优化外贸企业业务流程策略分析.doc

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1、优化外贸企业业务流程策略分析　　【摘要】优化外贸企业业务流程对于提升其核心竞争力具有重要的促进作用，尤其是在外贸企业经营环境瞬息万变的背景下，外贸企业业务流程的优化尤其显得必要和紧迫。本文通过阐述外贸企业业务流程的具体内容，概括了外贸企业业务流程优化需要遵循的一般原则，并在此基础上提出了业务流程优化的具体策略，以期能够为提升外贸企业业务流程的弹性做出探讨。　　【关键词】外贸企业业务流程优化策略　　自从上世纪90年代业务流程重组的概念被提出以后，业务流程的优化就成为了企业提升核心竞争力的重要手段。外贸企业业务流程优化的外部背景因素主要有两个方面，一是外贸环

2、境出现了新的变化，另一方面在于新的外贸手段层出不穷，上述因素的叠加导致外贸企业业务流程优化具有客观必然性。如何通过业务流程的优化来化解外贸环境的巨大变化，已经成为贸易领域的一个研究热点。　　1.外贸企业业务流程概述　　外贸业务流程可以分为进口流程以及出口流程，进口流程相对于出口流程而言相对简单一些，进口流程主要包括收货人预备进口单据、换单、报检、报关、办理设备交接单、提箱、提货等环节，本文这里仅仅简单介绍，重点在于对出口业务流程的介绍。要想对业务流程进行重新的优化重组，必须要对外贸业务流程的各个细节有一个详细的了解，具体分析如下：　　1.1报价成交　　目

3、前学界对于报价成交是否是外贸业务流程的起点还存在一定的争议，但是本文考虑到报价成交作为事实上的业务流程起点将其作为外贸业务流程的起点。报价成交是外贸企业流程的一个关键节点，在这一阶段外贸企业要与客户进行不断的还价讨价，进而相互妥协形成一个双方都可以接受的价位询价、发价、还价和接受四个环节。这一环节本质上来讲就是一个不断沟通的过程，在讨价还价的过程中外贸企业的工作人员应注意几点问题，一是沟通应及时，通过信息技术的采用，加速沟通速度，另外一个方面就是沟通的进行应本着真诚互利的原则进行展开。　　1.2合约签订　　合约是确保外贸企业以及客户权利的法律文书，合约的

4、签订内容一般包括货物的数量、单价、交付地点以及交付方式等内容。按照我国政府规定，若企业没有直接进出口权的话，交易必须找到一个进出口商作为中间商来进行。合约的签订除了上述内容的以外还要约定违约责任以及争议解决机制，尤其要注意两国法律之间的不同，毕竟跨国贸易中一旦产生法律纠纷，解决起来是一件费事费力的事情。这就要求外贸企业应具有一批对国际贸易的法律以及出口国的贸易规则精通的人才，尽量避免在合约的签订中出现失误。　　1.3采购生产　　合约签订以后，对于外贸企业来说就进入了一个组织生产阶段。外贸企业组织生产过程中一定要严把质量关，避免因为质量的问题带来争议，尤其

5、是在目前绿色壁垒高企的背景下，任何不符合产品出口国质量标准的产品都会引起客户的毁约。与此同时外贸企业的采购与生产之前一定要对客户的资信背景有一个详细的调查，防止出现产品生产出来以后，确得不到货款情况的发生，因此最好在采购生产以前得到一部分客户保证金，以规避可能发生的风险。　　1.4合约履行　　合约履行环节涉及备货、领证、排载、报关、报检、装船、投保、议付、结汇、退税、索赔等环节，每一个环节的失误都会给公司带来巨大的损失，因此一定要对各个环节进行科学的安排。例如外贸企业在合约履行中应注意采取风险转嫁措施，例如货物交付给货运公司以后，就必须要求货运公司承担产

6、品不能按时到达目的地的风险。再比如在出口退税的申报环节，外贸企业应及时根据出口单据进行实报实销。综上所述，外贸业务流程繁琐，涉及到众多的机构，这就要求流程一定要有一个合理的安排，才能保证外贸业务的顺利开展。　　2.业务流程的优化须遵循的基本原则　　根据业务流程优化的基本理论，结合我国外贸企业的具体业务流程，本文认为外贸企业业务流程的优化需要遵循以下几个基本原则：　　2.1立足当前，着眼长远　　外贸企业业务流程的优化应处理好当前以及长远之间的关系，流程优化太超前的化往往会给具体操作带来较大的难度，结果往往会导致优化后业务流程难以实施，而如果流程优化仅仅局限

7、于眼前，又难以有效的应对未来外贸环境的变化，这就会导致外贸企业被动的去适应环境的变化，而不能够做到未雨绸缪，其在趋于完全竞争的外贸行业背景下也难以树立持久的竞争优势。鉴于此，外贸企业业务流程的优化应在处理好当前的业务流程的前提下适当的超前，这样才不至于在突然到来的变化面前处于一个被动的地位。　　2.2立足局部，着眼全局　　外贸业务流程是由很多环节组成的，所有环节的总和构成了外贸企业业务流程。一般来讲，外贸企业业务流程出现问题都是由某一个环节所引起的，因此很多外贸企业在业务流程优化的过程中总是头疼医头、脚疼医脚，人为地割裂了各个环节之间的有机联系，这就导致

8、业务流程的整体性未能够得到有效的兼顾。因此外贸企业在进行业务流程优化时必须要树立