应用pdca理论提升高校档案管理工作探究

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1、应用PDCA理论提升高校档案管理工作探究　　一、基本理论概述1.PDCA理论内容。PDCA循环又叫质量环，是管理学中通用模型，最早是由休哈特（WalterA.Shewhart）于1930年构想出来，后被美国质量管理专家戴明（EdwardsDeming）博士于1950年再度挖掘并广泛宣传和应用到持续改善产品质量中，所以现在学界中大多数称之为“戴明环”。它是任何一项管理活动有效进行的一种基本方法，特别是在质量管理工作中得到了广泛的应用，也是全面质量管理所应该遵循的科学程序，这种全面质量管理活动的所有过程就是质量计划的制定、实施、总结、提升的过程，这个过程实际就是

2、PDCA循环，是一种永不停顿周而复始运转的过程。它是一种不断持续改进、阶梯式上升的科学总结。其实施的原理就在于通过严密的过程控制借以实现预定的目标。其特点有三：大循环带许多个小循环，如果把某所高校看做是一个大的PDCA循环，那么档案科、档案管理人员就是各自小的PDCA循环（见图1）；通过每一次的循环后，阶梯式上升，让档案科管理中暴露出的某些问题得到解决，并将好的经验继续保留，总结出一定成果，提升档案科的管理水平和运行效果，然后再进入下一个循环提升周期，如此反复循环不断提高就会使得档案的管理更为科学、规范和合理（见图2）。7在PDCA循环中，A（行动）始终是P

3、DCA循环的关键和核心。因此这种循环提升若要实现就需要整理大量数据资料，并综合运用到不同领域的技术和方法。整个循环分为4个阶段、8个步骤（见表1）。2.档案管理引入PDCA循环的理论内容。随着新档案管理办法的出台和高校教育事业发展的逐步深入，以及档案管理信息化建设的加快，档案管理俨然成为集管理学、信息科学、档案学等多种学科专业的综合性管理体系。档案管理作为高校管理的基础性工作，也是高校管理的重要内容之一，既要保留前人积累的先进管理经验，也要有与时俱进意识，赋予新时期对于高校档案管理工作提出的新要求。总的来说，高校档案科管理应该是与整个院校管理大的发展总基调保

4、持一致，要处在变中求不变，又在不变中求变的不断更新、持续改进的过程。它包含了科室的规划（Plan）、实施（Do）、控制（Check）和提升（Action）四个步骤。依据“持续改进”提升的系统论观点和PDCA循环理论思想，可以将高校档案科管理流程建设表示如图3。与戴明的环理论运行相结合，高校档案科管理便是继承与开放的持续改进过程，其本身就是一个不断更新不断完善的过程，完全可以通过P、D、C、A四个循环来实现。二、基于某高校档案科管理PDCA循环应用分析7PDCA循环理论模型将高校档案管理划分为总体规划、实施、检查、修订四个部分，四个部分共同构成了高校档案管理完

5、整的科学体系，此外，这四个部分又是彼此独立，各自有着严密的结构内容组成。每一部分依据PDCA循环理论中的4个阶段和8个步骤（见表1）经过不断的“规划——实施——检查——修订”循环提升，最终实现高校档案管理的近、中、远期目标的实现和管理水平的整体提升（如图4）。对于高校档案管理来说，整个院校的档案管理是一个大的PDCA循环，档案科管理则是一个小的PDCA循环，档案科管理规划、实施、检查、修订就构成了一个个小的PDCA循环系统内容。高校档案管理通过这些小循环内容的不断“规划——施行——检查——修订”而把高校的档案科、档案管理人员以及高校其他科室和人员组织起来形成

6、一种大环带小环，小环推动大环循环不断发展提升，最终让高校档案管理呈现出科学、合理、高效等特质，能够创造出更多的社会效益和经济效益。根据《办法》规定，高校档案管理过程涵盖了从事招生、教学、科研、管理等直接形成的有保存价值的历史记录。某高校在档案管理体系中，将整个档案管理划分为学校、学院、系三级PDCA循环管理体系，这其中包括档案科的管理，其职责主要是档案的收集、整理、立卷、归档、利用、督导、编研等等，下面以某高校学籍档案管理引入PDCA循环理论为例，作一简要探究。71.P阶段（Plan）——计划。P阶段是高校档案管理的阶段性目标、方针的制定。这个计划一般包括了

7、组建建档工作领导小组，会抽调院系人事、教务处等部门人员组成；其次是印制各种归档和档案收集整理过程中所需的各种表格；再次是对参与人员进行培训，熟悉档案的填报方法和要求；最后是在工作开展前夕召开动员大会，传达相关文件精神。在新学年开学后的10月份以及新一届学生毕业后的8月份分别对各院系上一年度的档案情况进行调研，包括新生入学的建档、毕业生离校档案，以及单位教职员工人员及职级的变化等等。如某高校在对上一年的档案自查后发现本科毕业生的学籍档案还是沿用以往的归档范围（如高中学籍档案材料、高校招生录取材料、毕业生登记表、入党入团材料等等），一些诸如学生职业能力培训考核、

8、心理测试成绩、社会实践等等能够全面反映学生综合素质全