文秘基本功

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1、文秘基本功之②会议通知会议通知是办会的重要环节，也是我们日常工作之中经常要做的一件小事，那么为什么要把这件小事单列成文呢？因为这件小事决定着会议组织的效果，还可以反映出通知者的综合素质，因此还是决定总结一下，希望能为初入秘坛的朋友们带来一些启示。一、会议通知前要搞清楚哪些事？新人初到机关工作，初来乍到，大多情况下都是从打扫卫生，扫地烧水这些事情做起的，真正接触到实际工作可能就是从通知会议和写信息、简报之类的小豆腐块开始的，这是机关工作最平常、最繁杂的事项，但是也是锻炼一个人熟悉适应工作环境，融入组织的良好开端，因此做好会议通知工作事关个人形象，一定要谨慎细心。在会议正式通知前，一定要熟

2、知会议概况，主要包括时间、地点、主题（研究解决的事项）、议程（会议按照什么程序或者步骤进行）、出席领导、参会范围以及对参会单位的要求，因为被通知单位很有可能会反问你很多问题，如果你答不上来，或者遇到问题就问领导，只能给人留下不操心、不仔细的坏印象。二、如何做好会议通知？会议通知的基本要求是做到礼貌、简介、准确，切忌啰嗦、拖拉及情况不清。常规情况，您好，我是XX单位，有个会议通知请记录。明天上午8:30在市政府X楼会议室召开2014年重点项目交办会；出席会议的市领导有：xxx；请你单位分管领导参加，并准备书面汇报材料30份，做好汇报准备；8:20以前入场完毕。通知结束后，一定要询问被通知

3、单位接电话同志的姓名，便于跟踪询问（这是新手容易忽视的地方）。休息日、节假日通知会议，除了按照上述要求外，在正式通知之前，还要的表示歉意。大型会议的通知，一般采取分组分层次通知的办法，党委口的党委办负责，政府口的政府办负责，其他的企事业单位由活动组织方负责，这样做的好处是能够节省时间，提高工作效率，分组通知后，一定要有人负责汇总反馈情况。领导的通知，规格较高的领导由党委办负责通知，局级领导可以直接通知（一般通知其单位办公室由办公室负责），如果情况特殊需要直接通知领导本人的可以打电话通知，领导没有接电话可以发信息通知。三、其他需要注意的问题（一）掌握好会议通知的时机。刚上班的同志积极性很

4、高，接到任务往往会马上行动，但是，在实际工作中，会议信息变更的情况很多，因此要根据实际情况，掌握好会议通知的时机，既不能过早，也不能过完，影响会议的组织。（二）会议临时变动要及时更正。在日常工作中经常会遇到会议时间、地点变动的情况，这个时候作为办公室工作人员一定不要嫌麻烦，要抱着负责的态度，及时将会议变更信息及时反馈通知对象。（三）做好反馈情况收集。反馈信息关系到会议组织的效果，一定要收集好会议反馈情况，并及时报告领导，以便把最新的指示精神传达给参会单位。文秘基本功之③会务服务一、会场布置。会场布置是会务服务的基础工作，重点要把握以下几个方面：一是会标的制作。会标的制作一般不需要我们操

5、太多的心，只要把会议名称搞准以后，及时发给宾馆的商务中心或会议室管理部门即可。但是，不要过分的信赖他们，毕竟他们只负责干活，不负责把关。会标直接面对参会单位，事关对外宣传的形象问题，所以一定要细心检查，看看字有没有漏，字的笔画有没有漏，因为宾馆采用打印的办法制作会标、横幅很可能漏掉一个点或者一横，那出了丑，还是会议组织者的责任。二是座位示意图的制作。规模较小的会议一般不专门制作会议座位示意图，但对于一些大型会议，为了维持良好会议秩序，不仅需要制作座位示意图，甚至还要求摆座位牌，对号入座，这就给我们的会务服务工作造成了一些困难。其难点在于参会人员信息的反馈和座次的安排问题。因为参会人员信

6、息反馈往往变动性很大，所以在编排作为示意图时，要掌握好时机，一般要等大部分信息确定后再开始编排，避免做无用功，回过头来还要重新安排。对于变动的信息要及时作出调整，除了一些级别很高的领导要坚持原则外，其他人员不必太较真，保障前排就坐即可。三是座位牌的制作和摆放。座位牌的摆放是按照会议座位示意图进行，关键部位是主席台及前排就坐人员，一定要做到信息准确，不能含糊不清，因为领导座次安排是政治问题，触犯不得。还要特别注意核对单位名称、个人名字有没有错别字或漏字的情况，发现以后要及时更改纠正，以免出现不必要的错误，造成不必要的麻烦。四是会议材料发放。为了提高效率，一般提前要把会议材料，发放到位。在

7、此要注意材料的发放顺序问题，一般按照会议议程安排，最后讨论的放在最下面，依次向上，第一个应该是本次会议的主要议程。如果材料是由多个部门提供的，要及时联系，做好对接，避免出现纰漏。五是引导牌必不可少。会场内一切布置就绪，出门的时候千万别忘了看看会议引导牌是否安置到位，位置是否明显。因为在同一时间，同一地点的不同会议室很可能会开很多会议，会议引导牌的作用就是避免参会人员走错会议室。二、会议接待签到。会议时间临近，参会人员陆续进场，这个时候，我们就要