办公用品管理办法1.docx

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1、办公用品管理办法　　企业标准　　QG/XX120XX002-20XX　　1范围　　本标准所指办公用品为员工日常办公所用文具、办公自动化所需用的耗材以及其它特殊物品。　　本标准适用于股份公司本部，股份公司下属全资、控股公司可参照执行。　　2职责　　秘书室负责办公用品的归口管理，每半年核定一次办公用品费用定额，实施定额管理。　　采购部负责外购办公用品的采购。　　股份公司设立文具仓，负责办公用品的入库、保管、发放、建帐及部分特殊办公用品的制作、发放、建帐、保管。　　人力资源部负责每半年核定一次各部门应该领用办公用品的管理人员和非管理人员人数，报送秘书室和相关部

2、门。　　3规定　　办公用品由部门统一领用，其费用按秘书室核定定额标准执行。部门管理人员每人每月10元、非管理人员每月1元；其他特殊用品费用另计。一次性领用总额超过800元或单价在400元以上的，需经总经理批准。　　办公用品费用可月度间调剂使用，年底结算、考核。　　20XX-07-15修订　　　　20XX-07-28发布特殊物品需专题报告，经股份公司主管领导批准后，方可购买，不受定额　　限制。　　打字室等公共使用的办公用品应单独做计划，由秘书室审核，纸张按各使用单位的实际印数摊入该单位办公用品费开支，报股份公司主管领导审批。　　办公自动化设备所需用的备品备

3、件和入固定资产部分的用品，按设备工程部《非生产设备的管理》等有关规定办理。　　4程序　　办公用品的计划审批　　采购部负责填报《办公用品价目表》，公布现采购的办公用品价格，如有变动，应及时发布。　　办公用品领用计划每季度制订一次，于每季度最后月份20日前，各单位根据人力资源部核定的管理人员和非管理人员人数，按实际需要，本着节约原则，在定额范围内制定本单位《办公用品领用计划》一式三份，经部门领导审核签名后，交秘书室；超过上述标准的，需经过股份公司主管领导审核，并报送总经理批准。　　秘书室对各单位上报的《办公用品领用计划》进行审核,并将审核的各单位《办公用品领

4、用计划》汇总成《办公用品计划费用汇总表》一式两份，附一份各单位《办公用品领用计划》报股份公司主管领导审批。　　秘书室将经批准的《办公用品计划费用汇总表》、各单位《办公用品领用计划》一式一份，交文具仓；一份《办公用品领用计划》退回各部门作领用文具的依据；另一份《办公用品计划费用汇总表》及一份《办公用品领用计划》由秘书室留存。　　文具仓根据股份公司各单位《办公用品领用计划》，核对库存，汇总并整理成《股份公司办公用品采购计划》一式两份，经文具仓的主管领导审核签名后，交一份给采购部采购，文具仓留存一份。　　办公用品采购、储存、发放、核算考核　　采购部根据文具仓制

5、定的《股份公司办公用品采购计划》实施采购，并及时办理入库手续。　　采购部应将办公用品采购的供方详细列出，分别报公司和文具仓，如有变动应及时更改。　　文具仓负责办公用品的验收、发放、保管，并按财务部的有关规定建立台帐。　　每季度第一个月的8日后，各单位凭公司领导审批后的《办公用品领用计划》、领料单，到文具仓领取申领的办公用品。仓管员对《办公用品领用计划》、领料单审核后发放，并登入各单位领料台帐。　　文具仓每年、季分别统计各单位实际领用文具的数量、费用总额，列表报秘书室，供考核用。　　秘书室每年对各单位文具费用进行考核，对超标单位进行减发。　　5其它　　文具

6、仓应每月盘点，盘亏盘盈应查找原因，并向主管领导和秘书室汇报。　　秘书室对办公用品的定额、采购、仓储、领用进行全方位监督管理，对文具仓办公用品进行监督抽查，对办公用品使用情况进行月度通报。　　6文件与记录　　《办公用品价目表》　　表9401-1　　《办公用品领用计划》　　表9401-2　　《办公用品计划费用汇总表》　　表9401-３　　《办公用品采购计划》　　表9401-４