公司会议管理制度.doc

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1、XX公司会议管理制度第一章总则第一条目的为进一步规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，以便有效地提升公司运营水平，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于XX公司会议管理。第三条职责1、总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。2、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。第二章会议分类序号会议名称主题、特点类别主持人参加人1例会固定时间、固定回报。尽量解决即席提出的问题公司例会主办中心或部门

2、负责人部或门公司全体人员2动员会发言固定，没有讨论程序公司临时行政会议主办中心或部门负责人会议提拟人提拟3研讨会对某一课题或问题的探讨，不一定由结论公司临时行政会议主办中心或部门负责人会议提拟人提拟4鉴评审定或对某事物的价值、性能、质量鉴别，必须由结论公司临时行政会议集团总经理或其指定人会议提拟人提拟5专题会为某一专题而开，必须由结论公司临时行政会议提拟人指定会议提拟人提拟6评比会一般在年底或某一重大活动结束后召开公司例会人事经理会议提拟人提拟7总结会总结前一段工作，部署下阶段工作公司例会主办中心或部门负责人会议提拟

3、人提拟8汇报表下级向上级或有关人员回报公司临时行政会议会议提拟人指定会议提拟人提拟9调度会任务安排，人员派遣公司临时行政会议会议提拟人提拟会议提拟人提拟10部门例会各中心或个部门固定回报程序部门会议主办中心或部门负责人自定第三章会议管理第一条会议提拟与审批1、公司月度例会无需提拟与审批。2、公司临时行政会议、公司年度例会由集团总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、集团总经理批准。3、部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。第二条会议计划与统筹1、凡经办已列入计划的会议，如需改

4、期，或遇到特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提请2天完成会议提拟和包皮手续，并报请总经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。2、会议安排的原则：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。3、各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第三条会议准备1、会前筹备（1）会议筹备方案的拟定。（2）检查会务的筹备情况。A会议准备是否充分B会议期间能否排除各种干扰C环境条件与用品准备（如：文具、茶水、毛巾等）D文件材料的准备情况

5、E会场布置情况的检查F会议保卫工作的检查（3）审核会议文件。A审核会议文件的准确性和完整性B审核会议文件的具体内容（4）拟定会议的应急方案。内容应包括：人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题。2、会中服务（1）提示会议按计划进行。（2）监督会议经费的使用。（3）处理会中突发事件。3、会后落实（1）会议工作总结。（2）会议评估。4、会议通知遵照以下规定：（1）已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由主办中心按计划表直接通知与会人。（2）属于下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知

6、：a未列入月度计划而临时提拟的会议b虽然已列入月度计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等做特别说明c其它提拟人认为用哪个另行通知的（3）会议通知一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。（4）会议通知形式一般为电话通知。但需要对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。会议分期会议召集方案会议出席方案会前明确会议目标、制定会议计划、进行各项会议准备。如：安排会议内容、选

7、择会议时间和场所、挑选会议人选、与有关人员进行联络、准备会议文件、发出会议通知、准备会场等掌握相关信息，做出必要的会议准备。如将会议时间列入自己的日常安排，确保出席会议、清楚地了解会议的目标及会议安排、知道自己在会议中应该发挥的作用并做好充分准备会中按时开会，保证会议取得预期结果。具体包括对会议进程及气氛进行控制引导、提供必要的设备和信息、提供会议服务、对每一阶段的讨论进行总结，做会议记录，保证每个出席人清楚地知道讨论结果等按时出席，积极参与，遵守会议纪律。具体包括按时出席会议、不开小会、不跑题、遵守会议纪律、认真倾

8、听并对有关内容进行记录、积极参与、适时提出自己的意见或问题等会后完成会议善后工作，对会议所达成的决议或布置的工作进行落实追踪。如清理灰尘、整理会议文件、编写会议纪要、对会议进行总结等，另外还要按照会议讨论并决定的事项开展工作。针对评估意见采取改进措施。按照会议决议及分配的任务开展工作。如向有关人员转达本次会议信息，分配布置工作。按照会议讨论并决