实施知识管理软件的若干个细节分析.pdf

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1、实施知识治理软件的几个细节岳飞曾讲："阵而后战，兵法之常，运用之妙，存乎一心。"知识治理从理论到软件的实现，是"兵法之常"，而要实施成功，则需"存乎一心"。老子曾讲："天下难事，必做于易；天下大事，必做于细"。况且小到实施企业的一种治理软件，更应如此。不管什么事，实际上差不多上由一些细节组成的。在实施知识治理软件时，一定不是安装软件，培训软件即可，关键在实施中，与软件相关的各种细节的敏锐感受和妥善处理。本文将从知识治理软件的几个常见功能开始，探讨其中的几个细节。1.知识库治理在知识库的建立中，最大的挑战之一确实是确保数据的准确性和及时性。当前，许多公司都试图建立复杂的知识库系统。然而由于

2、数据不准确、不能得到及时更新，这些知识治理系统都没有给公司制造什么价值。没有第一手的知识，照样能够对知识治理系统的投入做出解释；依照关键词或其他的搜索方法也同样能够检索到任何一个文件。然而记住，没有正常的机制，没有专用的资源，知识库将会变为一个"垃圾库"。首先确定企业需要治理哪些知识。知识库的内容体现了企业的核心竞争能力，因此不是所有知识都需要同样力度的关注，应该分清主次，使得职员了解企业对知识价值的衡量标准。关于原本存在于职员身上的知识，是否都能够，以及都有必要记录到知识库中呢？比方讲下面的几种情况，将知识保存下来的努力是无效的：有些知识无法完全用文字准确表述出来。即便联想的柳传志，海

3、尔的张瑞敏公开发表了如此多的讲话，至少目前还没有看到他们的竞争对手中有谁有能力复制了这两位企业家的成功，便是那个缘故。有些知识没有必要记录到知识库中。这是从费用、时效的角度考虑；比方讲一家小企业的客户服务工作，也许只有两三个人在做；假如建立一个基于软件的知识库，企业未必有那个财力和人力；而销售人员关于客户、市场的看法，存储超过半年，也许三个月就不再有价值了；即便记录了，最终记录下来的往往并不是最重要的知识。扩大知识猎取的空间范围，简化知识表达的难度。采纳知识治理软件和会议的方式，提供方便，高效的技术手段，使得知识的产生能够随时随地点便地记录到知识治理系统中。操纵知识库的输入的质量。知识治

4、理是为提升业务绩效服务，应该责任到人，而不一定要求所有的人都参加。由专人负责，该人需要对业务了解，具有良好的文字能力，有能力对知识进行评价。此外需要定期，召开会议，对知识方向进行回忆，对积存的知识进行评估，提升知识库中知识的质量。依照部门的知识性质应该采取不同的知识库使用方式。比方讲客服部门能够建立客户咨询数据库，以不断积存咨询经验；而销售部门的知识治理要紧应该采取职员以讲师身份培训同事、定期团队研讨、虚拟社区提供正式和非正式沟通平台等方式；试图建立一个公司整体知识库的做法就象把劳力士手表、大白菜，和台式机放在一个店面里销售一样定位不清，相互产生负面阻碍；2.专家库治理目前国内的知识治理

5、系统，对专家库治理功能支持较少。专家库的作用是为了能够快速找到能够解决问题的人，这不仅仅包括企业内部的人员，同时也包括企业外部的专家，他们可能是差不多离开本企业的，竞争对手企业的，供应商企业，客户企业，以及专业机构等，应该是广泛的。在企业内部，将企业中治理、技术、业务等领域最优秀的骨干收入专家库治理，同时造就更多的专家。在企业外部，应记录和关注与企业的核心竞争力相关领域的真正专家，他们能够提供多方面、全方位的建议，他们能认真地分析和把握每个机会，一直都关注相关领域的最新动向。确保他们使用的是可用的和最新的知识。专家库是获得隐性知识和企业外部知识的重要手段。应该持续丰富专家库同时也能丰富知

6、识库。尽管企业内在工作中进展起来的许多富有制造的见解和思想都已成文，存储在知识库中，然而，更多的知识和经验是作为隐性知识存在于职员们的头脑中，没有被整理成文，更谈不上交流与共享。为了解决那个问题，麦肯锡创办了一份内部刊物，专门供那些拥有宝贵经验却又没有时刻和精力把这些经验整理写成正式论文或著作的专家们，把他们的思想火花简单地概括出来，并与同仁共享。这种不拘形式的做法降低了知识交流和传播的门槛，使许多重要有用的新思想和新经验能够在短短一两页的摘要里面保存下来，并用于传播。在每一篇如此的短文后面，都附有关于作者的详细信息，便于有兴趣的读者按图索骥，找到能够请教的专家。这种灵活的交流方式不仅使

7、有益的知识和经验在公司内得到有效的传播，激励创新和坦诚的交流，而且也有助于提高知识提供者的个人声誉，为他们在公司里的进展提供良好的环境和机会。这种自由选择的方法还有助于甄选真正富有价值的点子和思想。3.协作工具通过协作来传递知识是知识治理的重要内容。知识治理的目标之一是知识共享和知识创新。知识在沟通过程中得到传播，新的知识也同样是在沟通过程中制造出来的，因此知识治理的一个重要组成部分是职员沟通的过程。沟通过程，既包括正式的业务运作流