文件管理中心 工作规范.pdf

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1、文件编号文件名称文件管理中心工作规范文件版本页数/总页数制/修订部门品管部制/修订日期生效日期分发部门√总经理√研发部√品管课√生技课√制造部√文管√行政部√业务部√√仓储课√采购课√中心修订记录序号页次内容制订审核核准日期制订审核核准文控发行章页码：1/9文件编号文件名称文件管理中心工作规范文件版本页数/总页数制/修订部门品管部制/修订日期生效日期第一部分目的【本规范为《文件与资料管制程序》】的附件为了规范品质体系文件，使客户，供应商，其它来源，内部之资料文件得到有效控制，防止失效和作废文件被误用，在需要的场合能及时获得最新且正确的资料，保障

2、公司标准化管理有效实施与持续改进。第二部分适用范围1.本公司内所有与质量管理体系有关的文件（包括外来文件及电子档文件）。2.供应商及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。3.其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准等）。4.确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。第三部分定义注释3.1受控文件：直接影响产品质量,需使用，但要审批才能发行的文件、资料。它包括：质量方针，程序文件，产品档案，规格书，结构图，包装工程图，作业指导，检验指导书，规章制度，岗位职责等一，二，三，四文件；3.2非受控文件：不影响

3、产品质，不需执行的文件或资料，如各类参考资料。包括各种设备说明书，工作表单，工作报告等参考性资料。第四部分权责4.1负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。4.2制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。4.3负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。4.4做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。4.5严格执行保密制度，做好文件资料密级划控、守密、解密工作。第五部分作业流程5.1对移交到文管中心的各类文件进行分类，标识，发放，回收，销毁，记录，归档保存

4、有序作业；文件分类大至如下：管理文件:各职能部门形成的管理规范性文件；内部文件技术文件：描述产品信息，生产作业，检验测试进行标准化规定的文件；1.国际国家地方行业标准、法律、法规等；文件2.顾客供应商提供的各种图样、产品技术要求等；外来文件3.顾客供应商或有关组织指定的各种表格、单据等；普通文件：不需要特殊方式解密，破解，翻译，可以直接打开，阅读，发行的文件，公开有助于公司利益。内部文件机密文件：需要解密，破解，翻译才能阅读，需严格审核，才可发行与阅读的文件，一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害；页码：2/9文件编号文件名称文件管理中心

5、工作规范文件版本页数/总页数制/修订部门品管部制/修订日期生效日期5.2内部文件管理：对文件【纸档与电子档】分类存放，编写目录，标识清楚；5.3受控标识：5.3.1发行申请：制作单位申请：文件制作单位递交文件发行申请单与有相关部门主管签名确认，【一、二阶文件须经总经理核准签名】通过的文件原稿；使用部门申请：对没有发行过的文件，由使用部门到文管中心登记，文控中心报请相应的制作单位制作发行；对遗失或者报废补发，按第5.3.14/5.3.15说明补发；5.3.2文管审核：文件申请单注明文件称名称，页数，是否回收旧文件；文件格式要正确，即:公司抬头，名

6、称，制/修订部门，制/修订日期，文件版次，页数/总页数，生效日期等内容正确且格式要统一；文件上的文字，图案，印刷内容清晰可辩，不缺页跳页，重复，无涂改，已经审批；电子档文件要能正常打开，机密文件需要注明；再版文件需有更新说明。5.3.3文件编号：严格按《文件与资料管制程序》第6.1.1执行。5.3.3文件复印：按文件发行申请数量复印，原稿保存，复印件发放。5.3.4盖文管章：在文件原稿，复印件每页右下角发行章位置盖圆形，红色文管中心发行章。5.3.5发行文件：文件制作单位填写文件发行申请单，经部门经理，总经理审批后，交由文管中心按单发行，文管中

7、心在纸档，电子档右下角盖红色的“文管中心发行章”后复印分发，普通纸档文件只发正本黑白复印件，作业指导书类工艺文件，需发行完全相同已签核的彩色文件，规格承认书，结构图包装工程图，作业指导书类工艺文件的同时上传到ERP系统，文件对应的品号里面。5.3.6发行与回收：发放新文件，一定要回收旧文件，并在《文件发行与回收记录表》上有发行与接收双方签名确认，署名日期，电子档图文文件以ＰＤＦ格式加盖电子发行盖上传到管理系统，在ERP系统能够在品号上直接查阅。5.3.7文件借阅：副组长级以上人员可到文管中心借阅文件，借阅时，按《文件借阅记录表》要求填写记录并签

8、名确认，文管中心要纸档与电子档同步记录借阅明细。5.3.8借阅期限：一次为≤3天，如果超过3天，仍需借阅，需重新填写借阅记录。5.3.9文件归还：必须