(3)文件管理控 制程序.doc

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1、编制人：评审人：批准人：发放日期：1．目的：为了保证所有与质量/环境体系运行有关的场所都使用相应文件的有效版本并防止失效/作废文件的误用，特制定本程序。2．范围：本程序适应于与质量/环境体系运行有关的所有文件、资料的控制。3．职责：3．1总经理负责体系的第一层次文件质量手册/环境手册的批准发布，管理者代表负责第二层次文件标准各要素的程序文件的批准和发布，各职能部门的主管经理负责第三层次文件作业指导书的批准发布。3．2认证部门负责质量/环境体系文件、技术文件的统一管理。3．3各职能部门负责相关文件的实施及本部门涉及到的文件、资料和记录的日常管理。4．程序内容流程图程序描述

2、涉及部门文件的层次分类1．第一层次：质量手册/环境手册（描述质量/环境管理体系的纲领性文件）2．第二层次：程序文件（描述为实施质量/环境体系要素所涉及到的各部门活动的文件）3．第三层次：作业指导文件（详细的作业文件、操作规程、规范、技术标准等）5．第四层次：质量/环境记录（证实质量/环境体系有效运行的客观证据）认证1．质量/环境手册、程序文件、作业指导书及记录的编号方法如下：SHY（）□--□□--□□企业代码职能管理文件顺序号文件类别部门代号文件级别2．文件的类别是指：文件的编号方法（Q）为质量管理体系文件（E）为环境管理体系文件3．文件级别即文件的层次分类；4．管理

3、部门代号：01—市场管理部02—资材部03—生产部04—品质管理部05—物流部06—信息部07—财务部08—人力资源部09—认证10—技术部11—营养咨询部12—行政部1．质量手册、程序文件不分部门；例如：《文件控制和管理程序》的编号应为：SHY（Q+E）2-04认证各职能部门认证认证认证各相关部门认证各相关部门1．质量/环境手册由认证部门组织编写，管理者代表审核，总经理批准发布；文件的编制和审批2．程序文件由各职能部门编制，认证部门审核，管理者代表批准发布；3．作业指导书与技术文件由各职能部门编制，经主管经理批准发布，但须报认证部门统一管理；4．质量/环境记录由产生部

4、门自行设计格式，交认证部门审查并统一编号，各部门统一管理。1、文件的控制状态分为“受控”和“非受控”两类，文件的受控状态受控文件是指文件的审批、发放、使用、更改、作废等均纳入体系且按规定进行管理的文件；2、加盖红色“受控”章的文件为受控文件，无红色“受控”章的文件为非受控文件，加盖“存档”章的文件是认证部门的存档文件；受控文件不允许随意复印。1、体系文件的发放，由认证部门按照质量体系《文件发放范围一览表》所规定的范围发放，第三层次文件的发放范围由原文件制定部门确定、经认证认可后按其范围下发。文件的发放与回收2、发放时由认证部门填写《文件发放登记表》，收文人签字确认。3、

5、已下发的受控文件，使用部门不得随意复印，如有需要则上报认证部，由认证加印并盖“受控”章后按文件发放流程下发。4、已失效的受控文件由认证部按原发放范围统一收回，并填写《文件回收登记表》，具体处置办法按有关规定执行。文件评审指的是对受控文件的充分性、合理性、有效性及可操作性进行审核与评价。1、评审时机的确定：文件的评审●正常情况下，每年1月份对体系文件进行一次评审。如遇换版审核、组织机构发生重大调整、国家法律法规或行业标准发生变化、文件缺乏可操作性和适用性等特殊情况时，应视具体情况适当增加文件评审的次数。●各部门作业指导书及技术文件，由该程序的主要负责部门根据下列情况随时组

6、织文件评审：当组织机构发生重大调整时；国家法律法规或行业标准发生变动时；开发了新工艺或设备更新时；按原文件操作已无法满足实际要求时。2、文件评审的实施：文件的评审由认证组织实施，主要负责部门主持评审会议，该程序涉及的所有职能部门共同参与讨论并提出建议、确定流程，主管部门负责评审会议的会议记录，认证填写《文件评审记录表》，根据评审结果确定文件的处置方法：修改/换版/继续使用。1、体系要求有重大变化或组织机构发生重大调整时，体系文件应换版；文件的换版2、如果文件多处发生修改与原版文件大相径庭时，应予以换版；3、如果体系所遵照的标准发生变化，体系文件应根据新的标准换版；4、文

7、件换版应重新审批，换版后应按原文件发放范围发放；认证1、如遇下列情况，应对文件进行更改或修订：●因组织机构变化、技术改造、设备更新等原因使现有文件不能满足需要的；●因上级文件或标准进行了修订，使现有文件与之相抵触的；●经使用部门反映，文件缺乏可操作性和适用性的。认证1、质量/环境手册由认证进行修改；程序文件由认证协助该程序的主要负责部门进行修改；第三层次文件由原制定部门负责修改。2、文件的更改应经原审批部门审批后方可执行，填写《文件更改审批单》；3、体系文件的更改可采用手写更改或换页更改两种方式；文件的更改●文件的某些文字、符号等出现少量