高校教学秘书的能力结构与思考.doc

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1、高校教学秘书的能力结构与思考　　摘要：教学秘书工作是高校教学活动的桥梁环节，对学校的教学质量和学校的声誉都有很大的影响。为了高校教学活动的高效运行，教学秘书人员应具有的能力结构包括处理信息、沟通协调、文字写作、计算机操作、创新等能力特征。高校应在教学秘书工作环境、进修培训、工资待遇等方面加以重视。　　教学活动是各级各类学校工作的核心，高等学校系级人员各司其职，尽最大力量发挥自己的作用，完成上级部门布置的各项任务，提高教学质量，满足社会对人才标准的要求。一个学校的教学水平的高低由很多的因素决定，比如学校的硬件设施、学校基层单位的工作业

2、绩、所培养出的学生在社会上的声誉等等，而系级教学单位的一切工作是学校兴旺发展的前提。在系级组织中，教学秘书的工作尤其重要，它在整个教学活动中起着桥梁的作用。它的作用越大，对它的要求也就越高，教学秘书的这种工作特性要求他们必须具有很强的工作能力。特别是现在社会各行各业的竞争非常激烈，高校之间的竞争也愈演愈烈，作为教学秘书应该更加深刻的意识到自身需要具备的能力结构，进而增强高校的竞争力和生存力。　　高校教学秘书的工作是帮助系领导处理日常系里的具体事务，系领导决策的执行者，也是系领导的助手。换句话说，教学秘书不仅要处理一些日常的、事务性的

3、、繁琐的工作，还需要参加校内各机关的会议，与上下级都保持密切的联系。它的这种工作特性决定了它必须拥有更多的能力才可以胜任这份工作。　　1教学秘书的工作性质　　1.1辅助性　　高校的发展离不开系领导所做的决策，而系领导的决策很大程度上依赖于教学秘书工作，因为教学秘书是帮助系领导做出正确决策的关键因素。因为在实际的执行决策的过程中，系领导的工作很忙，没办法每件事情都事必躬亲，这种时候就要求教学秘书帮助领导去处理一些事情。针对一些事情教学秘书应该能够提出自己的建议并进行处理，直至事情完成。同时，也应该注意收集各方的反馈信息，及时的汇报给领

4、导，既推进了自身工作的进程，也给领导做决策提供一定的参考价值。　　教学秘书的这种特性要求教学秘书在工作的过程中应该重视教学实际的情况，不能只是机械的、消极的、被动的执行任务，应该能够准确的反映教学工作中出现的各种问题。另外，教书秘书应该清楚自己的定位，在工作的过程中应该态度适当，举止得体，不能把自己当成是领导，只有这样才能提高教学质量。　　1.2参谋性　　很多人认为教学秘书只需要很强的执行力，认为其主要是负责执行的工作，但其实不然，它也需要协助领导，帮助他们做出正确的决策。而教学秘书的这种特性也让他们成为了高校各系之间的一个桥梁，它

5、不仅了解国家的各项规章制度，也了解每个教学人员的个性和实际从事的各种活动。　　教学秘书的这种特性决定了它具有更多的机会为领导提供一些建议，其应该利用自身优势，在领导做决策的时候多提出一些建议和新方案。同时在实施的过程中，教学秘书也应该密切注意收集各个环节的反馈信息，及时的汇报给领导，并且应该注意关注整个实施的进程，保证工作落实到位，最后做好信息的分类整理存档工作。总而言之，这些信息为领导修改和重新决策提供了宝贵的依据，为推进教学改革发挥着重要作用。　　2教学秘书的能力结构　　各行各业在自己的岗位上完成自己的职业目标，依靠的都是各种各

6、样不同的能力。同样，教学秘书也需要具备一定的能力，才能完成自己的教学秘书工作。具体应该包括以下几种能力：　　2.1处理信息资料的能力　　教学秘书每天的工作都被大量的文件、电话、会议和资料充斥着，如果不能对这些资料进行有效的处理的话，很可能延误教学活动的进程，所以，要想使教学活动更加有条不紊的进行，必须加强自身处理信息资料的能力，做到能够快速有效的处理这些材料。具体来说就是，因为这些资料的时效性、指导性和收藏价值都各不相同，应该先对其进行分类，然后及时的汇报给系领导，系领导做出决策后，教学秘书能够及时把该信息传递出去，并且能够收集来自

7、基层的反馈信息，再把反馈信息汇报给系领导，让系领导决定是否进一步实施决策，或者是修改一下决策，从而使决策更加的具有科学性，更能够满足教学活动的需求。　　总而言之，只有教学秘书做好信息的整理工作，才能为系领导做出的决策提供强有力的理论支持，反之，就很可能会影响到系领导的决策的准确性，甚至影响到整个高校的发展。所以，教学秘书必须具有处理资料的能力。适时的对教学秘书工作人员进行短期的职业培训，特别是处理信息的训练是非常必要的。　　2.2具有良好沟通的能力　　教学秘书的工作就是协助系主任处理日常事务，从而保证教学工作顺利的进行，这种工作性质

8、决定了教学秘书必须具有良好的沟通能力，不仅需要联系学校各部门机关和广大教职工，也需要收集来自基层的汇报和请示的问题。　　教学秘书的工作常常需要参加校内各种机关的会议，在工作的过程中可能需要和高校各个环节的人接触，再加上每个人的个性都是