学生会活动举办流程.docx

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1、活动举办流程、文件整理保存发送格式及办公室电脑使用活动举办流程：活动的举办至少满足两个条件：1、有意思要能吸引大家参加，不举办偏的、参与度低、影响力小的活动。2、有意义活动要有意义，有价值，体现出大学生积极向上的精神风貌。具体实施：一、向同学们（这里主要是学生会干事）征集举办活动的想法，确定活动主题。二、上报主席团，例会上讨论活动的可行性，征集改进建议，完善活动方案。三、拟出策划书，（小型活动策划书可不拘于格式），送到校团委办公室石老师处。将策划书上传群共享并发给网络部、宣传部和编辑部。附策划书注意事项：1.封面标题包含举办单位、活动主题如“徐州工程学院’喜迎两会‘征文大2.标题下方纵向

2、书写“策划书”或“活动策划书”。封面底部书写活动主办位、承办单位及举办时间。如“共青团徐州工程学院委员会”“徐州工程学院学生委员会”“2013年5月16日”。3.策划书不流于形式，活动说明、活动流程、分工安排、应急处置都要有具体体现。4.各部门所举办活动宣传标语内容写进策划书。5.奖项默认设一等奖1名、二等奖两名、三等奖3名、优秀奖4名。四、根据策划书安排活动事宜。1.提前通知宣传部，做宣传板或宣传海报。2.拉人人网或其他机构赞助条幅或者不拉赞助直接通知外联部定制条幅。条幅落款一般为“校学生会宣”。3.到大学生活动中心116团委办公室打印宣传品审批表，表格一式两份。开打印活动策划书、报名

3、表、宣传稿、签到表等文件及借教室、多媒体设备的批条。批条上所填时间要有提前量，以便进行会场布置。事先考虑好要开哪些批条，不要频繁打扰石老师自己还要来回跑，石老师周二和周四不在办公室，这些工作要提前5天完成。4.到行政楼宣传品审批表保卫科请保卫科科长签字，资料打印批条交给文印室。5.邀请评委和嘉宾，打电话预约。通知编辑部届时前去拍照记录。通知其他部门提前去帮忙。确定所有到场人员。对于已经答应前来担任嘉宾评委，无故缺席的学生，下次不再邀请。不得随意找没有活动经验的大一学生代替。6.活动当日，持借教室的四联单到各教学楼值班处领取多媒体钥匙。到办公室取桌布和席卡。布置会场。工作人员入场签到。7.

4、保留活动采购的机打发票或定额发票用于报账。8.活动过程中，安排人员维持纪律。9．活动结束以后，全体参赛人员合影留念。观众有序离开，工作人员清理会场。五、上报活动获奖名单，对外公示，写活动总结。在例会中针对此次活动汇报本部门的工作。文件整理保存发送格式1、文件名以“活动名称+发送人（部门）+时间”命名。如“五四征文活动编辑部2013-05-04“，不得出现”新建文件“、”新建文件夹“等。2、活动照片用于上报筛选出五六张为宜，用于上传可自己决定数量。活动照片存放在文件夹内再打包以附件形式用邮件发送。（除非提交材料所需要，一般不将照片放在word文档内发送。）发送后以短信或QQ通知对方，确保对

5、方第一时间处理。3、临时修改或仍需再修改的小文件可以用QQ即时传送。