答辩秘书攻略.doc

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1、毕业答辩秘书攻略以2013届心理健康教育硕士毕业答辩为例，班上共12名学生。答辩秘书的工作主要分三个板块：一、答辩前期准备工作答辩前10天：①首先你要加入这个班级的群，并找到班长，方便日后通知和讨论一系列答辩事宜。②下载报送清单。在研究生部网站的“常用下载”中下载专业硕士毕业答辩报送材料清单，也可以找所在院的研究生教学秘书（5#308姚老师）拷贝。拿到报送清单后，自己首先仔细看清这份清单中包含的所有材料，有电子档和纸质档。纸质档的文件从教学秘书那领过来以后，分发给班上每位毕业生，以及所有电子档文件共享至班级群里，并通知所有毕业生认真阅读报送

2、清单中的所有内容。③收部分材料。首先，通知毕业生打印论文，论文份数与答辩委员数一致，例如今年答辩委员会成员有6名答辩老师和1名答辩秘书（你自己），共7人，也就是说每位毕业生需打印论文7份。其次，你要弄清楚每位毕业生的论文评阅人是谁，例如今年每位毕业生的论文有两名评阅人，一名答辩主席（校外）和一名答辩委员（校内），并告知每个毕业生各自的论文评阅人。最后，收齐所有评阅书和论文并送交到每个答辩委员手上（记得提醒一下答辩委员尤其是校外的老师，在评阅书上须有所在学院的公章），每个答辩委员将收到12份论文和两张评阅书（答辩秘书不会有评阅书噢），答辩申请

3、表交给教学秘书就可以了。④借款。一般是每个学生的培养经费，12个学生共14400元，超过一万需要院长、研究生处处长、财务处处长和校长的签字，这里，提醒一下，领导都是很忙的，不可能每天都待在办公室等你去找他签字哦，所以你需要预留很久很久的时间去跑完所有签字。当然了，如果时间真的不够用了，领导出远差了借不到钱啊怎么办？这里告诉你一个秘诀，借款时按照导师来借，比如所有毕业生共有4个导师，就把借款单分成4份，那么每一份就不会超过1万了，并且只需要导师签字就可以啦。借款和还款都是在行政楼3楼的核算科，借款当天最好有个人陪你去，毕竟金额巨大嘛，钱到手后

4、，当场核对一下，然后找个银行存起来，到答辩当天再把它取出来。⑤宣传。首先，制作宣传板，一般来说，提前一周到某个打印店制作一张毕业答辩的大红纸，把内容给老板，他会帮你调整，记得调整完后一定要记得仔细检查内容，有没有漏字、名字错误的等等，板子找学生会借，打印时记得找老板要发票。然后将板子上放在学院门口，让每个过路人都能看到就行了。其次，你要通知每个答辩委员具体的答辩日期和地点，校外的答辩主席最好能问问是否需要接送等等。最后，将答辩这个消息放出去，让更多的人来围观我们的答辩。这次前期的宣传方式比较简单，你可以去发现新的点子噢。⑥写决议书。翻读一下

5、每个同学的论文，然后找到前几年的模板，写出决议就可以了，答辩当天还可以适当修改一下。一、答辩前1天①取钱+核算答辩费用。评阅费200元/人，答辩费100元/人，将每位答辩委员的费用计算好，装入信封，并在信封上写上具体的项目数额，这里需要注意的是，答辩人数不包括该导师自己的学生（比如针对某位导师来说，12名毕业生中有2名是自己的学生，那么他的答辩费用就是10﹡100元），并制作好签字单。另外，所有的收支费用自己要清楚。②制作毕业生答辩的顺序表，打印N份（N=N答辩委员）。③借钥匙，答辩地点在微格实验室，那么就找柯老师。④买一箱矿泉水，答辩当天

6、备用，发票发票⑤通知毕业生带上所有需要答辩老师签字的材料。⑥预定餐厅，以及点菜。二、答辩当天①提前半小时到达答辩地点，将会场布置好，并将电脑、空调等设备全部打开，在每个答辩委员的位置上放好答辩顺序名单，②到校门口或者学院门口接待答辩主席和答辩委员们。③等到答辩委员入座后，分发矿泉水、茶水等，中途及时添加茶水。④通知在场毕业生和答辩委员上午答辩完毕后统一就餐。就餐后，付现金的话记得开发票噢⑤答辩当天下午，毕业生回答问题以及宣读决议书。这时，统一收齐毕业生带来的材料，找到相应的答辩委员签字（这里要注意的是，答辩的材料不需要各自的导师签字）。并将

7、答辩费用信封分发给每位老师。⑥待所有答辩委员的学生离去后，清理卫生并将钥匙还给管理员。一、答辩后的工作①收集所有材料。答辩工作结束后，通知所有毕业生将修改后的论文重新打印5份，并将剩下的材料全部完成并上交，材料中除了学院、学校意见、毕业证书编号等内容外其与所有项目（包括会议记录、决议书等）均由毕业生自己填写完成。在收集纸质和电子材料时，最好是毕业生亲自交到你手里，当场仔细检查漏填项目以及照片等内容。②整理所有毕业生的材料，这个阶段比较繁琐，比如材料的统一盖章以及对材料顺序的检查和封装，都需要耐心和清醒的头脑。在整理完所有材料并确认无误后在教

8、学秘书一栏签上自己的大名，交给教学秘书，这一小阶段的工作就完成啦。③冲账，这时你手上的发票应该包括水费、答辩评阅秘书费签字单、就餐费、打印费等等，把它们一一贴在报销单上，统计所有