体系设计的关键所在。传统的流程描述是将组织与流程直接关联并描述在一起的，即流程图中到处体现了组织的信息。比如，“某某岗位的人做某事”，甚至某个流程步骤直接描

4、述成“某某岗位做某事”等。比如：“财务处审核单据”、“部门经理制定计划”等。这样，一旦组织结构和岗位职责发生变动，就会直接导致修改流程的需求。博阳咨询所强调的“流程角色”就是要实现组织与流程的松耦合，进而实现制度、管理标准、技术标准、流程、组织的动态关联和协同管理。“流程角色”设计是流程标准化的关键部分。将流程中具有相同职责的人员设计为一类角色，通过流程关联角色、角色关联岗位的方式，确定每个岗位对应的角色以及参与的流程。角色设计需要从业务对象和业务操作类别（即RACI）两个方面考虑。业务对象与组织职责、流程颗粒度相关。以库存管理流程角色设计为例，企业依照物

5、资类别设立多个仓库，如原料库、辅料库、备件库、成品库等，每个仓库设立多名库存管理员。如果各仓库库存管理流程均相同，对应物资入库流程、物资出库流程、物资盘点流程，业务对象分别为“物资入库业务”、“物资出库业务”、“物资盘点业务”；如果备品备件库存管理流程与其他物资不同，业务对象分别为“备件入库业务”、第1页共3页博阳咨询“备件出库业务”、“备件盘点业务”。RACI是对角色职责进行认定的一种方式，可以简单理解为对角色进行分类：谁负责（R=Responsible），负责执行任务的角色，即执行人，实际去做的人。例如：经办人。谁批准（A=Accountable）

6、，对流程负全责的角色，只有经他同意或签署之后业务才能进行。例如：审批人。咨询谁（C=Consulted），行动之前必须被咨询、征求意见的角色，即对业务进行审核的人。例如：审核人。告知谁（I=Informed），行动后必须被告之的角色，一般在流程中应用较少。例如：被告之人。以库存管理流程为例，负责执行出库、入库、盘点等业务的R类角色分别为“物资入库业务执行人员”、“物资出库业务执行人员”、“物资盘点业务执行人员”；负责审核盘点差异的C类角色为“盘点差异审核人员”，负责审批盘点差异结果的A类角色为“盘点差异审批人员”。在流程角色设计方案中，岗位不会直接出现

7、在流程图上。为提高流程可执行性，进行角色名称设计时需要尽量考虑企业惯例称呼。库存管理员的职责包括物资入库、物资出库、物资盘点等，因此，可将“物资入库执行人员”、“物资出库执行人员”、“物资盘点执行人员”合并为一个R类角色“库管员”会更符合企业惯例，流程更容易被接受和理解。角色设计完成后，需要在ARIS系统中构建角色模型，以备流程建模时引用。对于同一流程步骤，如果不同岗位所处理的业务范围有差异，可通过授权条件进行说明。授权条件可以是金额区间、物资类型、组织范围、订单类型等信息的组合。权限是若干授权条件的组合，需要根据企业管理实际设计分权维度及权限条件，并在A

8、RIS系统中建立企业授权架构及授权条件库，授权条件之间可以有层级关