商业性档案寄存行业规范管理之我见

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1、商业性档案寄存行业规范管理之我见　　摘要：文章通过对我国商业性档案寄存行业的现状分析，论述了它的产生原因、目前自身发展的特点。随后在对其发展趋势作出分析的基础上，着重从纳入本地区档案行政管理部门的监督与指导、符合科学规范的档案保管硬件、符合法律规范的运作机制等三个方面，对商业性档案寄存行业的规范管理提出了建议。关键词：商业；档案寄存；规范管理商业性档案寄存行业是指各类依法登记，通过为客户提供档案管理服务而获取赢利的企业。近年来，这个行业发展很快，在我国档案管理尤其是企业档案管理中发挥了一定的作用。但回观其现状，也出

2、现了一些不协调的现象。如，作为一项档案保管的特殊行业，还没有纳入当地档案行政管理部门的管理视野之内，还没有一套行之有效的创办规范，还没有建立行业协会，等等。本文试就通过对其现状的分析，对商业性档案寄存行业如何依法规范管理提出一些粗浅的设想。1商业性档案寄存行业的产生1.111我国档案工作实际情况的需要。随着改革不断深化，市场经济逐步建立，经济成分由单一性向多元化发展。一些国有企业在改制、联合、兼并、破产过程中，企业档案存在乱堆乱放，无人管理，没有单位接收，甚至出现随意销毁的现象；很多外资企业、私营和民营企业不愿意在

3、企业内部投入较多的人、财、物力，设置专门的档案保管部门或专职人员；一些企业即使设立了档案室，但档案保管条件差，档案随意销毁现象也时有发生。事实上，随着档案信息数量的爆炸式增长以及政府机构改革和企业降低成本的需要，对于一些每年都会产生大量业务类凭证的企业来讲，原先那种“小而全”的档案管理方式，显然已经难以适应企业发展的需要。1.2国外商业性档案寄存理念的影响。国外商业性档案寄存行业的名称多为商业性的“文件中心”，最早起源于20世纪40年代的美国。它经历了半个多世纪的发展，在欧美等发达国家，现在已经成为一个比较成熟的文

4、件管理机构。进入20世纪80年代后，商业性文件中心在数量、规模和技术水平上更是得到了迅猛发展，出现了以美国“铁山”（IronMountainIncorporated）为代表的数千家档案数据管理机构。同时，这种促进和提升我国档案信息领域服务外包的理念对我国档案工作发展实际的需要也产生了影响。1.311外资商业性档案寄存企业的登陆。上世纪90年代末期，一些跨国跨地区档案管理机构，由于看好中国内地在档案信息保护市场的巨大潜力，纷纷登陆。在上海、广州、北京、沈阳等一线城市设立经营机构，拓展业务。如，“上海信安达档案文件管理

5、有限公司”作为第一家将档案文件和信息专业管理的理念带入中国的公司，于上世纪90年代首先在上海登陆，随后又建立了广东、青岛、大连、成都等多家分公司。但是，由于受到国情、理念和我国有关档案管理的法律、法规的影响，他们在拓展内资机构市场时，会遇到诸多困难，在短期内很难占据国内市场的主导地位。1.4内资商业性档案寄存企业的兴起。据查询，建立较早的北京世纪鼎立电子科技服务有限公司于1993年建立。从上海地区来看，内资的档案寄存企业集中于2009年前后建立，目前已经发展到有仁通、华信、固铨等10多家，而且各家的发展速度都很快。

6、如“上海固铨档案管理技术有限公司”于2009年建立至今，在短短的4年时间里，已经发展到拥有库房建筑面积2万平方米，可拓展建筑面积6万平方米；寄存档案已从2010年的2793标准箱发展到2013年3月的130107标准箱（标准箱规格：长45cm、宽33cm、高26cm）；客户也已经发展到拥有中国太平洋保险集团有限公司、中国银行上海市分行、上海市第九人民医院等40多家。2我国商业性档案寄存服务行业的现状2.111商业性档案寄存是对国家档案馆档案寄存的有效补充。根据《档案法》第十六条的规定，不少国家综合档案馆通过设立档案

7、寄存中心来为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存等有偿服务。这种形式虽然有设施、人员、声誉和各种有形和无形资源等特定优势，也解决了部分单位档案无处存储的窘境，但由于国家综合档案馆依据《档案法》第八条的规定，其主要职责“是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。加上其储能的相对有限，不能满足为不具备充分保管条件以及配备档案保管条件成本过高的企业、破产企业、社会团体的档案寄存提供有偿服务，更难以满足社会接受档案寄存观念后的更大需求。于是，我国内资的商业性档案寄存服务行业就

8、应运而生，主要承担了除依法应当进入国家档案馆永久、长期保存，能够维护党和国家历史面貌的档案以外的各类社会组织需要在一定时间内给予有效保管的档案。尽管这些单位在其档案流向中可能会有交叉，即一部分党政管理档案可能要向综合档案馆移交，但其大量的凭证却并不属于国家档案馆需要接收的对象。所以，这种商业性的档案寄存服务是对档案部门的有益补充，它满足了当前我国对档案多元化