有效工具之一计划时间讲课教案.ppt

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1、有效管理工具之一计划时间管理如果有以上情况，那么你知道你每天都在做什么吗？打扰（电话或没有预约的接待）不知道重要性次序没有目标、次序和计划要求职工同一时间完成多项工作个人缺乏组织能力缺乏自律会议资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节分不清责任和权力面对无穷的杂事，我们怎么办？第一：要学会区别不同的事务，在有限的时间里做最重要的事。这里我们提供一个简单的事务分类工具。第二：要学习一些方法，避免不必要的打扰。这里提供一些小窍门。第三：要学会利用计划工具，统筹你的时间。紧急不紧急重要不重要危机急迫的问题有期限压力的计划防患未然改进产能建立人际关系发掘新

2、机会规划、休闲、健身不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动首先是事务分类工具不紧急重要不重要紧急偏重第一类事务的结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局不紧急重要不重要紧急偏重第二类事务的结果有远见，有理想平衡纪律自制少有危机不紧急重要不重要紧急偏重第三类事务的结果短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛，甚至破裂不紧急重要不重要紧急偏重第四类事务的结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生面对这样的工作状态，你应该怎么办？小窍门之一：把

3、等待时间转化成资源现在是10点45分，11点有个会议，这十五分钟我做点什么？上班坐公车需要1个小时，这一个小时我除了提高警惕防小偷外能做点什么吗？去银行办事，领号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着那个该死的号码牌外还能做点什么吗？小窍门之二：停止煲电话粥如果是为了娱乐和消遣，那就煲吧如果是为了联络感情，那继续如果是为了讨论晚上吃什么，在哪里吃，哪个小摊上的烤肉便宜一毛钱，说到自己都想不出说什么了，还恋恋不舍的话，请面壁去吧怎么办？利用清静时间、过滤电话、安排专门接电话的时间学习并演练终止谈话的技巧增加授权，把电话转交给被授权人处理电话打扰关于电

4、话你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法：暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要什么帮助吗?坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之内到达他办公室，明天见。小窍门之三：清理桌面归类，以自己熟悉的方式归类定位，以自己熟悉的方式定位配件放在一个盒子里面，在家里也一样无意义的文件看一遍都嫌多，既然已经看了，扔了吧定期淘汰怎么办？清洁的桌面代表你有序的思维，利用工作计划表来提供控制找出比把所有档案堆在桌

5、上更好的控制方法先处理棘手、最为优先的工作，过滤干扰，适当授权条理不清小窍门之四文件处理决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时，何种资料派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20%别做任何你可以授权给别人做的事设计简化文件处理的系统，减少复本，用标准格式资料不全文件繁杂小窍门之五学会拒绝可以有拒绝的理由，但不必每次都要有理由。拒绝太慢反而会造成抱怨太多。害怕冒犯某人——想

6、好借口，当然越实话越好。同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准，设定完成期限学习专注的技巧，避免分心及自我干扰。克服做事拖延的坏习惯。认识真正的朋友，不会因为坦率的解释而被触怒出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板别人会替那些没有优先次序的人，决定优先次序无力拒绝缺乏自律小窍门之六：速战速决这件事令人感到为难，但是它非做不可，因此我将立即做完它，以便尽早忘掉它。养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任务，快速地完成每一块的任务完成最关键的部份，让事情看起来像做完80%一般征得上司同意后，准备一份工作责任清单，其中要说明职责和职权坚

7、持获得与责任对等的职权，你有义务获得执行任务的权力拟出明确的工作项目说明，内容要详细，涵盖个人所有的职责小窍门之七：明确责任这样办！以后，经常反省自己：1、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？3、我做了什么耗时过长的事？4、我做了什么会浪费别人时间的事？面对这样的思考，如何把工作做得更好？工作计划是最重要的效率工具首先请大家回答一个问题：什么是工作计划？可能的答案答案一：工作计划是一个按步就班做事情的时间表。答案二：工作计划是一个为完成工作必需的预算表。答案三：工作计划要描述工作任务与任务完成人之间关系。问

8、题在于工作计划的核心是什么？工作计划绝不仅仅是预算表和工作安排工作计划为工作相关人准备的一个论点这里有必要解释一下什么是论点？一个论点是