如何应对外部审核.doc

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1、展辰新材料集团股份有限公司外审时注意事项——如何应对公司各类型认证外部审查一.公司认证目的：搞认证，不是简单为了拿到一张证书，而是做到真正运行质量管理体系（包括：9001、14001、OHSAS18001、CCC、I型环境标志产品等认证），提高企业管理绩效，增强市场竞争力，使市场认同，达到顾客满意，为公司带来效益。二、接受认证审核时，每一位员工必须要做到：1.知道应做什么事；2.知道如何做事；3.知道做事的依据；4.用记录证实所做的事；5.任何事都应形成循环（即PDCA模式：计划、实施、检查、改进）；6．任何过程

2、都有输入和输出。三、接受审核时应有的正常心态：1.不怕出现不合格，发挥出最佳水平；2.尽可能减少不合格；3.尽快纠正不合格，审核老师提出不合格应当即纠正，在审核老师离开之前完成纠正和改进措施。四.受审核人员在审核中的角色：1.20%听问题，听懂了才能回答对，没听懂就问审核老师，审核老师一般会换一个角度询问，一定搞清楚所问的问题；2.80%回答问题，回答时要谨慎。五.接受审核时回答问题的基本原则是：1.以公司质量管理体系文件为基础回答问题；2.以工作的实际情况回答问题，以质量记录为依据来证明；3.紧紧围绕提问的问题

3、，不要扯太远，语言简单明了；4.不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个质量管理体系。六.回答问题时注意技巧：1.只说自己的事，不说别人的事；2.只说该说的事；展辰新材料集团股份有限公司3.用证据说明问题；4.自信而又不失谦虚，多解释，不争论；5.有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。七.回答问题时应避免出现：1.不懂装懂；2.说别人的事；3.所说的不符合事实，拿不出证据证明事实；4.谋求帮助；5.对其他部门或人员进行底毁；6.争论不休不礼貌，可能会导致不好的结果。八.在正式审核到来之前，怎样做一下

4、突击改善：1.对现场进行卫生整顿等清理工作；2.保证现场使用的文件为有效版本；3.每个部门进行自查自改；4.每位员工对照文件，熟悉工作职责；5.给每位员工适当减压，使员工有轻松的心情迎接审核，才能发挥出最佳水平。九．对审核前的准备工作应如何开展1.全体员工清醒地、主动地、轻松自如的迎接审核；2.从各个方面体现一种与ISO9000族国际标准精神一致的管理水平（包括后勤安排）；3.努力体现一种真诚追求提高管理水平，不单纯为了取证的思想境界；4.使全体员工都注意体现谦虚认真的工作作风；5.应坚决防止在审核中推卸责任、转

5、移责任和不礼貌行为；6.使全体员工轻松自如时入审核，不要施加太大压力。十.对文件进行清理和准备：1.各部门管理和使用的文件应该整理，收起全部作废、不使用或与质量体系无关的文件或记录；2.使所有执行的文件和保存的记录按程序文件要求放到应到的位置；3.为审核组准备两套质量手册和程序文件；4.各部门管理和使用的文件相对集中在各部门；5.质量记录相对集中在责任管理部门或人员处；6.进行中的记录按正常程序运作。十一.在审核进行过程中如何采取纠正行动：1.力争在审核组离开前纠正不合格；展辰新材料集团股份有限公司2.当天提出，

6、尽可能当天纠正；3.自己提方案，自己纠正；4.经审核员确认可以接受。十二.在审核前对部门领导的要求：1.了解管理方针和目标；2.熟悉本部门的职责和相关的质量文件；3.熟悉本部门与相关部门的工作接口；4.熟悉对下属的工作要求和安排；5.熟悉本部门的质量工作情况。十三.在审核前对文件管理人员的要求：1.熟悉所管理的文件的范围；2.熟悉文件管理程序；3.熟悉文件修改情况；4.熟悉文件的归档；5.随时拿出所需的文件。十四.在审核前对重要岗位，关键工序的工作人员的基本要求：1.熟悉本岗岗位职责；2.熟悉依据的规范、程序等；

7、3.熟悉使用的工具、设备等；4.熟悉使用的统计方法；5.经过培训，持证上岗。十五.在审核前对一般工作人员的基本要求：1.熟悉本岗岗位职责；2.熟悉规范、程序等从事工作所依据的文件；3.熟悉工作中需要作的质量记录；4.熟悉工作接口；5.熟悉本组织的管理方针和目标；6.熟悉ISO9000、ISO14001、CCC、十环认证等标准的基本知识。十六.每一位员工回答问题时的心态：1.自信，相信所做的绝大部分是正确的；2.谦虚，承认个别情形会存在某些问题；3.不推卸责任。十七.正式审核时审核员经常询问的问题：展辰新材料集团股

8、份有限公司1.开始正式审核前，一般情况会让您先介绍部门的职责（注：此时已经开始正式审核，只是以另外方式探路）2.提问过程中一般情况很少用"是否"字眼提问，通常以开放式提问问题：如您是如何……；请问当产生不合格品时您如何处理？或请问您何时填写顾客投诉处理单？或请问您何时开展管理评审？等等，即遵循5W（谁Who何时When何地Where为什么Why要做什么事What）1H（如