以信息化建设促进档案管理利用和开发

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1、以信息化建设促进档案管理利用和开发　　摘要:档案管理信息化建设是当前档案工作的重点，随着档案管理模式转型的不断推进，提升信息档案工作的优化作用进一步凸显。重视档案信息化建设，提升档案管理质量，实现资源共享，发挥档案工作的利用职能，促进档案资源的编研与开发将是本文阐述的重点。关键词：档案管理;信息化;利用与开发Abstract:thedocumentmanagementinformatizationconstructionisthefocusofthecurrentfile,alongwiththearchivesmanagementmodeltransformation,promote

2、thecontinuousprogressoftheinformationtheoptimizationfunctionofarchivesworkfurtherhighlight.Payattentiontoarchivesinformatizationconstruction,improvethequalityofthearchivesmanagement,andtorealizetheresourcesharing,giveplaytotheuseofarchiveswork,andpromotethefunctionoffileresourcesknittingresearch

3、anddevelopmentwillbethefocusofthispaper.Keywords:filemanagement;Information;Useanddevelopment7中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104（2012）1、前言随着信息化管理的应用和加强，档案信息化管理手段也应运而生，传统的档案管理模式逐步淡出历史舞台，档案的存储由纸质变为电子载体，其便于操作、快捷查询等优点也成为了信息化档案的主要形式。档案是重要的历史资源，是记录人们与社会活动的真实凭据，具有相当的留在价值，因此，档案管理工作非常重要，而开发信息化平台提高档案资源利用率也是档

4、案管理工作的重点之一。2、档案信息化管理的优势7档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一领导、规划、和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式为社会提供服务为重心的转变过程。它体现出了四个方面的要求：一是要实现档案信息的数字化和网络化；二是实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是实现档案信息高度共享；四是实现档案管理模式的变革。档案信息化管理采用高容量载体对档案信息化进行存储，对档案信息自动编目及检索，对档案进行自动全文存储以及

5、检索，档案业务及工作管理、计算机辅助阅卷、档案的自动标引，以及对文档信息系统的一体化管理等等，使档案信息变成流动的、有生命力的资源。7档案信息化的优势主要体现在：（一）存储环境的优势。传统的档案以纸张为主要记录载体，在存储和保管过程中需要防霉防蛀，对存储环境的温度等有着相当严格的要求。信息化档案以电子档案为主，电子档案的来源一方面是对原有纸质档案的转换，在经过扫描等处理形成电子档案后就可以封存纸质档案，避免纸张多次翻查接触空气中的灰尘、水分等加速纸张老化，直接查询电子档案。另一方面新的档案记录可以直接以电子档案的形式来进行留存，同时备份数据，电子档案依托光盘、硬盘为载体所需的存储环境相

6、对于纸质档案比较简单，环境优势明显。（二）整理、归档优势。在档案资料收集、整理、归档的过程中，传统纸质收集方式耗时长，而且有时还需要再加工，增加了重复的工作量。而电子文档可以由档案部门将格式统一下发，网络提交，直接归档，提高了后期维护效率。此外，备份数据又可避免原始数据损坏后带来的灾难性损毁。（三）利用、查询优势。传统的档案管理模式下，档案的查询、借阅手续相当复杂、繁琐，需要提出申请、得到准许后进入档案室进行人工翻查，纸质档案经过多次翻查后必然会对纸张造成一定的损坏，此外，由于人工的疏忽也可能弄乱档案顺序等等，给后续管理带来极大麻烦。信息化管理可以由查询者自己通过登录网络来进行搜索所需

7、档案，调用电子文档进行浏览，可操作性强，简化了档案使用流程，准确、快捷。对电子文档的查阅并不会对文档本身造成任何损坏，也不会影响档案的排序与归档。因此，在使用和查询上有着传统管理方式无法比拟的重大优势。3、以档案信息资源共享促进档案利用与开发3．1信息化建设对档案利用开发的必然性作用。档案是一种信息资源，是社会快速发展过程中用来记录、保存各种信息的有效工具。档案信息既是社会各项事业发展的历史记忆，又是各项事业发展必需的重要参考和依据。它所涉及的