材料采购管理制度及报销细则

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1、采购管理制度及报销细则（初稿）为了规范企业经营行为，加强材料，物资管理，保证工程材料，物资的供应，结合本公司的实际情况，制定本办法。1、请购部门的划分：各项目部，办公室2、范围：2.1与工程施工有关的对外采购的材料，辅料2.2对外采购使用的办公用品，工具，机械设备及设备配件3、权责：3.1需求的部门：负责材料，设备及配件，工具，办公用品等申请及验收。3.2采购部：负责采购作业执行及货品采购的费用报销申请。3.3库房：负责数量点收及货品验收合格后办理入库手续。3.4财务部：负责费用报销原始凭证的核实审核和付款工作。3.5总经理：负责对采购物料计

2、划订单及费用报销批准工作。4、.采购流程：4.1请购：4.1.1.主材料，辅料，工具，设备及配件采购：请购经办人员应依数量管理基准，用料预算，参酌库存情况开立“请购单”，并注明材料的品名，规格，数量，需求日期及注意事项，经项目经理审核后依请购审批权限呈核并编号（由各部门编订）4.1.2单价100元，总金额1000元以下的零星材料采购可免开请购单，由各项目部直接交公司派驻采购员采购。4.1.3总务性物品采购：免开请购单，以“总务用品申请单”委托办公室办理，其列举如下:A贺奠用物品：花圈，花篮，礼物等。B招待用品：酒，饮料，香烟等。C书报（含技术

3、性书籍及定期刊物），名片，办公用品等。4.1.4请购审批权限：A主材料，辅料，工具，设备及配件请购金额预估在10000元以下者，由项目主管审批。请购金额预估在10000元至20000元者，由副总经理审批。请购金额预估在20000元以上者，由总经理核决。B.总务性用品请购金额预估在1000元以下者，由项目主管审批。请购金额预估在1000元至4000元者，由副总经理审批。请购金额预估在4000元以上者，由总经理审批。4.2采购：4.2.1经审批签字的请购单交材料部安排采购。采购人员在接到采购通知后，及时联系各厂商、供应商报价，原则上同种物料需三家

4、比价（针对各物料临时到场寻找，比价的，在采购前加以说明），填写“采购单”，详填最新有效报价，“订购厂商”“付款条件”与“报价有效期限”经材料主管审核，采购单最终由总经理批准后执行采购（授权代批除外）。大宗材料由公司材料部负责办理，总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价，必要时由总经理或指派专人协助办理采购作业。4.2.2采购作业方式：除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购。A、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购。较为有利的可核定材料项目，通知各请购部门依计

5、划提出请购，采购部门定期集中办理采购。B、长期报价采购：凡经常性使用，且耗量较大的材料，采购部门应事先选定厂商议定长期供货价格，呈准后由请购部门按实提出请购。4.2.3采购审批权限：采购类别审批限额采购审批权限备注统购材料不论金额多寡副总经理-->总经理财产支出（包括购置的器材）1000元以下项目经理直接核决财产支出（包括购置的器材）1000元至2000元项目经理-->主管4.3订购：4.3.1采购员依批准后的采购单，填写采购订单发供应商回签，如供应商不能回签又已送货的由采购员在订购单上注明“有效”字样，产品包装上要求供应商标明（厂商，订单号

6、，规格型号，数量，颜色）。4.4采购后的验收及入库4.4.1材料，辅料到达工地时，库管员必须依“采购单”的内容，并核对供应商送来的材料名称，规格，数量和送货清单及发票（原则上要求索要发票，对总金额300元以下没有发票的材料要求有效收据及清单），并点收数量无误后在供应商送货单上签名验收，并通知项目施工验收来料品质，审核无误后填制入库单，库管员及经手人签字生效。4.4.2如发觉所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购处理，并通知项目经理，原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受，如果采购要求收下该等材料时，库管员应告知项目经理

7、，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门。4.4.3所有材料必须在每次验收入库完毕后开具入库单。入库单一式三联，存根联由保管留存，记帐联由经手人或专人连同发票送交财务，一联由报销人留存。4.4.4入库单的填开必须正确完整，若是月结或月底统一开发票的，应在入库单上注明。对货到要赊欠账款的材料，可根据合同办理估价入库，并在入库单上注明“暂估入库”，采购员签字后递交财务部门。4.4.5机器及设备配件到达工地时，由项目机修人员验收;工具、办公用品由申请使用者验收，验收合格后方可办理签收入库。4.4.6对验收不合格的，应通知采购，采购应及时以电话或

8、书面形式知会供应商，将处理情况反馈给项目部，有关扣款情况通知财务部。4.4.7对数量短缺的物料，库管按实数入库并及时通知采购员处理。4.4.8数量超出采购单，应经项