文档自动化系统设计.doc

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1、文档自动化系统设计第一章文档一体化管理概述教学目的：通过本章学习，了解和掌握文件与档案的关系，以及如何实现文档一体化管理，为后面的文档自动化系统设计奠定基础。教学重点和难点：文档一体化管理流程学时：2学时教学内容：第一节文档一体化一、文件与档案的关系文件是人类记录、传递和存储信息的一种工具。包括机关、团体、企事业单位在处理公务活动中形成与使用的机关文件和个人、家族使用的个人文件，也包括人们在生产活动、艺术创作等活动中形成的技术文件、文艺手稿和其他各种形式的记录材料。公文是指机关、部门、团体在处理公务活动的过程中，按特定体式形成与使用的，具有法定效用的文件。公文的处理一般说来都有及格相对

2、固定的程序，包括公文的接收、分送、传阅、加工、办理、监督检查、审核、签发、处置、归档等环节。档案是指过去和现在的党政机关、团体、企事业单位和个人在从事政治、经济、文化、军事、科学、教育、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、图形、声像等历史记录。档案源于文件，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文件质量的好坏直接关系到档案的质量和寿命。二、文档一体化的含义在实际工作中，文书和档案是属于两个部门分别管理，造成分块管理，使公文到档案的转化和衔接过程进行得并不顺利，这种人为的割断文件与档案之间的联系势必给今后的档案管理制造障碍和出现不必要的重复劳动，势必降低工作效率。

3、第二节文档一体化系统文档一体化系统是采用计算机技术来实现的文书、档案一体化管理的系统。采用计算机技术，可以使文书、档案一体化管理的优越性得到最充分的体现。最大限度地实现信息资源共享，避免无谓的重复劳动，使实现办公自动化的一个重要环节。文档自动化系统设计的任务就是建立文档一体化相同的系统结构、程序结构、各类文档报表输入输出格式、用户界面、操作方式，确定功能模块之间的层次关系和调用关系，定义个功能模块间的数据接口，设计数据结构，规定约束或限制，进一步保证设计的可行性。思考题：1、文件和档案的概念及二者之间的关系。2、文档一体化系统的工作流程。第二章数据库基础【教学目的】通过本章的学习，理解

4、和掌握数据库的概念、模型以及数据库设计的基础知识，为以后的学习奠定基础【教学重点】关系数据库【教学难点】数据库的概念、关系型数据库的设计【教学学时】4学时【教学内容】1.信息、数据和数据处理(1)信息(Information)。信息是现实世界中各种事物的特征、形态和不同事物之间的联系在人类头脑中的抽象反映。换言之，信息是经过加工的有用数据。这种数据有时能产生决策性的影响。(2)数据(Data)。数据是存储在某种媒体上的、能够被识别的物理符号。数据用型（存储在媒体上的数据形式）和值（描述数据特性的数据内容）来表征与记录事物。从广义上讲，数据是一切文字、符号、图形、图像、动画、影像、声音等

5、元素的有意义的组合。数据是信息的载体，信息是数据的内涵。信息依赖数据来表达，数据则具体地表现信息。即“信息与数据是既紧密联系又相互区别的一对术语”。同一信息可以有不同的数据表示形式（例如，某种统计信息既可用表格表示，也可用直方图表示）；而同一数据也可能有不同的解释（例如，同样是数据“1”与“0”，在计算机中它们有时被解释成一个二进制位，有时被解释为逻辑“真值”与“假值”）。(3)数据处理(DataProcessing)。数据处理是指对数据的收集、记载、整理、组织、存储、检索、计算／加工、维护、传送等一系列活动的总和。其目的是从已知数据出发，参照各种相关数据，经过计算／加工，得到新的数据

6、。新的经过精炼的数据表示新的信息，反映事物的本质和特征，以及事物间的内在联系，是有价值、有意义的数据，成为人们决策的依据。这一过程就叫做信息处理。由于信息是用数据表示的，所以信息处理具体地体现在数据处理中。通过处理数据可以获得信息，通过分析和筛选信息可以产生决策。2.数据管理技术的发展数据处理的中心问题是数据管理。数据管理包括对数据的收集、组织、编目、定位、存储、检索、统计和维护等。计算机数据管理技术的发展大体上经历了三个阶段：人工管理阶段、文件系统阶段、数据库系统阶段。（1）人工管理阶段。20世纪50年代中期以前，计算机主要应用于科学计算。硬件方面，计算机的外存只有磁带、卡片和纸带等

7、，没有磁盘。软件方面，只有汇编语言，没有操作系统，没有数据管理的软件。当时的管理方式是：数据不保存在计算机中：在程序运行时输入数据，结构输出后数据与程序都不存入计算机。没有专用的软件对数据进行管理：数据管理由人工操作，程序员除编写程序外还要组织数据。数据不具有独立性：数据在存储上稍有改变，如增加、删除、修改数据，都必须修改程序。数据不能共享，冗余度大：程序与数据一一对应，即使两个程序使用统一组数据，也要各自输入，造成大量的重复数据。（2）文件系