计算机技术在档案信息管理中应用

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1、计算机技术在档案信息管理中应用　　摘要：就计算机在实际应用当中对档案信息的检索与档案的管理的角度二言，计算机技术在该方面的应用是至关重要的。并且在应用计算机技术的过程中依据其特点，以及它的数字化，网络化，自动化这三大重要功能，使得计算机信息的收集和网络的系统建立变得安全快捷。关键词：档案信息管理；计算机技术在档案信息管理的应用；信息网络中图分类号：TP315文献标识码：A文章编号：1009-3044（2013）18-4247-02在档案信息管理中采用先进的计算机管理技术，一方面可以大大提高管理人员的工作效率，节约时间；另一方面，先进的计算机技术在该方面的应用不仅可以节约

2、成本，而且还可以提高档案信息的保密程度。所以，在档案信息管理中应用计算机技术显得尤为重要。该文当即讲述了计算机管理技术在档案信息管理当中的重要性和必要性，以及其在档案管理方面的应用。1档案信息管理及计算机技术应用在档案管理中的重要性7在中国现行的档案信息管理制度中，计算机技术已经越来越广泛的应用于其中了，首先我们来谈一谈何为档案信息管理。所谓的档案信息管理指的就是，对于某些重要的档案信息通过某些技术或者手段来进行安全管理的过程，并保留其的隐私性以及使档案信息在管理过程中不得泄露。目前，中国国家机构的档案以及个人的工作学习简历等具有隐私性质的档案，统一规划于国家行政管理部

3、门的管理和组织之下。而计算机技术在不断发展和更新的今天已经大量应用于各种档案信息的管理之中了，档案管理已近呈现出信息化的形式。在现在的中国计算机已近普及到广大人民的生活之中了，计算机作为一种工具和机器，其所作为一个完整的系统，以及其具有的所有相关的技术已经基本完整的应用在各个领域里了，这也包括档案管理这一领域。档案作为一种特殊的信息资源，其在社会信息系统当中有着十分重要的地位和作用。随着当今社会的进步和科技的迅猛发展，档案电子化已成为档案管理的主流，而且在实际的应用当中有了显著的成效。计算机对档案信息的管理较之前的全凭人力手工管理档案来说，其有着无法比拟的优势。例如：查

4、找方便，检索迅速，保密性好，存储量大，可靠性高，存储时间长，成本低等优点。有了这些优势，则可以大大地提高档案管理人员的工作效率，是政府，公司企业等档案安全管理的必要条件。也是科学化，系统化，正规化档案管理和世界相接轨的重要标志。7因为，当前档案管理在很大程度上仍旧处于人工管理和机器管理并存的状态，并且对于档案管理的方式以及方法还不完备。所以，为了适应当今信息科技的发展和需求，以及提高对档案管理的效率和水准，把计算机科技应用于档案信息管理之中也就显得十分重要和有意义。因此，计算机技术作为一种新兴的技术手段，存在较大的空间来把其应用在档案信息管理工作之中。2计算机技术在档案

5、信息管理中的益处及其功能计算机应用技术应用在档案管理当中可以说是益处多多。一方面，计算机技术应用在档案管理当中即可以处理更多档案信息，使档案管理的工作人员具有较高的信息处理能力，能够极快的输入和保存各类档案，可以进行更强的逻辑推理和信息判断。另一方面，由于计算机对所存储的档案信息可以进行快速的分类，分析和提取，并且在计算机对这些信息加工后可以大大地提高工作人员对档案信息的管理效率，提升对信息的整合能力和利用率。而计算机管理技术在档案管理中的应用是通过档案信息数字化来完成的。7所谓的档案信息数字化，说的即是应用计算机技术把图书馆，档案室等地方所收集的纸质的档案材料，档案信

6、息等用微机来进行筛选和采集，分类并加工，使这些档案信息随之转变为存储在计算机和网络当中的二次文献的形式来供工作人员，查阅档案者等来阅读，利用的过程。通过软件和硬件对档案信息进行加工后的信息产品与纸质档案相比，其优点是在档案信息实现数字化，电子化之后，档案信息更容易保存，修改，查询和传递。这不仅提高了对档案信息处理的利用率，降低了管理档案资料的成本并防止了档案缺失损坏的风险。同时也摆脱了时间和空间对档案信息存储以及放置的限制，提高了档案管理人员的工作效率。并且，把档案信息网络化和数字化管理是有效管理档案信息的重要方式。计算机信息网络化应用在档案信息管理计算机系统检索当中，

7、可实现档案信息检索方式由联机检索，脱机检索逐渐发展成为更加智能化的学习网络检索。通过网络检索可以使档案信息资源共享，并以此来方便档案信息的查询。目前，我国档案信息的管理已经逐步走上了电子化，数字化，信息化，网络化的道路。因此，计算机技术也更加普遍的应用在档案信息管理之中了，使档案的管理逐步的和最新的技术相接轨。信息的分类管理以及方便的查询方式在社会当中得到了普及，这也极大地方便了查询资料的人群，扩大了社会的影响力和档案部门的服务范围，同时也提高了档案部门的社会地位。3计算机技术在档案信息管理中的应用在档案信息管理中，计算机技术一般应用在以