财务数据处理小技巧.docx

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1、在数据区域中进行行或列移动的小技巧：　　第一步：选中待调整列，将光标移至该列左右任意一侧边缘，呈四向箭头形状。　　第二步：按住shift键不放，拖动鼠标至待插入位置，松开鼠标左键完成。(注意：在松开鼠标左键之前，不能先放开shift键。)　　2、巧妙删除空白列-转置　　Excel只能筛选行，不能筛选列，如果要删除多个空白列，则需要借助数据转置批量完成。　　第一步：复制所有数据;　　第二步：在待粘贴处，右键点选“选择性粘贴”，勾选“转置”并确定;　　第三步：在任意列筛选“空白”并删除所有空白行;　　第四步：再次使用数据“转置”完成。　　3、单元格一键批量录入　　有的时候，我们需要在已经选定的多个

2、单元格中录入相同的数据。在这种情况下，复制粘贴就失效了。可用ctrl+enter。这两个的组合的意思是：将录入完毕的数据同时复制到所有选定单元格。步骤如下：　　第一步：选定多个单元格　　第二步：什么都不要动，直接敲键盘输入内容　　第三步：压住ctrl键按enter键(回车)，神奇的效果马上显现!　　4、将错误表格瞬间还原为天下第一表　　第一步：全选数据;　　第二步：点击“合并及居中”按钮，拆分合并单元格;　　第三步：按F5调用“定位”功能，设定“定位条件”　　第四步：选中“空值”为定位条件，点确定　　第五步：直接输入“=B3”(因为B4这个空白单元格的值应该填充B3数据的内容，所以输入“=B3

3、”。如果光标所在的当前单元格坐标为E4，则应该输入“=E3”。输入的内容总是为当前单元格的上一个单元格坐标。由于输入的是公式，请记得加上“=”符号);　　第六步：Ctrl+Enter，搞定!　　(特别提醒：此时填充于单元格的是公式，而非纯文本。为了保险起见，还要多做一步，即运用选择性粘贴单元格内的公式转换为纯文本。)　　5、没有中文的中文大写数字　　第一步：输入阿拉伯数字;　　第二步：设置单元格格式(Ctrl+1)，选中“数字”标签下“特殊”中的“中文大写数字”;　　点击“确定”，阿拉伯数字就被转换成中文大写数字了。此时注意看编辑栏，单元格数据的本质依然是阿拉伯数字，只不过换了一种显示方式罢了

4、。这就是excel中的“眼见为虚”。单元格很会说谎，只有编辑栏最诚实，当你不确定单元格的真实数据时，就去编辑栏找答案。　　6、“切开”单元格　　运用“数据”——“分列”功能，可以将单元格内容“切开”。Excel提供了两种切法：按分隔符号或者按固定宽度。按分隔符号“切”，需要单元格内容有相同的分隔符号;按固定宽度“切”，则对单元格中的文本长度有要求。　　第一步：选中待分列的单元格(只能是同列)，调用“数据”——“分列”命令。　　第二步：选中“固定宽度”，进入下一步，单击鼠标左键设置“切分”点(切错了没关系，只需要双击鼠标即可删除分隔箭头);　　第三步：切好了之后，点击“完成”。　　7、如何将被拆

5、分的数据再次合并到同一个单元格　　参考公式为：=B2&C2&D2&E2　　8、条件格式　　条件格式是指，当单元格满足某种或某几种条件时，显示为设定的单元格格式。条件可以是公式、文本、数值。　　任务：将数值小于60的单元格，填充为红色底纹。　　第一步：选中数据，调用“格式”菜单里面的“条件格式”命令;　　第二步：设置条件为单元格数值小于60;　　第三步：设置格式为红色单元格底纹，点确定。　　完成后，符合条件的单元格，就会自动套用设定的格式。　　运用条件格式，要注意两点：　　①条件格式是一种格式，不是用Ctrl+C，而是用格式刷进行复制;　　②条件格式的优先级大于普通格式，当单元格满足条件时，设定

6、的格式将覆盖原有的普通格式。　　9、当心泄密!　　数据透视表很神奇，当我们把一份通过数据透视表得到的汇总表复制到新的工作簿时，只要双击任意汇总数，就可以在没有源数据表的情况下，显示完整的数据明细。你可以理解为：透视表集成了源数据，汇总表走到哪里，这些源数据就跟到哪里。　　所以，如果是通过数据透视表生成的汇总表，将它发给其他人之前，务必先确认对方是否需要看到数据明细。如果答案为否，就用选择性粘贴把汇总表粘贴为数值再发送。千万记住，未经处理的通过透视表生成的汇总表，不可以随意传播。　　10、当图表遭遇excel兄弟们　　如果把excel图表直接粘贴到word中，就仅仅是一张图片，很安全;但粘贴到p

7、pt中，确是一个对象。右击ppt中的图表“编辑数据”，是可以看见excel源数据的。不仅仅是图表的源数据，而是该源数据所在的所有工作簿的源数据。所以，千万不要简单地用Ctrl+C/Ctrl+V就把excel图表复制粘贴到ppt中。　　尤其是对ppt而言，在粘贴excel的图表时，应该在“选择性粘贴”中，慎重地找到最适合的粘贴方式。否则，后果很严重。(备注，粘贴为图表对象，就会附带源数据，即便源数据