基于office技术实现批量考试座签两种方法探究

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1、基于Office技术实现批量考试座签两种方法探究　　摘要：通过对Office技术的探究，找到了实现考试座签批量制作快速、非常行之有效的两种方法。为今后进行类似制作批量名片、工作人员胸牌、准考证等业务提供了必要的手段和方向。关键词：批量生成；域记录；数据定位；自动填充；宏编码中图分类号：TP301文献标识码：A文章编号：16727800（2012）0090014020引言我们在工作中经常遇到类似制作公司员工工作牌或者名片的事情，很多人不是利用Office的一般技术一个一个制作就是请打印店的工作人员用制作软件一个一个制作。结果，带

2、来的是不仅是设计成本的增加，而且还有花费太多时间的代价。笔者在多次与Office打交道的过程中，探索了一些利用Office的技巧。像刚才提到的问题，笔者就探索出了解决的办法。下面，以学校期末考试座签的设计为例，介绍运用Office技术实现的两种方法，希望对大家有所启发。1制作方法5首先，我们必须拥有或者建立一个相关学生信息数据的Excel表格文档。关于这个表的数据，可以参照图1进行创建。需要对图1表格文档中的数据说明的是，为了考试交叉进行，可将考生按班级号“1～4”循环的顺序整理好，“座位号”也可根据考场的大小设计成“1～30”

3、的循环号，即每个考场30个考生。（1）通过Word技术实现批量考试座签的生成。①打开Excel数据文档，并启动Word；②执行菜单“工具

4、信函和邮件

5、显示邮件合并工具栏”；③执行这个工具栏上的工具按钮“打开数据源”，在打开的对话框中选择Excel文档数据源；④继续选该文档中学生数据信息表，单击“确定”按钮；⑤在空白的Word文档中，绘制第一个学生的座签表格，如图2所示；⑥点击邮件合并工具栏上的“插入域”按钮，依次在图2表格的相应位置插入不同的域，最终结果如图3；⑦执行邮件合并工具栏的“查看合并数据”，可以看到输入载入成功；⑧复制

6、刚才已经插入域的这个表格，在该表格的光标后面选择邮件合并工具栏上的“插入Word域”选择，“下一条记录”将出现；然后在这个光标后面粘贴刚才复制的表格；⑨按照“⑧”的步骤不断操作，并且分栏、调整，最终就可以得到我们想要的效果。5以上即是运用Word的域和域记录技术实现考试座签的批量设计方法，对于一般人员来讲，已经够用了，也非常快速和行之有效。但是，从更专业的角度上讲，如果有很多个学生的话（比如成百上千），用这种方法，不断复制粘贴域记录，加上调整版面，工作量还是有点大。再者，如果原始Excel数据变动了，则必须重新加载数据源，带来的

7、结果是，制作和复制、粘贴域记录仍然需要花费大量的时间，而且Excel文档又和Word文档都是单独的文档，甚至各自位置都不同，会给操作带来诸多不便。有没有更好的解决办法呢？有，那就是都在Excel文档中进行。这也是我们即将看到的第二种方法。（2）通过Excel技术在Excel文档内直接实现批量考试座签生成。①打开刚才创建或者拥有的Excel数据文档，将sheet2表重命名“桌贴”；②在“桌贴”表中创建第一个学生的座签框架单元区域，如图3所示；③在第一个考生的“准考证号”后的单元格输入公式“=INDIRECT（”花名！A”&CEIL

8、ING（（ROW（）-1）/4，1）*3-2+CEILING（COLUMN（）/5，1）-1+（$P$2-1）*30+2）”；说明：这里的“indirect（）”函数是定位的作用，“ceiling（）”是向上舍入的功能，“row（）”“column5（）”返回当前刚才学生座签框架单元区域内的准考证号后面单元格的行与列的值，绝对引用的“$P$2”是“P2”单元格，为手工设定的用于输入指定页码的单元格，这样就可以方便任意页标签的显示和打印了。公式中的“CEILING（（ROW（）-1）/4，1）*3-2+CEILING（COLUMN

9、（）/5，1）-1+（$P$2-1）*30+2”得到的数值为“3”，使用该公式的目的在于指定该考生标签所在单元格区域（“A2：E5”，即4行5列）内返回的都是同一个数字，这样做是为了在其余的“姓名”、“班级”、“考场”和“座号”等单元格中用相同的函数实现对该考生数据的调用。④接下来就可以用相同的公式来调用该考生的“姓名”、“班级”、“考场”和“座号”等单元格中的数据了，只需将原来公式中指定的A列分别改为“B”、“C”、“D”和“E”列就可以了。另外需要注意的是，由于考生的人数较多，数据调用时还要考虑到打印时超过一页的情况，因此在

10、公式的最后加上了“（$P$2-1）*30+2”；⑤利用Excel的自动填充功能横向复制出3个同学的座签，再重新选择横向的这3个学生座签，再利用自动填充功能往下拖动完成一页30个座签的复制；⑥设计按钮，实现用户通过自主操作实现选择性打印。利用“控件工具箱”工具栏中