论秘书的沟通协调艺术.doc

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1、论秘书的沟通协调艺术摘要沟通协调工作是秘书工作中的一个重要部分，秘书人员在协调工作的过程中，要力避沟通不足，把握原则，借助技巧，化解意见，建立共识，融洽人际关系，提高工作效率，增进情感交流，改善人际关系，带来工作绩效。关键词：秘书，沟通，协调，艺术一、秘书沟通协调的重要性秘书处理好事务都离不开有效的沟通协调，有效的沟通不仅会提高工作效率，增进情感，改善人际关系，达成共同使命，带来绩效。但秘书的工作范围广，常常会角色定位不准职能遭遇障碍。一方面，秘书能力层面高，作为领导的参谋和助手，经常活动于领导成员之间，并在领导层和下属机构之间起着参谋咨询、辅佐决策、沟通信息、处理事务的

2、作用。对下起到督办督察的监管作用，事事操心处处插手，扮演着“总管家”的角色。另一方面，在实际的工作中，上级领导工作的不惬意，时常会对近身的秘书颐指气使；下级员工工作的不顺心，常常会向秘书投以抱怨；领导之间因意见不和而产生矛盾，也经常会向秘书抱以怨气。秘书处在夹缝之中，就像是风箱里的老鼠，两面受气，冠有“小媳妇”的角色。秘书人员“总管家”与“小媳妇”的双重角色定位，使其具有重要的工作地位，同时也面临着一些问题。秘书角色的双重性使其在工作开展，人际交往等方面有时履步维艰。因此，确立秘书“总管家”与“小媳妇”角色的平衡点，解决好秘书工作中的沟通协调有很强的现实意义。二、秘书沟通

3、协调的基本原则（一）态度谦逊原则。沟通艺术不仅仅足交流的技巧，对秘书来说，沟通更重要的是一种协调上下、维系和谐人际关系的手段。在沟通之前，一定要明确自己的角色定位，调整好自己的沟通态度，如果你态度傲慢、目中无人，就很难达到有效沟通的既定目标。如果你态度谦逊、彬彬有礼，为了沟通做了良好的铺垫，在进行沟通就容易的多，并达到事半功倍的效果。所以，秘书在沟通的过程中一定要保持谦逊态度。（二）语气委婉原则。作为上通下达的秘书，无论是公司内部的沟通，还是公司外客户沟通，都要注意说话语气的委婉。俗话说：“树活一张皮，人活一张脸”。每个人都有自尊心，如果你说话的方式和语气过于直接，就很容

4、易伤害他人的自尊心，容易使对方产生抗拒心理。那么沟通就不能顺利进行，达不到既定目标。所以，秘书在与人沟通过程中要善于委婉辞令，注意说话的语气与内容。（三）及时、准确原则。现代社会信息高度发达，能否及时掌握关键信息是影响竞争成败的重要因素，因此，秘书与领导、同事的沟通协调一定要及时。秘书及时下达领导的意图、决策才能保证组织的决策依据，从而促进把下属的意见和建议反映上来，才能为领导者提供决策依据，从而促进组织良性发展。秘书还要注意传达信息时要心中有数，面对同一条信息，谁可以第一时间被传递信息，谁不可以被传递信息。只有做出正确判断，信息才会被准确、及时地传递出去、才能提高沟通协

5、调效率。三、秘书沟通协调的技巧（一）秘书与领导层的沟通协调。秘书在职场上打拼，需要与各种不同的人协调和沟通。管理大师皮鲁克斯说：“一个人必须要精通与领导相处的策略，才能以最完美的方式通向成功之路，因为每个人都不是孤立的，都是处在一定的等级关系之中的。”秘书是领导的左右手，很多事情都要借助于秘书，面对一个出色的秘书来说，应该与领导有诸多默契，对领导的各种动作，都能心领神会，唯有如此，秘书才能配合，唯有如此，秘书才能从容地应对和处理各项事务。不同的领导有着不同的性格。因此在与领导沟通中要注意：1、不找借口，多方面沟通协调。对于领导交代的任务，不找任何借口推拖。无论做什么事情，

6、秘书都要记住自己的工作职责，把领导交办的事情办好。这样才能体现秘书的能力。秘书与领导的沟通方式多种多样，但不管是用什么沟通方式，都要措辞准确、谦虚、礼貌，语气要平和、声音适中。不能在与领导的沟通中，打断领导的发言，要耐心等领导讲完，或者征得领导同意后再讲。2、抓住重点，及时反馈。秘书人员每天都要处理大量的信函、接听许多电话，由此便会储存大量的信息，这就要求秘书人员要将重要的信息及时反馈给领导。反馈信息时要注意，分清主次，抓住重点，扼要切题。3、建言献策，适当赞美。秘书在工作时，对于工作上如有需要改进的地方，应多向领导建言献策，在提建议的时候态度要诚恳，用征询的口吻。对于领

7、导做得不对的地方，要在私下委婉的指出。建言献策的时侯应该有适当的赞美，恰到好处的赞美也是秘书与领导很好的沟通方式。可是也不要言过其实，赞美过头，这样领导就会认为你是在拍马屁，效果会适得其反。4、实事求是，终身学习。秘书与领导沟通时，不要弄虚作假，知之为知之，不知为不知，有不懂的地方要虚心向领导请教。当今社会日新月异，知识不断的被更新，秘书人员要想在激烈的竞争中脱颖而出，就必须有积极的求知精神。在日常工作中，秘书是为领导服务、辅助领导决策的参谋助手，领导经常会向秘书提出各种问题，秘书掌握的知识越多，对领导的帮助越大，就会得到领导