档案利用服务创新和实践

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1、档案利用服务创新和实践　　内容摘要：档案信息的价值是通过服务体现的，然而随着计算机技术的迅猛发展，特别是网络﹑数码存储与传输等高新技术的应用普及，使得原先档案服务工作中经验式管理、手工式操作和科技含量不高的管理和服务模式受到严峻的挑战。作为一名档案工作人员应勇于接受档案实践的挑战，直面社会高速发展的现状，根据档案管理的实际，采取先进的档案信息管理手段和方法，解决档案信息数字化、档案信息自主查询、不同载体档案信息的管理利用等问题，有重点、有特色地开展档案信息利用服务，为档案工作注入新的生机和活力，使档案

2、服务工作变“封闭性服务”为“开放性服务”，变“被动型服务”为“主动型服务”，变“单一式服务”为“多样性服务”，变“浅层次服务”为“深层次服务”，使档案管理和利用工作由原先的平面状态，向立体化方向发展。关键词：档案信息利用服务创新实践中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：8引言：全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活方式，人类社会正面临知识经济和信息社会的急剧变革，世界各个角落的人们都强烈地感受到新时代的冲击与震撼。档案馆（室）作为信息资源基地，对信息化、网络化浪潮的冲击更为敏感，同时信息技

3、术的发展与广泛应用给档案工作带来了新的契机。档案的价值就是通过服务体现出来的。在信息技术高速发展的时代，知识领域不断扩展，用户信息需求不断增加，用户结构随之发生变化，档案利用服务工作应顺应潮流，适应时代的发展，紧跟社会发展的脚步，在信息资源采集、组织加工、信息服务、管理模式等诸方面进行深刻的变革，不断地推出服务的新思维、新举措，为企业、社会的经营、发展等作出应有的贡献。一、对档案利用服务工作的思考企业档案人员为利用者提供档案利用服务的方式主要有三种：一是利用计算机，通过档案信息管理系统，输入档号、文号

4、（或图号）、责任者、主题词等进行检索，查询出相应的档号，然后进库房调卷，向利用者提供服务。二是利用者翻阅档案人员打印出来的案卷目录、全引目录，找到所需资料及相对应的档号，档案人员根据档号入库调卷，三是将档案管理系统的档案目录向专业技术人员开发，并设置浏览权限，供利用者查阅、浏览档案。从上述三种服务方式，我们可以看出档案利用服务模式单一、服务方法简单。主要表现为以下几个方面的缺陷：1、自我封闭的服务模式，服务效率低，不能充分发挥档案信息的作用。2、被动型服务方式，缺乏主动服务的精神。83、服务方式简单。

5、4、浅层次的信息服务，缺乏深层次的编研材料。5、劳动密集型管理和服务工作，缺乏对信息资源的整合。6、服务工作的诸多局限性，同时也束缚了档案人员的思想。二、对档案服务模式的分析信息高速公路的发展，网络信息资源的出现，彻底摧毁了“田园式的传统的档案服务模式，也给档案工作的发展空间带来了新的契机。作为一项服务性工作，档案工作的生命力取决于它为企业、社会服务的水平和效果，作为档案人员应该增强服务的敏锐性，克服档案服务的粗疏和简单，追求服务精细、境界更高、成效更显著的档案服务，使档案服务工作从满足文件资料的借阅

6、、复制需求为主，转移到以满足整合知识信息资源、开发知识信息服务为主要功能的模式。在突破传统档案服务模式而建立起来的新型档案信息服务模式应该具备下列特点：1、开放型服务模式2、主动型服务3、针对型服务4、多样型服务85、知识密集型劳动三、开展新型档案利用服务的对策和实践随着档案信息类型和载体种类的增多，档案信息数字化成为现代档案管理的发展方向。视频、音频、多媒体技术、计算机技术和网络技术等在档案管理工作中扮演非常重要的角色，这些先进的技术和手段为档案管理和服务工作的提升创造了条件，因此档案人员充分利用新

7、技术，对信息资源的收集、加工、整理、服务赋予新的内容和方式，同时档案工作的组织和流程也不断适应网络环境的要求，利用网络环境发挥档案信息资源的新的效益。下面结合工作实际，采取五种对策，加强档案信息利用服务工作。1、积极做好各种载体、各种类型档案的数字化，并将数字化文件网络化，满足多用户同时利用的需求。以用户需求为导向，以利用档案为目的，充分应用计算机软硬件功能，兼顾保护档案原件的要求，对各种载体、各种类型档案的数字化，更好、更快地满足利用者需求，充分发挥档案信息资源的作用。2、建立档案信息自主查询平台，

8、塑造档案服务的新模式。8随着服务理念不断深入，迫切需要整合信息资源，创新服务机制，寻找以人为本，以档案信息资源整合为核心，以需求为导向的服务手段。通过对所藏档案进行整合，在企业办公自动化系统内搭建一个档案自主查询的平台。自主查询平台上建立四个服务区。（1）档案信息。将档案管理信息系统中的档案信息对专业技术人员和管理人员开放，用户在服务台进行登记后进行查询，查到所需的信息后，请求调卷或需要打印的信息自动传送给档案管理员，由档案人员审核后处理，达到闭环管理的