透过呈批件发现组织管理问题.doc

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1、透过呈批件发现组织管理问题2013年06月28日09:47来源：《企业管理》2013年1期作者：耿淑香字号打印纠错分享推荐浏览量106内容摘要：关键词：作者简介：　　【摘要】：正为什么呈批件数量越来越多,呈批质量越来越低,呈批意见越来越模糊,而高层管理者越来越忙,下属越来越不负责任?呈批件流转是企业内部管理过程的外在表现,体现着企业内不同层级管理者之间协调与配合、不同部门分工与协作、上下级管理者之间委托与授权的状况。管理者可以通过呈批件的数量、内容、流转速度等,分析企业内部机构设置与管理授权的合理性,发现决策流程与规则中的问题。　　【关键词】：高层管理

2、者管理问题帮助决策不负责任机构设置决策流程企业内部流转合理性管理过程　　【作者简介】：耿淑香，中国民航管理干部学院经济管理系　　呈批件流转是企业内部管理过程的外在表现，体现着企业内不同层级管理者之间协调与配合、不同部门分工与协作、上下级管理者之间委托与授权的状况。管理者可以通过呈批件的数量、内容、流转速度等，分析企业内部机构设置与管理授权的合理性，发现决策流程与规则中的问题。　　一、呈批件与企业组织管理　　1.呈批件与决策层次设计　　管理决策是分层次的，管理者应按不同的层次分工参与决策。高层管理者应该重点关注企业的发展方向等重大全局决策，即战略型决策。

3、中层管理者主要承担与自身职责相关的专业性或部门问题的重要决策，即管理型决策。基层管理人员的责任是为解决日常工作和作业任务中的具体问题做出决策，属于业务决策。　　如果决策层级分工原则被打破，高层管理者经常越级指挥，有意无意地帮助或代替下属做出决策，经常参与到不该属于自己层面的决策，其结果会导致下级管理者将权力上交，表现为呈批件数量越来越多，呈批质量越来越低，呈批意见越来越模糊，而高层管理者越来越忙，下属则越来越不负责任，丧失了决策动力和工作热情。在不少企业中，高层领导马不停蹄、中层领导悠闲自在、下级管理者无所适从的情况很常见，“高层越忙、中层越轻松”。　

4、　2.呈批件与部门分工协作　　企业内部机构的设立，源自于专业化分工，每个部门都有其应该承担的职责。合理的机构设置应该是每个部门能够独立地完成部门职责，并且部门与部门之间没有职责的交叉与重叠；合理的部门职责分工应该是具体而明确的，并且部门管理者和上级领导对此有一致性的认识，各自做到“到位而不越位”。　　当职责任务不清、或者下属认为分工不够合理时，请示领导裁决就成为必然。上报呈批件有时不只是希望领导帮助决策，也许是在给领导提意见，或是想告诉领导一些呈批件背后的故事。当领导发现关于某一类事项、或来自某一部门的呈批件越来越多时，应该有所警醒，有意识地研究一下此

5、类决策过程，关注一下相关部门机构设置的合理性，确认是否有部门设置重叠、职责交叉、分工不够合理的问题，是否存在一个部门“蚕食”另一部门职责的现象。　　3.呈批件与管理分权授权　　管理者给下级单位分配职责时应遵循“权责对等”原则，授予下属正常履职所需要的对等权力。授权不足将导致下级“职权反授”或“职责上交”，意味着管理者已经授予下属的权力，又被下属反授给上级领导，已经分配出去的职责，又悄悄回到自己身上。　　当然，即便下属有足够的权力决策，但由于担心决策带来的风险，或者下属没有能力做出相应决策，或者为了试探上级领导是否愿意真心授权，也会发生“职权反授”现象。

6、领导者必须坚持分权授权，坚决拒绝“职权反授”，并以此为原则加强对下级的考核评价，才能逐步确立企业内部正常的运作模式。　　二、呈批件流转典型问题解析　　在批阅呈批件的实践中，企业管理者经常会面对如下几个问题，而这些问题经常是由深层次的组织管理问题引起的。管理者可以通过呈批件的数量、流转过程和各部门签署的意见，发现企业日常管理中存在的问题，并感悟其背后的深层次原因，进而提出改进管理的措施。　　1.呈批件数量过多　　由于企业规模、业务性质不同，呈批件数量会有所不同，判断呈批件多少没有明确的标准。但是，如果决策者感觉到每天花在处理呈批件上的时间太多，自己的工作

7、经常被“待批呈批件”干扰，就说明呈批件数量太多了。实践中要留意以下几种不正常现象：　　一是混杂呈报，即报告类呈批件和请示类呈批件不加区分，混杂在一起呈送到决策者手中。领导批阅呈批件时，读到最后才能知道一个呈批件是要进行决策还是仅仅需要阅知的工作汇报、总结。为了避免这一现象，有必要将报告类呈批件和请示类呈批件加以区分，在呈批件起草过程中就明确界定属于哪种呈批件，使高层管理者能够区别对待，提高效率。　　二是小事呈报。高层领导会发现呈批件中涉及不少“小事”，如为新员工购买办公座椅、某部门更新购买灭火器、为开展文体活动需要购买几副羽毛球拍等，本该下级领导决策的

8、事情，悄悄地转到自己的决策范围。当您忙着替他们处理这些呈批件时，您想过您的下属在干什么吗？这么