公司档案管理规定.doc

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1、编号：GHDYL2-005A公司档案管理规定一、主要内容及适用范围规定公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。二、档案管理机构1.公司档案（《各部门档案管理基准》规定的须部门自行永久保管的档案除外）由综合管理部档案管理室统一管理。2.各部门日常产生的临时性文件、资料等由各部门自行统一管理。三、档案室主要职责1.制定或参与制定档案室工作的规章制度。2.对公司各部门文件材料的立卷、归档工作进行指导和监督。3.做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。4.配合公司各部门做好档案的借阅、复印及传递等工作。5.提高档案管理的水平和

2、技术，逐步实现档案管理现代化。四、档案的种类1．行政档案：（1）法规性文件：上级颁发、需公司执行的，或由公司颁布的各种标准、规章制度等。（2）公司的重大决议：由公司股东大会、董事会、监事会、总裁办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。（3）计划性文件：公司年度总体规划、各部门年度计划、月度计划、个人月度计划等。（4）总结性文件：公司年度工作总结、下属部门的年度工作总结、单项工作总结、调查报告等。（5）批示性文件：公司各部门各类批示性文件。（6）凭证性文书材料：公司各部门上报的、日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同、协议书等

3、的原始记录和文本。（7）证件性文书资料：法人营业执照、组织机构代码证、房产证、土地证、税务登记证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。　　编号：GHDYL2-005A（8）汇报性文书资料：公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。（9）声像制品资料：公司在经营活动或政治、文化娱乐活动中，以及在学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。2．工程档案：（1）技术性资料：各类工程图纸、竣工资料等。（2）土地许可证、开发资质证、施工许可

4、证、规划许可证、预售许可证等。3．人事档案：人力资源资料：公司及下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理，人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。4．财务档案及其管理：（1）财务档案包括：会计凭证、会计账薄、会计报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件，如合同、章程等各种财务会计资料。（2）财务部设专人负责财务档案的立卷登记，并定期将财务档案归至档案室。（3）财务档案的保管期为永久保存和定期保存两类。（4）当财务档案保管期满需要销毁时，由档案管理人员提出销毁意见，经财务部经理审查、副总裁批准后执行。档案管理人员编制

5、档案销毁清册和销毁时应由财务部有关人员和财务经理共同参加，并在销毁单上签名或盖章。（5）财务档案一律不允许带出室外，如有特殊情况确需带出室外复制时，必须经财务经理批准，并在四个小时内归还。（6）财务会计档案保管期限：①会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证保管期限为15年，其中：涉及外来会计凭证的为永久，银行存款余额调节表为3年。②会计账薄类：日记账保管期限为15年，其中：现金和银行存款日记账25年；明细账、总账、其他辅助账薄为15年；涉及外来的会计账薄为永久。③会计报表类：月、季度财务报告保管期限为3年（包括文字分析）；年度财务报告（决算）为永久（包括文字分

6、析）。④其他类：会计移交清册保管期限为15年；会计档案保管清册、销毁清册为永久；银行对账单为5年。五、移交周期1.财务部、投资管理等部门按规定在完成某项工作或某阶段工作后，即将资料按有关专业规定整理和立卷，自行保管期限满期后按规定的移交周期全部移交综合管理部，由档案管理员集中保管。2.公司各类证照申办后及各类协议、合同、对外报告、联系函等签章后，应立即交综合管理部，由档案管理员存档。　　编号：GHDYL2-005A3.除上述两类外，《各部门档案管理基准》规定的须部门自行永久保管的档案无需移交。六、移交流程移交部门填写《档案移交清单》（一式两份），移交部门与档案管

7、理部门各执一份。七、借阅流程借阅人填写《档案借阅申请表》，借阅1天以内由部门经理审批，超过1天必须由副总裁审批。八、档案销毁1.定期对档案进行鉴定，对确无保存价值的档案逐一进行造册登记后清理销毁。2.清理到期档案时，除档案人员外，须有综合管理部负责人参加。3.凡经销毁的档案除档案管理员签字外，还要经综合管理部负责人和副总裁批准。4.档案销毁可采用焚烧或粉碎销毁。5.销毁档案时，要防止档案遗失或泄密，需二人在场监销。6.监销人销毁档案后在销毁清册上签字。7.销毁清册要作为资料长期保存，防止丢失，以备查考。本规定经公司总裁办公会议批准后生效，由综合管理部负责解释和实

8、施。二O一八年一月　　编