Word修订功能实现团队编审.doc

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1、Word修订功能实现团队编审在日常的团队协作过程中，常常需要多人对同一篇文稿添加修改意见，然后返回原作者处，进行最后的编辑定稿。　　传统的处理方式是，编审人员先通过对打印原稿进行手工圈改，然后返回原作者处，原作者再根据修改意见更改并重新撰写文稿。　　这种处理方式的缺点在于，不仅非常容易出现错误，而且产生大量的重复劳动。同时，如果同一篇文稿需要好几个编审人员增加修改意见时，那么上述的传统方式几乎是难以完成的。　　其实，使用Word提供的“修订”功能可以轻松地解决这一类型的问题。在大大提高工作效率，减少重复劳动的同时，

2、还增强了文稿处理的准确性。　　下面我们以一个政府审计部门的实际工作过程为例，详细介绍具体处理方法（以Word2002为蓝本，其他版本参考）。　　任务与流程　　小林是一名区政府审计部门的工作人员，她日常的起草的审计文稿通常首先要发给相应的审计项目的负责人审阅，接着是科长审阅，如果重要一些的文件最后还要局长审阅。同一文稿被相关领导人审阅修改后返回给她，最后她以原作者身份再根据相关的审阅意见整合修订文稿。　　处理过程导读链接：　　一、设置文稿修订状态　　　　(一)作者用发送邮件的方式自动进入“修订”工作状态　　　　(二)

3、作者手动设置进入修订工作状态　　　　(三)审阅者设置修订的显示状态　　二、审阅者在修订状态下批改文稿　　　　(一)审阅者添加或删除文稿内容　　　　(二)审阅者在文稿中添加批注信息　　三、作者查看修订情况　　四、作者整合修订文稿，接受或拒绝修订内容　　处理过程　　一．设置文稿修订状态　　要在Word中审阅修改文稿，首先要让Word进入修订状态，进入修订状态通常有两种方式，一是用发送邮件的方式自动进入，二是手动设置。进入修订状态以后，审阅人员通常还要设置一些与修订工作相关的状态，下面分别详细介绍具体操作方法。　　(一)

4、.作者用发送邮件的方式自动进入“修订”工作状态　　当小林起草好一份名为《医药审计调查报告—市局》的文稿后，她可以利用“邮件收件人(审阅)”命令，直接将文稿发送给收件人，当对方收到文稿打开后，Word将自动进入“修订”工作状态，具体操作步骤如下：　　1.小林在Word2002中把文稿写作完成后，选择菜单“文件→发送→邮件收件人(审阅)”命令，Word打开“请审阅”对话框(图1)。图1　　2.在“请审阅”对话框中，我们可以看到Word自动将文稿文档作为附件添加到“附件”区，同时，也在主题区自动添加相应信息——“请审阅

5、《医药审计调查报告—市局》”。　　3.接下来应指定收件人的地址。单击“收件人”按钮，弹出“选择姓名”对话框。在该对话框中，选择收件人的名称后，再单击“收件人－>”按钮，将其加入“邮件收件人”框内，这里可以加入多个收件人名称(图2)。图2　　4.完成收件人的添加之后，单击“确定”按钮，返回“请审阅”对话框。检查无误之后，单击“发送”按钮，该待审阅文稿就通过网络发送到审阅者的邮箱。　　提示：在具体发信之前，要确保Outlook配置正确，并能正常使用，否则邮件不能发送到对方邮箱中。　　5.审阅者受到邮件，并打开附件文档《

6、医药审计调查报告—市局》后，Word将自动启动修订功能，窗口上方增加“修订”工具栏(图3)。　　6.接下来，审阅者就可以在修订状态下批改文稿了，具体方法请参照后面的“在修订状态下批改文稿”介绍。(二)作者手动设置进入修订工作状态　　如果小林以常规方式发送的文稿，那么审阅人收到文稿后打开，Word不会自动进入修订工作状态。这时需要审阅者自己手动启动修订工作状态，具体操作步骤如下：　　1.审阅者打开要审阅修改的文稿后，选择菜单“工具→修订”命令，即可进入修订状态，这时窗口上方将增加“审阅”工具栏(图3)。图3　　提示：

7、在日常工作状态中，Word不显示修订内容。通过窗口底部的“状态”栏可以查看是否处于“修订”状态。在默认情况下，状态栏的“修订”按钮显示为灰色，说明没有进入“修订”状态；如果状态栏的“修订”按钮显示为黑色，则说明已进入“修订”状态(图4)。图4　　2.重复第1步的操作，可关闭“修订”状态。　　3.另外，双击状态栏的“修订”按钮也可以快速进入“修订”状态，再次双击可退出“修订”状态。键盘组合键“Ctrl＋Shift＋E”也可快速切换“修订”状态。　　(三)审阅者设置修订的显示状态　　当同一文稿被多人审阅修改时，审阅者可

8、以设置不同的修订标记元素的格式以及批注人的姓名等，以显示个性化的修订状态，同时也让原作者收到审阅修改后的文稿，进行整合文稿时便于区分。　　1.审阅者首先打开要修订的文稿，然后选择菜单“工具→选项”命令，在弹出的“选项”对话框中，选择“修订”选项卡，显示修订的设置选项(图5)。图5　　2.在“跟踪修订选项”区域中单击“插入内容”或“格式”框右侧的下拉箭头，在弹