材料设备采购管理办法.doc

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1、材料设备采购管理办法（试行）为了规范选择供应商操作程序，全面了解供应商及其产品特性，有效降低工程建设成本，充分整合公司内部材料设备信息资源，增加工作透明度，同时对采购过程加强控制，确保采购产品符合项目整体定位和成本要求，现制定材料设备采购管理办法如下。一、编制材料采购计划1、施工图设计确认后，项目施工方按合同所列工程内容和施工图预算，填写《材料设备设计标准确认表》，并及时提供给采购部。2、工程开工时，项目施工方及时根据施工组织设计，提出工程用料总计划或分批计划，编制《材料设备进场计划表》，送项目采购部和工程部审核。3、

2、项目采购部和工程部根据项目施工方《材料设备进场计划表》，编制《材料设备管理控制计划表》。二、进行市场调查和商务洽谈1、采购部负责对材料设备供应单位前期考察和评估工作；2、采购部通过信息收集、市场调查、性能对比、商务洽谈等，草拟单项材料设备分析报告推荐供应（分包）单位；3、大宗材料设备采购的商务洽谈项目部应组织施工方、采购部、工程部进行综合考察，并编写供应商考察报告。三、材料采购供应商的确定1、工程材料设备招标由采购部负责提请立项，成立招标小组，严格按照经审批的《材料设备管理控制计划表》确定的材料范围和控制方式进行实施。

3、2、凡单项材料设备采购金额5万以上必须采用招标方式确定；5万以下允许采用询价方式，货比三家，由采购部和工程部负责经办，并由项目部以文字材料报公司考察核准；3、重大材料设备合约招标由工程部负责提供技术相关指标，并提前将材料设备供应计划到场时间、技术要求（部分材料设备需要图纸）等向采购部提交。采购部负责拟定招标文件初稿。招标文件是甲方对供货或作业内容的具体要求，应明确质量要求、技术标准、完工时间、供货地点、作业内容、验收办法、土建配合费、税金计取办法等相关内容。4、招标小组的人员由项目负责人、工程技术人员和采购人员组成。招

4、标小组负责组织相关人员对材料设备供应商考察报告进行审核，确定材料供应商投标资格及确定发标范围，未经考察评估的供应商不得作为发标对象，推荐人员应回避招投标过程。5、采购部组织开标工作，决标后将对比价格及综合分析形成文字报告，按合同程序申报，经报公司批准同意后签发中标通知书。同时组织合同文本并按程序报批，报批时应附带合同文本、供应商登记表及其它相关资料。四、材料合同和档案管理1、材料合同（包括装饰材料合同）的签订，应执行公司有关合同会签的规定。2、采购控制部应将所有采购合约建立完整的文字档案和电子档案，其中包括：招标文件、

5、投标文件、商务洽谈纪要、投标报价对比分析报告等相关资料。3、采购控制部应配置专用电脑，在其桌面设置材料设备信息文件夹，其下再设三层目录，第一层为六种材料大类（土建材料、安装材料、常用设备、装饰材料、智能材料和其它材料）和供应商名录；第二层为各种材料细类；第三层为将已审查的供应商登记表、评估报告、供应商报价明细、单项对比分析报告、公司内部审查流程表、招标文件、投标文件、合同文本、付款统计等相关资料。五、现场材料管理1、材料进场，由现场材料员负责组织有关人员，根据国家有关材料验收规范进行验收。进场材料必须提供产品质量合格证

6、、检验报告、建材产品备案证等，其它相关资料要齐全。2、材料设备入库时，首先由相关人员确认品种、规格型号、数量、质量、单价等，库管员复核并共同在入库单上签字后方可入库。3、经验收合格进入现场的材料，要堆放整齐，按规定作出标识并保管好。材料设备台帐簿应根据品种、物质类别分类建帐，帐目登记要做到完整无误、不漏、不同单据要分类装订成册。4、为防止丢失，材料入库后应立即通知相关单位办理出库手续，库管员月末将当月所有帐目与财务会计核对，采用先进先出的办法逐笔建帐，做到帐帐相符。六、材料设备付款审批1、大宗材料设备付款审批程序为：材

7、料设备供应（分包）单位申请付款采购部核对材料设备供应相关票据并准备材料设备清单项目部相关专业工程师及项目部经理复核并准备付款批核书公司复核及加签进度（结算）款批核书财务部安排付款2、零星材料采购付款审批：由施工方或项目工程部填写零星材料采购计划表，经项目部批准交采购部直接采购，经验收和领用人员证明和项目经理签字后报账。3、库管员与财务会计应做好各类材料设备付款台帐，建立完整的帐务体系，每月核对台帐一次，材料与财务主管据此检查。付款台帐包含：合同类别、合同单位、产品名称、合同总价、付款日期、付款金额、工程量、增减工程量、

8、增减帐目、各阶段付款金额、结算金额、签发日期等。表一材料设备设计标准确认表填表时间：序号名称品牌选型确认设计标准样板要求常规产品沿用产品特殊产品材质型号规格功能要求技术参数颜色1工程桩2铝合金门窗3外墙涂料4阳台百叶5空调百叶6屋面瓦7进户门8单元门9楼梯地砖10门厅地砖11信报箱12楼感应灯13钢（木）质防火门14水表箱15管道