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时间:2020-08-12
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1、----------------------------目录.......................................2一、效能管理法.................................4二、艾维·李的效率法...................................5三、一周时间运筹法......................................6四、办公室的5S...................................7五、计划的杠杆原理.......
2、..............................9六、时间管理细则精选资料----------------------------学习导航通过学习本课程,你将能够:●学会时间管理的科学法则;●掌握减少突发事件的方法;●了解如何提高办公室的办公效率;●认识到善用空闲时间的重要性。时间管理的法则一、效能管理法分析事件的重要与紧急情况,就是阐释效率和效能的关系。根据轻重缓急可以将事件分为四类,如图1所示:图1象限时间管理法示意图1.四象限时间管理A类事件既重要又紧急,B类事件重要但不紧急,C类事件紧急但不重要,D类事件
3、既不重要又不紧急。处理这四类事件的顺序依次是:A类事件→B类事件→C类事件→D类事件。在管理者的工作中,纷至沓来的A类事件总是让人感到棘手,为什么会出现如此多的A类事件?是哪个环节没有做好呢?A类事件频发的原因管理专家研究发现,A类事件一般是由错误处理B类事件导致的,也就是说,当重要但不紧急的事件未得到妥善处理时,就会越来越紧急,随着时间推移,最终转换为A类事件,当转化发生后,经理人只能停下手边的工作,全力以赴地处理A类事件,之后再回到原来的工作上。这种管理不善的情况就不停地循环出现在经理人的时间表。精选资料--------
4、--------------------值得注意的是,人们往往未能妥善处理B类事件的原因是被C类事件遮住了眼睛。经理人往往要花费50%左右的时间处理琐碎的杂事,也就是C类事件,又花费50%左右的时间处理A类事件,于是经理人就在C类事件和A类事件之间来回奔波,成了时间管理的救火队员,将B类事件扔在一边,无暇顾及。避免转化的方法要想避免B类事件转化为A类事件,一般可以采用的方法包括:压缩:完成事件的核心,或简化完成该事件的步骤。替代:寻找比此事件更重要或更紧急的事件,或以更有成效的事件代替该事件。授权:将事件的处理权授予他人,由
5、他人代为处理。先做:依照重要性区分事件,相对于C类事件来说,先做B类事件。舍弃:舍弃重要程度和紧急程度都不高的部分事件,用更多时间完成其他工作。增加:增加时间和工作量,全力以赴地完成重要事件,使处理结果更加完美。改进:改进部分事件的性质,尤其需要将A类事件改成B类事件。杜绝:杜绝不重要且不紧急的事件的发生。确保:确保重要事件能保质保量地按时完成。聚焦:安排专门的时间段,集中精力处理重要事件。少做:不重要的事件要尽量少做。不做:不予理睬既不重要又不紧急的事件,甚至可以牺牲部分利益。时间分配对于四类事件,经理人要掌握好时间分配的
6、尺度。合理的时间分配如图2所示:图2时间分配示意图对于既紧急又重要的突发事件,需要安排20%-25%的时间,且一定要控制在25%以下;对于重要但不紧急的事件,需要安排65%-80%的时间,也就是将绝大部分时间花费在这类工作上,把重要但不紧急的工作当做既紧急又重要的工作去做;对于紧急但不重要的工作,需要花费15%的时间处理;对于既不紧急又不重要的工作,则要花费1%甚至更少的时间去做。2.艾森豪威尔的时间管理原则精选资料----------------------------艾森豪威尔认为,对A、B、C、D四个象限的工作应该采取
7、不同的应对措施,如图3所示:图3艾森豪威尔的时间管理原则第一,A类既紧急又重要的突发事件,本人做,且立即做;第二,B类重要但不紧急的工作,本人做,且花费大量时间做;第三,C类紧急但不重要的工作,尽量不自己做,委托给别人做,如果必须自己做,则要减少工作量;第四,D类既不重要且不紧急的工作,扔进废纸篓,不做。3.4D原则4D原则与艾森豪威尔的时间管理原则不谋而合,面对A、B、C、D四类工作,要采取不同的原则:A类工作要马上去做,也就是Doitnow;B类工作可以以后再说,也就是Doitlater;C类工作要授权给别人做,也就是D
8、elegate;D类工作则干脆不做,也就是Don’tdoit。二、艾维·李的效率法在经理人时间有限、资源有限,而工作任务不可取舍的前提下,经理人要想有效地利用时间,就必须对工作有所取舍,选取最重要、最有价值的工作执行。美国管理学家艾维·李提出了“10分钟6件事效率法”,这种时间管理法也被译
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