会议工作细节范例(15页).doc

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1、会议工作细节1．活动的主旨、规范和预算2．招待对象的层次和参加人数（查对邀请回函）3．活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动撞档？）4．筹备单位及活动的负责人5．活动作业分工明细6．会场的预订包括主会场、开会场地、洽谈室、展示场、来宾休息室、主办单位休息室（干事、办事员）、演艺人员休息室7．制作来宾名册包括姓名、地址、公司名称、电话、职衔等的核对8．邀请函包括信封邀请卡回函明信片纪念品兑换券停车券指引地图点心券餐券订制张数（多印２０％的备份）信封书写作业投递作业承办员投递日期（要以活动日期的二三个星期前寄达对方为原则）9．纪念品方面包括纪念品的选定决定包装纸外包装书写作业礼品题款

2、作业姓名书写作业蝴蝶结装饰作业雕冰花饰胸花礼品包装作业订制数量（要多出２０％的备份）10．接送效能工具方面包括飞机火车巴士轿车11．红包（给司机、演艺人员的）12．会场布置13．宴会的形式包括餐桌入座式自助餐入座式半入座式自助餐14．料理样式15．雕冰（原色、彩色）16．饮料包括餐前酒威士忌鸡尾酒啤酒（罐装或生啤酒）饮料类吧台餐车餐车女服务生干杯用的酒类（国产酒或洋酒）17．香烟方面（国产或进口牌，特别订做烟盒）18．菜单的印制19．花饰方面包括花圈花篮桌上花饰旗袍各国民族的衣着馈赠用花束典礼台花饰礼桌花饰文字花饰吊挂花饰蜡烛展示品饰花礼花（献礼用）20．园景制作包括西式园景东方园

3、景租借盆景①观叶盆景②观花盆景茶几遮阳伞21．看板、标示板类包括（1）欢迎看板（2）大门看板（3）方向标示（4）专用停车场标示牌（5）受付处看板（6）会场入口处欢迎光临的拱门（7）典礼台看板（8）展示商品说明标示牌（9）会场内指引标示牌（10）社徽、商标看板（11）国旗、社旗、大会旗22．拍照摄影方面包括纪念照片快照记录摄影拍立得照片（拍照女服务员）23．选择桌子（选用圆桌或方桌）24．座位顺序包括桌面标示卡桌面标示卡的书写作业印制座位配置表25．胸章、名牌方面包括颜色、大小、种类的选定公司名称、职衔、姓名的书写作业26．女服务员着装方面包括洋装安排演艺人员、乐队27．表演人员28

4、．女性公关人员29．住宿安排方面包括安排来宾的住宿（套房、单人房、双人房）主办人的住宿问题演艺人员的住宿预订房间妥善分配房间30．特设专用柜台31．支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费）32．安排用餐方面包括住宿者的用餐事宜来宾、司机的用餐问题服务人员的用餐演艺人员、乐队的用餐问题33．活动行程方面包括司仪开场白主席致辞来宾致辞举杯同庆余兴节目朗读贺电致谢辞活动行程表的标示活动行程表的书写工作播放背景音乐放映宣传影片、幻灯片34．服务柜台的工作方面包括来宾出缺席的确认发放胸章发放活动行程表主席迎宾作业引导来宾到休息室发放座位牌发放纪念品接待大众传播人员设置暂时电

5、话来宾签名纪念35．表演节目的总预算方面包括本单元的活动企划节目策划及演出节目执导会场布置节目主持人舞台灯光灯光设计灯光器材舞台装备主要舞台特设舞台回转舞台舞池舞台设计及设工音响方面音响设计音响器材立式麦克风桌上形麦克风无线电麦克风录音机音箱放大器音响操作员录音现场侧录音36．摸彩活动方面包括摸彩方法摸彩箱摸彩券摸彩服务员奖品给付方法当场核发散场时核发送到家邮寄37．演出节目的彩排38．新的工厂、公司落成庆祝喜宴包括停车场收付柜台设置场地向导、招待、解说人员活动行程表指引标示说明标示牌料理、饮料服务人员39．会场方面包括会场布置典礼台讲台讲师制作人幻灯机放映幕灯光布置笔记用具资料的

6、分发资料的披露样品、试用品、展示品麦克风录音作业同步翻译机茶水点心（咖啡甜点）用餐事宜40．展示会方面会场布置演出计划展示、装饰计划邀请函、ＤＭ的制作游艺节目选定搬运公司迁入计划（当天或前天）装设计划（当天或前天）①展示商品②展示器具③电气工程、安装工程制服解说体系①海报②说明书③解说员④说明标示牌⑤实地表演迁出计划（当天或隔天）用餐问题茶水点心的招待工厂、公司落成说明接待记录采访人员接送交通工具联络有关官方机构和邻居打招呼装置临时电话给水、排水的设备电源、煤气的准备冷暖气设备桌椅桌巾照明设备音响设备游艺节目纪念品洽谈室接待记者采访人员41．服装西装制服42．支付旅馆费用方面支付的

7、日期汇款、前来收款当天支付现金出纳员43．旅馆事务方面的承办员包括主办人员餐宴预约办事员餐宴服务经办员住宿服务经办员预约定房经办员