论当代秘书必备素养和能力(3)(1).doc

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1、论当代秘书必备素养和能力【内容摘要】随着现代社会的飞速发展，秘书职业呈现出服务领域广、层次多，要求高的特点。用人单位在为找不到“拿来就能用”的文秘人才而焦虑，难招到合适的能胜任的人才。为满足现代秘书工作的需求，本文针对现代秘书所面临的环境，分析了国外秘书的发展趋势以及我国现代秘书存在的不足，提出了当代秘书工作所必备的素养：具有强烈的责任感、事业心；对工作充满激情，具有锲而不舍的进取精神；具有一种淡泊名利、任劳任怨、甘于奉献的崇高境界；具有谨小慎微而又雷厉风行的工作作风；养成善于思考、勤于学习的生活习惯；跟随时代潮流，与时俱进

2、，掌握先进技能。同时在工作中要强化服务和实效意识，从而提高自身的综合素质。【关键词】秘书素养能力一、秘书的定义“秘书”一词由来已久，涵义亦颇多。此词源于拉丁文SeevetVius，其意是可靠的职员。我国古代，“秘书”指宫廷中的藏书，班固的《汉书》曾提到“御史掌秘书”、“刘歆校秘书”，这就是指图书典籍。后来其义逐渐演化为答理宫中藏书的官吏。欧美一些国家的高级秘书则相当于长官。1997年12月劳动部颁发的《秘书职业技能标准》给秘书下了一个定义：“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。

3、”后面说明适用范围：“本标准适用于在机关、团体、企事业、涉外机构等组织中，从事秘书工作的人员，也适用于有志从事秘书工作的人员。”在同时由劳动部国家职业技能鉴定专家委员会组织编写的《秘书工作概要》教材中，对广义的秘书的逻辑定义：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的事务与信息助手”。这是首次由国家的领导机关给秘书作出的定义。这也是充分吸取了理论界的各家之长。理论界也好、《辞海》、《辞源》也好，尽管各说不一，多数意思倒也并无很大的差别，说到底秘

4、书总不外乎是领导的助手之一。二、国外秘书职业的发展趋势（一）社会化秘书不仅广泛存在于政府机关、企事业单位、社会团体和领导身边，而且渗透到社会每个角落。美国和英国私人雇佣秘书尤为普遍，从政府官员到企业主管，从演员到运动员，从律师到医生，几乎都有私人秘书。在美国，26种职业中秘书的就业增长率占第一位，秘书工作已不仅是一种职业，而且已发展成为一种新兴的行业。秘书虽不属于某一行，但又为任何一个行业所必需。（二）专业化社会政治、经济的变化和科学技术的迅猛发展，要求秘书工作能全面适应复杂多变的环境，否则将难以协助领导做好管理工作。办公室

5、工作自动化、现代化、“无纸化”的发展趋势，使秘书工作的专业化进程不断加快。美国的秘书职业共分41个大类14个工资等级。其中，秘书、一般文书管理、一般通讯管理、密码编制、译码设备操作人员为6级。6级以下（含6级）工作较单纯，技术要求较低；6级以上工作较复杂，技术要求也较高。专业分工之细还表现在同是文书人员又分为一般文书人员、函件文书人员、记号符号文书人员等，同是办公机械操作人员又分为打字(文字录入)人员、电动排字机操作人员、簿记机械操作人员、传真机操作人员、电话接线员等。职位分类在秘书工作实践中起到了培养良好的秘书职业素养的作

6、用：一方面打破了“一个领导、一个秘书”的传统组合关系，使具有某方面专长的秘书在这方面能同时为几个领导服务，并高效地完成本职工作；另一方面为秘书人员的定级、鉴定、定薪提供了客观依据，为秘书人员的专业学习和培训指明了方向，能使秘书从业人员有针对性地学懂、学精某一方面的知识和技能。（三）现代化在第三次浪潮的推动下，一些发达国家正在迅速地向一个全新的“三C四A”社会迈进。所谓“三C”，就是通信化、计算机化和自动控制化；所谓“四A”，即工厂自动化、办公室自动化、家庭自动化和农业自动化。其中，办公室自动化使秘书工作中许多常规的手工操作逐

7、步地被现代化手段所代替。在国外，一个得力的秘书加上自动化办公设备其工作效率是惊人的。在美国、日本和西欧各国，公文投递、传阅、处理已大量采用电子计算机；企事业单位的业务会议也用电传设备进行，与会人员不必集中即可在不同地点甚至不同国家开会；领导的指示可以用听写机自动打成文稿，再由秘书加工润色。（四）女性化在一般秘书（指各个层次中从事一般秘书工作的人员）中，女性居多，这已成为港台及国外秘书职业的一个显著特点。秘书工作是为领导者服务的，从根本上说秘书职业属于服务性职业。女性具有耐心、细心，感情丰富、细腻，善交际，手指灵巧，长于理性思

8、维，对各种艰辛与压力的承受能力强等特点，从这种意义上讲女性比男性更适宜从事秘书工作。三、我国秘书职业化特征2000年3月16日，中华人民共和国劳动和社会保障部，发布了《招用各种从业人员规定》，决定从2000年7月1日起，凡规定中涉及到的各行业的技术种类和有关人员，上岗必须持有该部颁发的职业