浅议计算机在房屋档案管理中应用

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1、浅议计算机在房屋档案管理中应用　　摘要：本文分析了计算机在房屋档案管理中运用的必要性，提出了目前数字化房屋档案管理工作中存在的问题，并提出了包括加强电子档案的保管，做好数据备份工作等一系列的解决对策。最后展望了数字化管理房屋档案工作未来的发展。关键词：房屋档案；计算机；档案管理随着房地产市场的不断发展以及房产交易抵押等活动的增加，房屋档案信息量正在爆炸式增长，房屋档案管理工作面临巨大的压力，原有的手工管理模式已经远远不能满足现状的需要。而科技的发展及应用给房屋档案管理注入了新的活力，通过计算机对房屋档案进行数字化管理使得

2、房屋档案管理工作更加高效、准确、简便。科学合理地运用计算机开展房屋档案管理工作将是未来房屋档案管理工作努力的方向，这将为合法有序的房产登记、交易、抵押以及档案的使用等带来巨大的帮助。但是，这同时也为我们的工作带来了新的问题和挑战，因为电子数据存在的易修改等特性，使用计算机进行房屋档案管理工作还面临着一些问题，迫切需要解决。现就笔者个人观点，谈几点对计算机在房屋档案管理工作中的运用的认识。1运用计算机进行房屋档案管理的必要性91.1房屋档案信息量暴增的要求随着城市化的发展，城市每年新增大量房屋，产生大量的新增房屋档案；城市

3、房地产市场的活跃产生大量的房屋产权交易，产生大量的交易档案；金融市场活动中房屋抵押及抵押注销产生巨量档案信息。这些都使得档案管理部门需要处理的档案信息量暴涨。暴增的档案信息量增加了对管理部门管理能力的要求。原本的人工管理方式难以处理如此巨量的档案信息，不具备如此强大的管理能力。同时，保存这些档案又需要巨大的存储空间。这些都给我们的档案管理工作带来了巨大的挑战。唯有运用计算机的高效率的管理和高存储空间才能使这些问题迎刃而解。1.2档案资源利用共享化的要求9随着人们活动范围的扩大，人们对档案资源利用的要求越来越高。管理部门需

4、要对房地产市场活动进行预测和把握，需要我们的档案管理工作提供快速而又准确的统计功能；城市拆迁工作需要通过档案掌握房屋历史信息和产权状况，保证拆迁工作有序进行，需要强大的查询功能；税务部门需要了解房屋信息，从而准确地收取税款；房屋登记过程中需要快速地了解房屋信息并将变更记入登记簿；而民众需要我们的档案管理部门提供快速便捷的日常服务。房屋档案资源的共享利用需求范围广泛，在工作生活中都发挥着重要作用。从查阅到资源共享，要高速、高效、准确地提供这些服务，唯一有效的办法，就是通过信息网络的传媒作用，运用计算机建立数字化的档案，从而

5、实现房屋档案利用的信息资源共享化，完成为社会、为城市建设服务的根本目的。1.3房屋档案管理规范化的要求房产信息应当以统一的规范的形式记录在档案中，方便利用，保证所保存的信息能够得到正确唯一的理解。在人工管理中，管理人员的个人笔迹、喜好以及可能出现的失误等影响，使得档案信息质量参差不齐、包含内容不同、信息矛盾甚至错误。人工管理难以实现对房屋档案管理的规范化，给房屋档案的利用带来了巨大的困难。运用计算机则可以以统一规范的标准对档案信息从采集、存储、归档到利用进行管理，保证档案信息的准确可靠、利用方便，不会出现上述人工管理出现

6、的问题。1.4档案管理工作无纸化办公的要求无纸化办公是现如今提倡的绿色环保的办公方式。在房屋档案管理中，大量的信息需要媒介来作为载体进行收集、存储、运输、利用。在管理过程中产生的纸张消耗是巨大的。如果运用计算机对档案管理工作过程中部分信息进行管理，建立电子档案，将节省大量的纸张。这将大大降低房屋档案管理成本，减少交易费用，在一定程度上响应了可持续发展的号召。2运用计算机进行档案管理存在的问题9使用计算机建立电子档案，管理房屋档案，是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式，这对房屋档案管理工作的发展具有巨大的

7、促进作用。但是由于电子数据具有机读性、档案信息存储的高密度性、档案信息的数字化性等特点，赋予了档案工作新的特征，带来了一些新的问题。2.1安全性问题档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑

8、客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。2.2纸质档案的处理问题9在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始、最直接、最真实、最权威