新手如何学好与用好Word.pptx

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1、*第1章新手如何学好与用好Word》》本章导读Word是目前公司或企业使用率最高的文档编辑软件，也是办公人士必备的软件之一。对于初次接触Word的用户来说，要想在有效的时间内学好Word，需要掌握一些正确的学习方法。》》知识要点用好Word的十大误区Word技能全面提升的九大技法对于初级用户来说，在使用Word的过程中，经常会因为一些不良习惯造成一些误区，降低了编辑文档的效率，所以，要想用好Word，必须要有良好的使用习惯，这样才会避免落入Word使用中的误区。1.1Word使用中的十大误区1.1.1误区一：不会合理选择文档的编辑视图Wo

2、rd中自带阅读视图、页面视图、Web版式视图、大纲视图和草稿视图5种视图模式。大纲视图页面视图阅读视图Web版式视图草稿视图1.1.2误区二：文档内容丢失后才知道要保存很多用户新建Word后，就急急忙忙地输入文字内容，不对文档进行保存，当遇到Word程序关闭或电脑重启、死机等情况时，就会导致Word文档内容丢失，这时才后悔没有及时对文档进行保存。所以，对于新建的文档，应先进行保存，再输入文字内容，并且，在输入和编辑文档的过程中，还应该养成及时保存文档的好习惯。1.1.3误区三：Word页面显示的，不一定就会被打印在Word软件中，存在许多

3、非打印符号，另外，默认情况下，Word页面背景也是不能打印的。1.1.4误区四：增加空行来调整段落间距和分页通过按【Enter】键添加空行来设置段落间距，甚至在对文档内容进行分页时，也会选择增加多个空行来进行分页，但这种方式明显是不合理的，应该通过Word提供的段落间距和分页功能进行设置。1.1.5误区五：滥用空格键设置段落对齐和首行缩进在编排文档中的过程中，很多人根本就不知道空格键的作用，就滥用空格键添加空格。其实，在Word中，空格键的主要作用是对文档中的某些内容进行区分或空出位置，供人填写内容等。设置段落对齐应用段落对齐按钮设置首行

4、缩进应用特殊格式功能1.1.6误区六：标尺没有什么用武之地标尺最主要的作用是通过水平标尺上的4个滑块设置文字的缩进，如左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进等。1.1.7误区七：使用格式刷设置长文档格式如果使用格式刷来设置格式，不仅会降低长文档的编辑速度，而且非常麻烦。所以，在设置长文档的格式时，可以采用样式进行设置，提高工作效率。对样式进行更改后，所有应用该样式的格式都将自动进行更改，无须再使用格式刷一次次地进行重复操作了。1.1.8误区八：认为文档目录都是手动添加的很多人以为Word文档中的目录是手动添加的。其实不然，Word中的目录是可

5、以自动生成的，手动添加目录费时费力不说，还容易出错。1.1.9误区九：遇到编号和项目符号就手动输入很多用户在文档中添加项目符号和编号时，喜欢手动输入添加，其实，手动可以输入的项目符号和编号比较有限，当添加连续编号的段落增减后，编号不能自动更改，需要手动更改，非常麻烦，而且容易出错。所以，在为文档中的段落添加项目符号和编号时，可直接采用Word提供的项目符号和编号功能进行添加。1.1.10误区十：页眉页脚内容借助文本框输入很多人添加页眉和页脚内容时，直接在页眉和页脚处绘制文本框，然后再在文本框中输入需要的页眉页脚内容。其实，这种方法是不可取

6、的。可直接通过Word提供的页眉、页脚和页码等功能来实现，而且只有在页眉页脚编辑状态，才能对文档中的页眉和页脚进行编辑。手动添加的效果插入的效果用户在使用Word制作与编辑办公文档时，要想提高文档的编辑效率，达到事半功倍的目的，建议初学用户掌握以下技能，可以提升Word处理文档的办公效率。1.2Word技能全面提升的九大技法1.2.1Word文档页面设置有技巧就Word文档的制作流程来说，在文档中输入内容之前，就应该对文档页面进行设置，如对纸张大小、方向和页边距等进行设置，如下右图所示，这样再排版时，就可一次性编排到位。1.2.2不可小觑

7、的查找和替换功能在文档中，当需要对相同格式或相同的内容进行查看或修改时，可以使用Word提供查找和替换功能，它不仅可批量查找相应的内容，还可批量将查找到的内容替换成指定修改的内容，大大提高文档的编辑效率。1.查找和替换文本内容当需要对文档中多处相同的文本进行修改时，可以先使用查找功能对文档中的内容进行查找，然后使用替换功能批量对文档中查找的相同内容进行修改。2.查找和替换文档格式通过查找和替换功能，我们可以轻松将文档中字体格式、段落格式或样式相同的文本替换成指定的格式。3.查找和替换空行当文档中有多余的空行，且需要删除时，则可通过查找和替

8、换功能批量删除文档中多余的空行。4.查找和替换中英文下的标点符号在输入文档的过程中，经常需要在输入法的中英文状态下进行切换，当需要对文档中大量的中英文标题或符号进行修改时，可使用查找和替换功能