数字时代 档案管理转变探析

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1、数字时代档案管理转变探析　　摘要：数字时代，现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响新时期的档案管理工作，档案管理发生了革命性的改变。在新形势下，档案管理人员究竟该如何适应时代的发展与需要呢？笔者从档案管理工作的现状出发，结合档案管理发展的趋势，就档案管理工作的转变和适应转变而采取的措施进行了分析。关键字：档案管理；数字技术；挑战；对策中图分类号：G647文献标志码：A文章编号：1674-9324（2013）30-0012-03进入数字时代，现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响着新时期的档案管理

2、工作，档案管理发生了革命性的改变，这种改变既有横向的，也有纵向的，这些改变不管是对我们的档案管理工作还是对我们档案管理人员都是重要的挑战，在新形势下，档案管理人员只有认档案管理工作的现状，不断适应新形势下档案管理工作的新要求，不断提升自身素质，才能推进档案管理事业向前发展。一、档案管理面临三大改变7首先就是档案馆形态由传统型档案馆向数字型档案馆转变，这种转变将传统型档案馆有限的、信息资源不能共享的档案文件实体通过数字化手段和互联网技术的应用，实现了数字化、空间虚拟化、传播网络化以及信息资源共享化。这种转化带来的还有档案实体保管

3、模式的转变：之前的纸质档案管理是相对集中的，进入数字时代后，纸质档案逐步向电子档案过渡，面对纷繁复杂、数量庞大的电子文件，传统档案馆已很难按原有的策略进行档案收集，数字时代的档案馆或许不再必须接收各机关、组织的电子档案，而主要是对分散的档案信息集中管理控制并使其便于公众利用；而档案的实体很有可能将继续保存在产生它们的部门的硬件与软件环境中，档案实体或许将有集中统一保管向分散式保管模式转变。7基于上述档案馆及档案实体的变化，在数字时代，档案服务工作也将发生变化。这种转变首先体现在现在档案管理的服务形态上，传统的档案服务工作主要是

4、在档案馆的阅览室完成的，一般流程是：根据服务对象需要—从库房提取档案给服务对象查询—送回库房，这个流程主要是在档案实体这个“物”上进行；而在数字时代，由于互联网技术的发展和档案实体的数字化，档案信息传递将不受时空限制，用户或许可根据自己享有的权限随时随地在网上检索和查询所需的档案信息，大部分用户可以利用网络服务终端进行自我服务。在这种背景下，档案馆的服务方式也从单一的“物”的服务向多元、多层次的服务模式转变，档案馆工作人员的工作重点也将转变成对档案实体的信息加工，将无序变成有序；丰富馆藏；为服务对象提供信息引导服务。另外，随着

5、数字时代带来的档案形态的改变，数字时代的档案馆工作人员对档案实体的保护与管理的重点也将发生变化，档案管理工作从往昔的重点保护档案转变为重点保护档案信息，注重计算机安全，防止病毒、黑客等入侵以及信息流失将是档案馆工作人员的重点。二、新形势背景下，档案管理工作面临的诸多挑战数字科技是一把“双刃剑”，随着数字时代的来临，档案管理工作在面对上述转变的同时，也不得不看到目前我们存在的诸多机遇带给我们的挑战：1.目前的数字化管理水平不均衡，管理系统软件不统一。当前，虽然差不多所有的单位都已普遍使用了计算机系统来进行管理档案工作，但是这种建

6、立在单位和系统内部的管理，基本上都是各自为战，没有一个统一的标准。不同的主管部门的单位，使用着不同的数据库管理系统，功能不同，类型不同，档案人员需要重复管理、重复录入，这不仅带来了大量的时间上的浪费，而且还会因为数据庞大和人的差异，由此带来的工作量和可靠性，不得不值得怀疑。72.对数字档案的认识还比较滞后，制度建设落伍。目前通行的档案管理的相关制度，都是建立在纸质档案为主时代的制度之上的，对数字档案的认识则主要是影像资料等，还没有对真正意义上的数字档案形成一个相对统一的认识，数字档案的收集、整理、管理及应用在法律上、制度上都还

7、没有形成一定的较为统一的概念，没有形成合力，无法形成一定的效力。3.传统的立卷制度也将面临改革。由于数字技术的发展，我国原有的立卷制度也从“案卷级管理”变为了“文件级管理”，文件不裁不订等方法也都是为了适应数字管理的要求。但是，按照原有的立卷制度，已经无法完成相关要求，原有的立卷制度已严重制约了现代档案工作的发展。由于没有一套统一的规定，在目前这个探索时期，各部门、各系统各行其是，给档案的管理、保存、统计、整理都带来了一定的影响。而且，如果不及时予以处理，这种影响产生的后遗症将会在较长时间里影响档案管理工作。4.缺乏高级管理专

8、业人员，档案管理工作投入不足。受传统观念的影响，目前档案管理工作人员群体中学历层次偏低，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无