财务分析软件应用第4讲课件.ppt

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1、第三节数据处理与分析Excel提供了较强的数据管理和分析功能。由于Excel的工作平台是工作表，如果任意存放数据，这将为数据的处理和分析带来不便，因此使用Excel处理数据之前，要将数据依照“数据清单”的要求存放。一、数据清单数据清单由标题行（表头）和数据部分组成。数据清单一般具有以下特性：1.第一行是表的列标题（字段名），用不同的名字加以区分。2.从第二行起是数据部分（不允许出现空白行和空白列）3.每一行数据称为一个记录。每一列称为一个字段。4.一个工作表最好只有一个数据清单，且放置在工作表的左上角。并且与其他数据之间应该留出空白行和空白

2、列。二、记录的筛选、排序1.记录的筛选数据清单经过筛选后，只显示那些满足条件的记录，不满足条件的记录被隐藏。（1）自动筛选、取消自动筛选。“自动筛选”事在相应的字段设置条件，最后只显示那些同时满足在各个字段中设置条件的记录。取消筛选条件的操作是：单击已经设置条件列中的下拉按钮，选择全部。取消“自动筛选”的操作是：数据、筛选、自动筛选。（2）高级筛选。用“高级筛选”可以在指定的字段中设置多个条件，且各字段的条件可以是“与”（同时满足）关系，也可以是“或”（满足其中之一）关系。用“高级筛选”要确定三个区域：数据清单区、条件区和结果区。对条件区的

3、规定：第一行字段名或对数据清单中字段名地址引用。从第二行开始设置筛选条件：筛选条件出现在不同行，为“或”关系；筛选条件出现在同一行，为“与”关系。2.记录的排序记录的排序是按照数据的大小（升序或者降序）重新存放数据清单中的数据。（1）排序原则数值型数据排序：按数值的大小字母排序：按ASCII码比较大小（A

4、法是：光标定位在要排序字段的任何单元格（在Excel中不要选定字段，否则其他字段不会跟随排序）单击常用工具栏中的排序按钮。注意此排序是所有数据的排序，不是只对一列数据进行排序。（3）多关键字排序。用“排序”命令对数据排序，最多可以对三个字段设置排序条件。同时，可以设置汉字按字母、笔画、或者自定义的顺序排列。三、分类汇总与数据透视表1.分类汇总分类汇总是指对一批数据进行分类后，按不同类别的数据得到统计结果。统计结果包括分类后的总和、数量和平均值等。若对数据清单某个字段按升序或降序后，实际上已经按该字段的值分类，即该字段中具有相同的值已经排在一

5、起。必须注意的是，分类汇总前必须先按分类字段进行排序。只有具有同一个值的数据集中排在一起，分类汇总才能得出正确的结果。2.数据透视表数据透视表是对原有的数据清单重组并建立一个统计报表。数据透视表实际上是数据排序、筛选和分类汇总的三项操作的结合。在创建数据透视表之前，需要先去掉所有的筛选和分类汇总的结果。例如可以按照不同的“性别”统计“年龄”、“受教育水平”情况；按照“职务等级”统计“年龄”和“工资情况”等。（1）建立数据透视表。创建数据透视表的具体操作步骤第一步：鼠标定位在数据清单中的任何一个单元格。第二步：选择“数据”菜单中的“数据透视表

6、”，屏幕上出现“数据透视表向导”，选择数据源，默认为“MicrosoftExcel数据清单或数据库”。第三步：选定数据区域。第四步：在如下的对话框中，按题目要求，将对话框右边显示的字段名拖到“行”，“列”，“数据”和“页”位置，点击确定生成透视表。建立数据透视表的操作非常简单。关键是将字段名正确的拖动到数据透视表框架的四个特殊区域。需要注意的是，由于系统默认的数值型数据的汇总方式为“求和”，因此求平均值时要改变汇总方式。操作是：鼠标右击结果值或者鼠标右击字段名。在“数据透视表”对话框中改变字段的汇总方式，得出计算结果。（2）编辑数据透视表。

7、数据透视表建立后，鼠标单击数据透视表中的任何单元格，显示“数据透视表”工具栏。添加“统计字段”：将“数据透视表”工具栏的字段名拖动到数据透视表相应的位置即可。移除统计字段：将数据透视表中的字段名拖出数据透视表即可。修改统计方式：鼠标右击要改变的统计结果数据中的字段设置选择显示的分类项：单击字段名旁边的三角按钮，选中要显示的分类项。（3）更新数据透视表。如果原数据清单中数据被改变，不会自动更新数据透视表中的统计结果，也不允许用手动方式修改，使统计结果失效。更新“数据透视表”统计结果的操作是：光标定位在数据透视表，单击“数据透视表”工具栏的叹号

8、按钮或数据菜单中的更新数据。四、用假设方法求解为了达到一个预期的结果或者理想的目标，往往事先作出一些假设。下面介绍几种在Excel中用假设的方法对数据进行分析，为决策者提供决策理