人事档案制度.doc

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1、文件编号：生效日期:责任部门：人力资源部业务流程制度贝m金鬲虫人事档案管理制度第一章忌则第一条为了更有效的对员工人事档案进行妥善管理，特制定本办法。第二条本制度适用于公司全体在编员工。第三条人力资源部负责员工的人事档案建立与管理。第二章建档第四条入职试用起即应建立员工人事档案，并由HR部门指定专人负责管理，确保人事档案的安全性与保密性。第五条人事档案应按月及时归档，并形成电子统计报表《员工花名册》《人事月报》，每月6日前提交上月报表。第六条人事档案包含的内容：（一）、员工基础信息资料1、登记表或个人简历2、学历、学位证（复印件）3、面试评价表4、录

2、用通知书6、职称证、岗位资格证、特殊工种操作证（复印件）7、身份证（复印件）8、近期体检证明9、劳动合同10、原单位离职证明11、试用期评估表12、转正通知书13、员工工资核定表14、考核记录表15、培训学习档案（二）：培训档案1、培训合同、协议；2、培训相关资料及所获取的证书原件（一般指外派培训取得的岗位资格证书）。（三）员工异动档案1、试用期员工转正表；2、任免文件；3、内部调动审批表；4、奖惩文件。（四）离职资料1、申请或解除劳动合同通知；2、员工工作交接清单；3、工资结算单。（五）档案管理1、档案应按在职、离职，分类编号管理，非专管人员不得

3、私自取用。2、档案内容如有更新，应及时予以更新。3、建立员工电子档案《员工花名册》，电子档案与实际档案实时更新。第七条归类建档的人事档案，按照一人一档原则进行统一分类编号，编号原则为：“公司简称■人事档案■员工工号”，例如YCJR-HRDA-001o第八条人事档案归类要求：公司档案按员工入职时间存放，在职员工与离职员工分开存放。第三章档案管理第九条档在职员工的资料发生变动时，如学历变动、身安定，岗位变动，参加外训获得证书等，应及时将相关资料或材料复印件交公司人力资源部归档，如有原件当场验证。第十条档案转递：档案在转递中应遵循保密原则，不得私自翻阅、

4、影印档案资料。第十一条档案调阅：1、人力资源部专人负责档案的保管与维护工作，未经批准任何人不得擅自将人事档案材料带出档案存放地。因工作需要外借、复印、摘抄需经过人力资源经理审批同意。2、需要对人事档案进行借阅的，由借阅部门提出申请，填写《人事档案借阅申请表》，经人力资源部经理审批后予以查阅、调阅。3、差调阅人事档案不得涂改、撤换、损坏档案材料，不得擅自复印、拍摄档案内容，不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。第十二条档案保存期限：员工人事档案原则上永久保存。第十三条本办法由人力资源部修订并解释，自发布之日起执行。附件：《员工花名册》《人

5、事统计月报》《人事档案资料清单》《档案资料借阅申请表》《档案移交清单》拟定李毅复核审批签批时间发布范围全员发布形式