企业档案管理系统研究和设计

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1、企业档案管理系统研究和设计　　摘要：对于现代化企业管理而言，档案管理工作是其中的一个重要组成部分。加强保护档案资源，对企业的生存、发展将起到极为重要的作用;将企业的档案工作纳入企业发展的规划，使档案工作与企业现代化建设同步发展，是保证企业可持续发展的有效途径。关键词：档案管理分析；设计中图分类号：G271文献标识码：A档案管理系统的设计与开发具有重要的意义。随着计算机技术在企业中的应用，与之相关的管理信息系统应用越来越广泛，各类相关电子数据和电子文件依托于计算机网络系统来进行编制、共享和流转，要对相关电子数据进行档案化管理，必须研宄企业发展和资料利用关

2、系，通过业务过程数据关系的梳理，将这些业务过程产生的成果资料统一纳入到档案管理系统中，建立结构化电子数据和非结构化电子文件，减少纸质资料的破损和丢失，为企业各级人员提供更灵活、更详细、更便捷的档案服务。一、系统建设原则7企业档案管理系统要以开放性、实用性、可维护性和安全可靠性为原则建设。系统要以分散的若干模块整合成为一个整体，注重系统的应用，系统以整个企业的档案体系为整体，对企业下属的各个部门为分支机构，设立一套以总—分为结构的企业档案管理系统；考虑到企业员工对计算机技术的敏感程度不同，在完成企业所提出需求的同时，应该以简单实用为原则；另外，由于企业档

3、案涉及到企业相关的大量资产配置，系统的安全性也是需要考虑的一个关键问题。下面具体介绍有关企业档案管理系统的相关原则问题： 1.系统的开放性：符合相关系统平台设计规则，使用行业标准的工程协议，拥有标准的接口开发技术协议，使用通用的计算机框架结构，采用通用的传输控制协议，XML规范。  2.系统的可维护性：企业档案管理系统应满足办公自动化系统的要求，方便系统进行二次开发，易于维护，采用开放、成熟的系统技术，如本系统采用的J2EE开发平台。 3.系统的安全可靠性：系统运行平台要求稳定可靠，以此保证系统对数据的安全处理，

4、保证企业正常运行业务的过程中数据安全，防止黑客入侵以盗取企业重要的档案资料。另外，在企业档案管理系统运行的过程中，如果遭遇重大的系统稳定问题，应该有有一套合理的容灾备份系统，即使遭遇火灾、水灾、地震、系统崩溃等重大自然灾害或非人为性破坏，也可最大程度的减少企业的损失。 74.系统的实用性：系统的整体架构应该采用分模块集成的形式，设计过程中应该考虑系统的人性化设计，充分利用易于系统使用的软件应用，同时，对界面风格、企业LOGO、模块布局、功能键位置合理摆放、尽可能的满足企业不同操作人员的习惯，给企业操作人员带来良好的用户体验。5.系统的标准性：

5、系统的标准性是在遵守国家、国际的标准规范的前提下，完成对研发过程中涉及到的计算机的软件、硬件的设计和开发，整个研发过程中使用的幵发工具、网络系统等都要符合国际或国家的通用标准。如规范的数据库操纵界面、作为业界标准的TCP/IP网络协议及IS09002标准所要求的质量规范等;只有制订行之有效的软件工程规范的同时，才能更好的对系统进行自主研发，才能更好地进行工作设计，进而保证代码的易读性、可操作性等。6.系统的先进性：当今社会，计算机技术更新换代十分迅速。档案信息管理系统的信息处理能力要满足广大用户的不同需求，首先要通过系统的开放性和可扩充性，对管理系统的

6、功能不断的进行更新和完善。同时要求系统的先进性，在系统的生命周期尽最大努力做到系统的先进，并结合当前社会主流发展趋势进行系统的幵发和设计，以迎合大众口味，满足不同用户的需求。二、档案信息管理系统的数据需求档案信息管理系统的数据需求分为以下几方面:1.数据录入和处理的实时性和准确性7数据处理的前提是数据的录入必须准确无误，数据输入的错误直接导致系统显示的不正确，导致不能满足用户的需求，档案信息管理系统的研发也就毫无意义。手工输入是目前数据的输入的主要来源。当然有部分的数据也可以进行扫描录入。系统界面上的安排系统的容错性对于手工输入来说必不可少，并且操作人

7、员要想完成录入，必须进行系统的培训。在系统中，系统一定要具备强大的处理能力来面对庞大的数据输入，因此，系统拥有快速的处理速度是十分关键的。2.数据的一致性与完整性系统数据的共享是满足不同用户需求的前提。档案信息在指定区域的不同客户端的数据均是共享的，因此，解决并保证档案信息数据的一致性是系统的关键问题之一。应设专岗专员负责维护数据，保证数据的一致性，从数据输入上控制数据的去向，并且要严格的约束数据库的数据完整性的进行，只有这样，才能解决这一问题。每当数据输入时，要为数据定义完整性规则，系统应该拒绝不能符合完整性约束的数据。3.数据的共享与独立性档案信息

8、管理系统中的信息数据是共享数据。然而，从系统研发的角度讲，数据共享给设计带来诸多不便，同时增加