竣工资料的归档整理课件.ppt

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时间:2020-07-21

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1、竣工资料的归档整理一、前言按照交通部《公路工程竣(交)工验收办法》的要求,公路工程建设项目交工前应完成竣工资料的编制工作(第八条的第五项),并且对竣工资料的编制内容提出了比较具体的要求,从目前大多数项目的实际情况看,到交工时能完全按此要求编制完成的可能性很小,其原因主要如下几点:1、由于行政领导的干预,工程实际完工日期到交工日期的时间差太小,有些资料确实很难随工程完工而整理完资料。按《办法》要求,交工验收报告要提前15天提交给交通主管部门备案,要做到这点,工程完工到交工(交付使用)要20——30天的时间,现在看,比较难。2、业主对竣工资料的要求不太明确,招投标文件中的要求不明确,项目执

2、行过程中督促、检查不够。3、施工、监理单位内部管理机制所制约,施工过程中只重视工程现场的实体工程(进度、成本和质量),对资料的利用和编制都没有真正重视,这是企业内部管理的弊病。 4、不可否认,交通部《办法》对竣工资料的编制要求存在一定的不足,与实际工作相差甚远,给资料编制工作造成了较大的麻烦。 5、在交工时,对于交工和竣工资料不可能完成。 针对这些问题,在目前情况下,该如何进行竣工资料的编制,在此阐明自己的观点,仅供同志们参考。二、资料编制的原则1、真实、全面、整洁; (有的认为“准确”也应是原则,我认为在整编时“真实”为主) 2、对应统一,便于检索; 单位自己的各个部分,相应单位之间

3、,编制顺序、内容统一,目录清晰,达到便于检索的保存目的。 3、满足《办法》的规定要求。三、资料编制说明应当说按照《办法》规定的“目录”要求,对工程中所发生的资料进行分类整理、编制即可,但是,“目录”要求也不十分全面,也有一些应注意之处。首先说明的是,实际发生工程(工作)内容,而目录中没有列出的,按照资料类别放到相类似内容中或排列其后即可;另外,“目录”中有的条款实际是综合性的,实际编制时应拆分开编制,如:第一部分中第二——3款“环保工程验收文件”,应当包括绿化工程。“目录”把所有资料按五部分进行了分类,按照档案验收的要求,一般按“卷”或“篇”、册、分册编制和装订,一般每册(本)不超过1

4、50—200页。以下按“目录”的五部分进行说明。第一部分:综合文件本部分内容主要有业主单位编制,一般说不应该存在问题,而实际上存在的问题比较多,主要是原始的“真实性”不够和“全面性欠”缺。因为这部分内容文件型内容多,而施工过程中对文件的保管一般重视不够,并且对于工程的文件来自不同的部门,接受部门不仅是业主,从而原始文件容易丢失,有的是搜集不全,有的是没有原件(有的文件作为业主确实得不到原件,而此内容又非常重要,不可不要,那么就应在复印件上注明原件所在单位)。为了保证齐全,工程开始后就应当对所要求内容进行专门的搜集管理,全部等到最后就很难搜集全面,工程中哪一个部门或哪一个人确实需要常用此

5、文件的,应当使用复印件,非原件不可的,应通过借用手续限制时间退还。*一——3款,“各参建单位总结报告”,按旧办法,对此内容有要求,但是拿出来单独编制的就是建设、设计、监理和一个施工单位的代表,现在就要所有的单位即各个合同段的承包单位都要写好编制在此,以往的项目情况看,这里容易出现的问题是内容不统一,工程规模、工程量、开工时间、合同价等等,同时考虑到竣工的汇报问题,仍须有一个单位对所有施工总结进行汇总总结,好在会上发言用。*“二、单项工程验收文件”,再此均看为交工验收文件,按合同号进行交工;不可同类项目合并;环保工程中包括绿化工程; 由此可见,新《办法》表面看交工验收简化了,实际上是工作

6、量增加了很多或者说具体详细了很多。 机电工程和房建工程为单项验收,单独进行即可,而环保工程和档案为专项验收 *“二、建设依据及上级有关指示”,此部分内容主要是业主的搜集编制工作,前面说过,这部分内容的问题是不全面、无原件等,原因主要是项目文件来源多,主要收文单位并不是业主一家,况且我省目前情况是项目法人下还有一个项目执行单位。 无原件的,在复印件中注明原件所在单位。 *“四、征地拆迁资料”,到竣工时应当办理好所有手续。 *“五、工程管理文件”,实际所容易存在的问题与“二”同。有一个项目,自己下发和上报待批的文件,档案中用的是草稿第二部分、决算和审计文件此部分内容是财务专业的内容,表

7、格和内容均是统一的要求。第三部分、监理资料“目录”把监理资料分为六部分,应当说这六部分很不全面,作为文件要求,又不好列全面,所以就列了一款“五、其他文件”,实际应叫“其他资料”更有概括性。 *“一、监理管理文件”:有关本项目的监理人员管理的各项制度、文件,按照时间顺序进行排列整理即可。*“二、工程质量控制文件”:应当说按照“目录”,此部分内容所列缺项最多,如:监理指令、交工证书等都没有列出,因此,建议把“2”分解重新编排如下:二、工程质量控制文

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