信封与信函的批量制作.docx

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1、任务十四信封与信函的批量制作14.1工作情境描述在日常生活中，经常会遇到同时给多个人寄发成绩单、贺卡、活动邀请函等等类似重复的工作，这些工作的共同点就是内容相同，称呼不同，邮寄的地址不同。期末考试结束后，班主任请班长给班里每一位同学制作一张成绩单，并且制作统一风格的信封进行邮寄。在这个任务中，就需要“批量制作学生成绩单”和“信封”，下面以完成这两个任务为例，详细介绍“工具”菜单下的“信函与邮件”命令的操作方法。14.2效果展示图14-1成绩单效果图14-2信封封面效果14.3工作任务分析14.3.1能力目标通过本实例的操作学习，熟练掌握

2、运用“邮件合并”工具完成信函和信封的设计与批量制作，掌握利用“信封和标签”工具设计与制作名片。14.3.2知识要点1．主文档的概念及建立。2．数据源的概念及建立。3．主文档与数据源的合并操作。4．邮件合并工具栏功能按钮的使用。14.4工作过程描述14.4.1主文档的建立“主文档”是指每封信中含有相同内容的部分文本。建立“成绩单”主文档，即输入每封信里相同内容的部分文本，如图14-3所示。14.4.2数据源的建立“数据源”是指每封信中含有不同的、特定内容的部分文本。数据源的内容也可以从其它程序中得到，比如Excel工作表、Access数据

3、库或者Outlook通讯录等。本任务的数据源为一个已建立好的Word表格“成绩数据表”，并完成“总分”和“平均分”的计算，如图14-4所示。图14-3主文档图14-4数据源14.4.3邮件合并在执行邮件合并操作前，首先要将“主文档”和“数据源”两个文档分别创建好，并且把它们之间的关系连接起来，然后才能“合并”这两个文档，完成批量信函的创建。打开“成绩单”主文档，点击“工具”菜单中“信函与邮件”下的“邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格，根据邮件合并向导一步一步完成操作选，如图14-5所示。第一步：选择文档类型，这里选择“信函”,点击

4、“下一步”。第二步：选择开始文档，也就是主文档，这里选择“使用当前文档”,点击“下一步”。第三步：选择收件人，也就是数据源，这里点击“浏览”链接打开数据源文档，选择“成绩数据表”所在的盘符路径，点击“打开”按1步图14-5邮件合并向导第钮，如图14-6所示。弹出“邮件合并收件人”对话框，选择要合并到主文档中的记录，这里选择默认状态“全选”，如图14-7所示，单击“确定”按钮，返回到主文档窗口。图14-6打开数据源图14-7“邮件合并收件人”对话框第四步：点击“下一步”进入“邮件合并向导”的第4步：撰写信函。将插入点置于主文档中“学号”字

5、符后，单击任务窗格中的“其他项目”链接，打开“插入合并域”对话框，如图14-8所示，选中“学号”字段，单击“插入”按钮，单击“关闭”按钮后返回主文档窗口。此时，数据源中的“学号”字段就合并到主文档中了。重复以上操作将其他字段一一插入到主文档中，如图14-9所示。图14-8插入合并域图14-9主文档中插入所有合并域在“”中，要根据分条件判断示不同的文本信息，插入“Word域”。“工具”菜中“信函与件”下的“示件合并工具”，如14-10所示。图14-10件合并工具工具中的“插入Word域”按，“If⋯Then⋯Else

6、”，出“插入Word域:IF”框，在“插入Word域:IF”框中入条件信息，如14-11所示。图14-11置示的条件信息第五步：“下一步”入信函接，此主文档窗口中插入的合并域已成数据源中的第一条信息。如果要看合并后的下一条信息，可以任窗格中的【>>】按或者【<<】按。第六步：“下一步”完成合并接，合并后的操作有两个，一是立即“打印”，也就是合并到打印机；另一个是“个人信函”，也就是合并到新文档。此，后者将全部合并到新文档中，即在新的窗口中生成一个名“字母1.doc”的文档，文档中共生成了10位同学的成信函文档。14.4

7、.4批量制作信封完成信函的制作后，可以开始批量制作信封。信封的制作也要“件合并向”的六个步。有了前面的基，下面的操作将更加松，不也不能掉以心，个任只提供了数据源，并没有提供主文档，所以重点将放在主文档的制作与修上。操作步如下：第一步：启Word，新建一个空白文档，打开“件合并”任窗格。在“件合并向”的第一步中文档型“信封”。第二步：开始文档。定信封的型和尺寸，“更改文档版式”区的“信封”接，打开“信封”框，“信封尺寸”框的下拉箭，在出的列表中一种信封型。在里以使用普遍的准小信封(格110mm×220mm)的尺寸例。于是普通5，如

8、14-12所示。“确定”后返回Word窗口，可以看到面已根据信封的格改了。如果“信封尺寸”框的下拉列表中没有找到符合用户要求的信封规格，则可以选择最后一项自定义信封的尺寸。第三步：输入信封中的固定内容