行政文秘卡通版课件

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1、行政文秘办公成本控制会议管理自身建设员工保护辅助高管公文管理通讯管理行政部门工作内容基于以上标准，行政工作具有以下六大特点：一、综合性强二、政策性强三、时间性强四、工作内容繁杂五、联系广泛六、被动性和突破性强行政部门范围与特点一、行政文秘工作职能与素质要求(1)职业概述：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务，为领导决策及其实施服务的人员适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中等级：初、中、高级职业环境：办公室职业能力倾向：具备较强的书面与口头语言表达能力，综合协调与合作能力，逻辑思维与分析能力等。(2)应处理好的几个关系：工作

2、的被动性与主动性的关系工作的经常性与突击性的关系工作的平凡性与重要性的关系工作的原则性与灵活性的关系(3)行政文秘工作职责接待工作——日常、专门、团组收发信息——电话、电传、传真、邮件、电子邮件文书写作——使用电脑写各类文件及制作文件时间管理——自己、上司会议组织——会前、会中、会后信息管理——存、管、取旅行安排——吃、住、行对外公关——联络（外事）、参与活动商务活动——营销、市场、税务、法律……指派工作——上司安排爱本职——爱岗敬业，归属服从，从点滴作起要谦虚——刻苦学习，虚心求教，钻研业务多动脑——主动思考，机智敏锐，有商业意识守纪律——遵纪

3、守法，恪守信用，严保秘密(4)职业道德：(5)工作作风：热情——真心诚意，笑脸迎送，谦和友善扎实——做事不飘，跟进落实，检查确认细致——准确不粗，认真不草，稳重不浮敏捷——干练守时，讲究效率，商如战场(6)行政文秘的业务素质行政文秘的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体知识是基础；智力是知识的结晶；能力是知识和智力的最终体现和归宿。行政文秘人员需具备的能力（一）办事能力设备操作能力文书写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力（一）沟通能力交际能力口头表达能力协调能力组织能力(7)行政文秘的权限原则一．不能代表上司作决策，否则就

4、是越权二．不能代表上司发号施令，否则会遭同事反感三．不能代上司放松对自己的约束，否则会让上司讨厌(8)个性要求专业机智谨慎服从自制自信热情执着(9)品质要求礼貌不居高临下诚实不弄虚作假参谋不越权行事谦虚不傲上凌下公正不见风使舵敬重不阿谀奉承慎言不论是道非本分不炫耀示人21世纪的企业秘书——全美秘书学会像心理学家一样善于观察和理解他人像政治家一样有灵敏的头脑像外交官一样有潇洒的风度有处理各种棘手问题的丰富经验有良好的写作能力和文字功夫熟练运用各种办公自动化设备熟识商务往来的法律、金融和税务知识迅速对文件、信息归类、整理和查询二、公文处理方法和程序三

5、大环节：1、发文处理：拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发2、收文处理：签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督办---办复3、公文管理：制定立卷类目表---归卷---调用---立卷---归档---销毁公文行文规则l行文关系要和隶属关系一致l行文方式要根据工作需要灵活掌握l行文名义和内容要与发文机关的职权范围相对应l行文线路要尽量缩短l处理好主送与抄送的关系l如有必要，可以联合行文通用公文的格式1、排版——自左至右2、单位——国家法定计量单位3、字体——发文单位初号宋体标题2、3号宋体4、

6、用纸——A4、B55、文头——套红，占首页三分之一中国公文种类——12类13种1．命令——发布重要行政法规，采取强制性行政措施2．决定——对重要事项或重大行动的安排3．议案——各级政府向同级人民代表大会或常委会提请审议事项4．指示——对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则5．批复——答复下级请示事项6．通告、公告——一定范围内公布应遵守或周知的事；向国内外宣布重要或法定的事7．通知——批转下级、转发上级和无隶机关的公文；发布规章、任免，传达周知事项8．通报——表彰先进，批评错误，传达得要精神或情况9．报告——向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建

7、议，答复询问10．请示——向上级请求指示批准11．函——无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准12．会议纪要——记载和传达会议情况和议定事项三、工作语言“规范”沟通行政职务技术职称行业称呼时尚称呼标准称呼无称呼替代性称呼不适当地方性称呼称兄道弟不适当的简称禁忌称呼——工作场合标准与禁忌称呼工作语言“文明”沟通接待三声来有迎声问有答声去有送声——文明语言“三”要素热情三到眼到（眼看眼）口到（讲普通话，因人而异）意到（有表情）文明十字（五句）问候语：“您好”请求语：“请”感谢语：“谢谢”道歉语：“对不起”（危机公关语）道别语：“再见”四、行

8、政文秘着装的四大原则符合身份避短扬长遵守惯例区分场合行政文秘着装六大禁忌过分杂乱“歪戴帽子斜穿衣”过分鲜艳“拒绝艳丽”过分暴露“女士不穿