商务接待管理制度.pdf

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1、商务接待管理制度一、总则为树立良好的企业形象，保障公司商务接待工作顺利、有序进行，特制订本制度。二、适用范围本制度适用于公司各种商务接待工作。三、接待分类1、业务接待：指营销运营中心相关推进业务发展方面的接待。2、贵宾接待：指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。四、接待原则(一)坚持热情、周到、诚恳、节约的原则，严禁铺张浪费。(二)坚持安全第一原则，包括客人食宿安全、财产安全、交通安全等。(三)坚持请示汇报制度，凡遇到超出职权范围、难以解决的问题，应主动请示。（四）坚持规范化、

2、标准化、制度化原则。（五）按接待等级、各负其责、相互配合的原则；商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般、上下一致、.齐心协力，共同做好接待工作。五、接待标准按接待级别划分，商务接待大致分为一级接待、二级接待、三级接待。（一）一级接待项目名称说明政府部门领导、企事业高级领导、公司特邀人员、特邀领导、外适合人员宾等；交通标准按上级要求预定；住宿标准公司总统套房或五星级以上酒店；餐饮标准配套接待用餐；接待陪同人员分管总监、负责人、院长、院长助理、董事长；接待车辆高级商务车（奥迪A6、帕萨特等）1、制定来宾接

3、待方案，必要时安排公司客房内布置迎宾卡、鲜花、水果等；2、公司显著位置布置迎宾条幅等；3、公司会议室布置公司简介等宣传资料、文件袋（笔记本、笔）、其它接待饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、餐桌配置鲜花、水果等；4、安排公司领导与来宾合影并制作相框；必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像；5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；6、必要时于来宾临行时赠送纪念品。备注（二）二级接待.项目名称说明适合人员业务往来企事业单位中高层领导、负责人等；交通标准按上级要求预定；住宿标准公司标准套间或豪华套间或按上级要求预订酒店；餐

4、饮标准配套接待用餐；接待陪同人员接口业务人员、部门主管、分管总监；接待车辆中级商务车（帕萨特、迈腾等）1、必要时制作来宾接待方案；2、公司会议室布置公司简介等宣传资料、文件袋（信笺纸、笔）、其它接待饮品（饮用水、茶、咖啡）等；3、视情况经院长批准后安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；4、必要时于来宾临行时赠送纪念品。备注（三）三级接待项目名称说明适合人群企事业单位对应职能部门负责人等；交通标准按上级要求预定；住宿标准公司标间或按上级要求预订酒店；餐饮标准配套接待用餐；接待陪同人员接口业务人员、部门主管；接待车

5、辆普通商务车（桑塔纳、捷达、斯柯达等）；1、视情况安排相应饮品（饮用水、茶、咖啡）、营养餐；其它接待2、必要时于来宾临行时赠送纪念品。备注六、接待住宿管理.接待住宿分为公司内客房住宿及外部订房住宿两种。（一）公司内客房住宿1、根据接待级别安排相应客房：一级接待—总统套房；二级接待—豪华套房及标准套房;三级接待—标间；具体可根据实际情况，在请示上级领导批准后适当调整。2、住宿由商务接待专员依据审批后的《商务接待申请表》安排。（二）外部订房住宿1、公司现有客房客满无法入住时，可安排外部订房住宿，由商务接待专员根

6、据《商务接待申请表》级别预定相应星级酒店，并报上级领导审核批示。2、住宿由商务接待专员依据审批后的《商务接待申请表》安排。七、接待用车管理接待时需用车要在《商务接待申请表》填写清楚用车数量、用车时间、用车地点及要求，批示后由商务接待专员负责联系安排。八、接待方式1、业务接待：由营销运营中心主办人员陪同，根据业务需求选择公司内部订餐或外出订餐，就餐时须有营销运营中心经办人或指派专员陪同；如有需求，可安排到本地主要景点游玩。.2、贵宾接待：由公司领导及相关部门负责人迎接，公司领导或指派专员陪同接待，根据领导要求

7、以茶点、烟、果盘等方式招待，如须就餐根据领导指示可安排于公司或外出就餐；如有需求，可安排来宾到本地主要景点游玩。九、商务接待工作流程（一）商务接待审批流程1、业务接待流程：申请部门至少提前一周填写《商务接待申请表》（包含住宿、就餐、体检、景点参观，详见附件1）经部门负责人签字—-交人力行政部审核—-院长批准完毕后，将申请表原件报商务接待专员，由商务接待专员按申请表审批时间统一安排接待先后次序,无特殊原因不接急单。(申请部门应在《商务接待申请表》内明确填写各项内容)2、贵宾接待流程：由公司高层领导提前三天告知

8、商务接待专员，由商务接待专员填写《商务接待申请表》---交人力行政部审核—-院长批准完毕后，由商务接待专员统一安排接待。3.由于紧急原因来不及提前填写《商务接待审批表》的，应事先电话征询院长同意，由院长口头授意，接待工作结束后应在24小时内补齐审批手续。（二）商务接待工作流程1、商务接待专员在接到《商务接待申请表》后根据表中明确的相关接待标准进行通知需配合部门/人员。.2、申请接待部门在接待过程中需指派专人与商务