外贸业务员管理办法.pdf

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1、.外贸业务员管理办法（一）日常工作1.作息时间上午：08:30－12:00工作中午：12:00－13:00休息下午：13:00－17:30工作如果有特殊情况，需向公司业务经理请假说明。2.外部培训：为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学习和互相帮助，比如：阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用，加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩。3.熟悉产品----了解产品知识，相关术语，建立一份所有产品的价格表，并经常更新。4.阿里平台的利用：资料

2、更新（如产品图片更换、公司基本信息修改）是非常重要的一个方面。就好比是公司的一张脸，需要给人以新鲜的面孔。阿里巴巴的后台操作工具—myalibaba是为了针对跟进买家操作特别设计的，可以自己非常方便的完成部分资料发布及更新。具体要求如下：A、首先建立一个产品关键词表，因为所有的操作都须围绕关键词来；B、每天发布20个新产品，可使用导入功能，将时间最早的老产品导入，发布成新的产品，24小时后将被导入的老产品删除（防止产品越积越多，造成页面繁乱）。C、发布20个新产品时按照关键词发布，尽量做到每个产品主推的关键词都不同，以达到全面覆盖关键词，从而全面提升曝光量。D、橱窗产品每

3、2周更新一次，主要考虑更换部分图片，以保持网页新鲜感。5.综合整理一天要做的事情，列出每天的六点计划，把要处理的事情分为四类：（1）紧急（2）重要（3）日常（4）临时6.和在线的客户进行及时沟通，聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘出来存入备忘录。7.每周一上午9点业务经理给业务员开晨会，安排本周工作计划，每周五下午三点前交本周工作总结，并于下午5点开总结会议，做工作反馈和总结。总结内容应包括：（1）所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，本周进程，下周计划。（2）总结一周内遇到的业务上等各种问题。8.每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格条款，交

4、货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情况进行总结。1/4.9.对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作总结，进行客户评价分析。10.对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标和计划。（二）客户开发前期工作1.收到询盘及报价时，要及时跟业务经理确认是否已有同事联系，如没有，及时跟踪和处理。2.在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，即时与工厂沟通，并记录该信息。需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。3.

5、业务员在邮寄样品前，必须向客户收取样品费用，快递费或取得客户到付帐号。不能取得样品费又不能到付，须经业务经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息，快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期，须跟踪样品测试结果。（三）报价及合同签定1.收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，如最终报价低于报价单，应与业务经理确认相关信息后在给客户报价，做报价单或形式发票给客户，并要求客户签字回传。2.收到客户签字确认形式发票后，严格按照公司合同范本制作销售合同。销售合同必须包含全部客户所需单据，需支付的订金。需支付佣金需与客户签定佣金协议。3.付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定

6、金，剩余见提单传真件付款，及全部短期信用证。收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知外商修改。信用证审查无误后，报经理复核。4.将填写完整的合同，佣金协议等递交业务经理审核，总经理审批。5.合同盖章后，扫描发给客户确认签字。6.如客户对销售合同有异议，合同修改后重新确认。7.双方签字盖章后，合同签订完毕，须将签字盖章原件备案。（四）安排生产（备货）非常重要：应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货！（部门配备一个专门的跟单员，归业务经理管理。不能业务员一条龙操作。）1.原则上，公司在收到外商的全部货款、部分定金或信用证经复核无误后，开始安排生

7、产计划，进行生产。业务员需要和工厂协调好生产包装，发货和单据制作的时间表。2.业务员应每天与工厂沟通生产状况和相关商检，保险，定船定航班情况。3.业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。4.跟单员负责统计每天的发货记录，并公布在部门白板统计本上。5.对于外商要求按自己的要求生产的，业务人员应和工厂进行沟通，确保产品的质量及规格符合要求；外商对于产品有包装或唛头及产品颜色等有特殊要求的，对此业务员要对客户的特殊要求进行仔细核对并及时确认，正式包装或印刷前需经外商再次确认。在正式包装或印刷等特殊要求按照客户要求生产