电力企业文书档案管理原则探究

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1、电力企业文书档案管理原则探究　　摘要：文书档案管理是企业管理的重要组成部分。从坚持文书档案管理的保密化原则、标准化原则、信息化原则和最大利用化原则等方面进行了阐述，认为维护档案的完整与安全是文书档案管理工作的基本要求，而便于对文书档案的最大化利用则是文书档案管理工作的根本目的。关键词：电力企业；文书档案管理；坚持原则作者简介：赵文辉（1969-），女，辽宁大连人，国网辽宁省电力有限公司大连培训中心办公室，馆员。（辽宁大连116023）中图分类号：F272.9文献标识码：A文章编号：1007-0079（2013）27-0176-02文书档案，

2、即作为原始记录保存起来以备查考的公文。它具有三个特征：一是它的形成者是党和国家的各级机关及社会团体、企事业单位，也包括以个人名义出现而代表一定组织的负责人；二是它产生于公务活动，是公务活动实践的结晶，具有参考性、凭证性、信息存储性；三是它是由文件转化而来，这种转化是有条件的，必须是办理完毕的文件，对日后工作有一定的参考价值，按一定规律集中存放而形成文件的组合。8文书档案管理是企业管理这条生命线中的重要组成部分。电力企业中的文书档案一般归属于企业党政“两办”（党委办公室、行政办公室，或称综合办公室）管理。本文围绕电力企业文书档案管理必须坚持的

3、原则进行了阐述。一、坚持文书档案管理的保密化原则文书档案如同科技档案、人事档案、财务档案，其中的一部分具有秘密的属性。根据国家有关规定，文书的秘密程度可分为：绝密文件——是指内容涉及国家核心机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文；机密文件——是指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文；秘密文件——是指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文；内部文件——是指内容虽不涉及秘密，但不宜公开或不必对社会公开，只限在国内某系统、某单位内部使用的公文。8电力企业文书档案的秘密级别

4、也可依据以上规定划分，但绝密文件、机密文件极少，只是秘密文件或大量的内部文件。电力企业把自身的安全稳定当做生存发展的前提，所以电力企业文书档案管理必须从维护企业的根本利益出发，从维护职工队伍的稳定局面出发，坚持保密化原则。由于现代科技的发展，现代通信、办公自动化设备的普及，使泄密渠道增多，高新技术被广泛运用于窃密活动，保密及防范工作无论从形式到内容都面临着许多挑战。为此，文书档案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必须以现代意识和创新姿态，把更多的精力用在防范工作上，也就是追踪科技发展的步伐，不断更新保密手段，增强技术防范能力和检查能力。坚持文

5、书档案管理保密化原则，要采取被实践证明行之有效的保密管理措施，将保密责任制落实到人。机要秘书和文书档案管理人员是最主要的涉密人员，党政“两办”或综合办公室作为保密工作的主要负责部门，这些人员和部门要进一步增强责任意识、大局意识，以促进企业发展为己任，力争做到保密工作不出现任何纰漏。但是在坚持文书档案管理保密化原则的同时，也要正确处理好保密工作与企业中心工作的关系。文书档案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文书档案管理保密化绝不等同于封闭化。在严格划分保密等级，做好保密工作的同时，要尽量公开文书档案的范围，该放开的一定放开，坚决破除文书档案

6、管理的神秘化色彩。二、坚持文书档案管理的标准化原则8文书档案固然是文书，但是并不是所有的文书都是文书档案，只能说文书是文书档案的基础和来源。文书档案管理是档案管理的分支，必须采用一整套的科学管理方法。文书档案管理要坚持标准化原则，或者说文书档案工作要实行标准化的管理方式。电力企业尽管有其独特性，但是在文书档案管理上却不能独出心裁，另搞一套。既要遵循《中华人民共和国档案法》，又要遵循上级主管部门指定的各种文书档案管理制度，或大或小，都要不折不扣地严格执行。即在文书档案管理的实际工作中，对文书档案的管理原则、方法、质量、概念、设施等，都要实施统

7、一的标准，以求得协调统一的最佳的程序与效益。8文书档案标准化的内容很多，可以说包罗万象，其中主要内容包括：专业名词术语标准、代号代码标准、著录标准、标引语言标准、库房建设标准、制成材料标准以及文书档案的收集、整理、鉴定、统计等标准。如：文书来源的标准名称，可分为对外文件（简称发文，是指本单位向外单位包括上级部门发出的文件）、收来文件（简称收文，是指外单位包括上级部门送至的文件）、内部文件（是指限于本单位内部制定、运行和使用的文件）。按文书的行文关系和行文方向的标准名称，可分为上行文（是指下级单位向隶属的上级单位报送的行文）、平行文（是指同级

8、或者不相隶属的单位之间的行文）、下行文（是指上级领导单位对所属的下级单位的行文）。再如：文书归档的标准是在企业工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文件、图表、照片