qp-qc-02 b0记录管理程序

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1、AUTOSPRING文件主题文件编号QP-QC-02记录管理程序文件版本B0文件页码2OF51目的对公司管理体系要求的记录进行控制和管理，为保证产品质量和生产环境符合规定要求，体系有效运行，以提供对产品、相关活动或服务的可追溯性及采取纠正预防和改进措施提供依据。2范围适用于质量和环境管理体系运行中记录的控制。3职责3.1品管部负责记录的归口管理。3.2各部门负责对本部门的记录进行整理、归档、控制。3.3记录的填写人员应对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。4定义无5工作程序5.1记录的范围凡是质量和环境管理体系运行中的记录、报告及与产品质量有关的数据等均属于记

2、录范围，包括：5.1.1与质量和环境管理体系有关的记录：内部审核记录、管理评审记录、文件控制记录、人力资源培训记录、法律法规、基础设施和工作环境控制记录、信息交流记录、纠正和预防措施、产品和过程监视和测量记录等。5.1.2与质量环境活动有关的记录：与产品有关要求的评审记录，过程设计和开发、评审、验证、确认、和更改记录、产品的检验和试验记录、监视和测量装置检定/校准记录、不合格处置记录、产品标识及可追溯记录、供方评价记录、统计技术应用记录、质量计划相关记录、顾客服务及投诉记录、环境因素识别、环境运行控制记录、环境检测记录、消防演习记录等。5.2记录的空白表式的管

3、理5.2.1各种记录的空白表式由各职能的主管部门设计、发放，文控中心备案、编号，保证各相关工作场所获得相应的记录的空白表式。5.2.2各部门负责制定本部门的“记录汇总表”，内容包括记录名称、表码（包括版本）、编制部门、编制日期、保存期限等。5.2.3文控中心收集各部门提交的“记录汇总表”和记录的空白表式，汇总成册并管AUTOSPRING文件主题文件编号QP-QC-02记录管理程序文件版本B0文件页码3OF5理。5.2.4记录的空白表式的批准/更改及发放依《文件管理程序》执行。5.3记录的标识5.3.1记录的编号记录的编号方法：XXXXXXXX相同项目要求的记录

4、当日发生的次数排序，01~…记录形成的日期，为01~31记录形成的月份，为01~12记录发生的年份的后两位阿拉伯数字，用00~99表示5.3.2记录以其表码、记录名称及编号的结合形成其标识。5.4记录的填写与使用要求5.4.1记录的内容应及时、真实、准确、全面、字迹工整、清晰、可追溯，重要的记录须经校对、审核和批准，相关人员的签名必须为全名。5.4.2填写记录时，一路用蓝色或黑色笔记的钢笔、圆珠笔或签字笔，笔迹易于识别，严禁使用红色笔迹的笔或铅笔填写记录。5.4.3记录已经填写完成，原则上不准任何部门或个人更改、涂抹，以确保其原始性、可追溯性和证据作用；若因笔

5、误或经证实原有记录不准确确需更改时，应采取划线的方式在原内容的上面进行更改以保持原有内容的可识别性，并在更改后的内容的旁边签名、注上日期；用涂、贴、刮方式更改的记录一律作废。5.4.4形成的记录应按规定的时间和要求向有关人员或部门传递；若合同有规定，有关部门应向顾客提供相应的记录并予以登记。5.4.5记录以书面和表格的形式为主，也可采用电子媒体作为载体。5.5记录的保管和贮存要求5.5.1各部门应设专职或兼职人员负责本部门记录的定期汇总、编目并装订在一起，装订应整齐、美观，并应保持记录的顺序号或日期以便查询；在封面和侧面标明部门的名称、记录的名称和记录形成的期

6、间，以便检索和存取。5.5.2记录保管环境应通风、防潮、防火、防虫蛀、防鼠害等，对于保存记录的磁带、软盘还要做好防压、防变形、防划伤、防磁、防晒等，并应备份，防止贮存的内AUTOSPRING文件主题文件编号QP-QC-02记录管理程序文件版本B0文件页码4OF5容丢失。5.6记录的保存期限及处理5.6.1品管部应在工程部的协助下根据法规、通用规则、顾客和产品责任方面的要求规定记录的保存期，并在“记录汇总表”上予以登记。5.6.2各部门按照“记录汇总表”的期限要求保存记录，对超期限保存的记录，由各部门记录管理人员提出销毁申请，部门主管批准后，由记录管理人员实施销

7、毁，部门主管进行销毁监督。5.6.3记录销毁的方式：焚烧或粉碎。5.7记录的查阅、借阅5.7.1查阅/借阅记录必须经记录管理部门主管同意后，方可查阅/借阅；与记录内容无直接关系的人员，无权查阅/借阅。5.7.2原则上只限在记录保管处查阅记录，外借应办理相应手续，经记录保管部门领导批准后方可借阅。5.7.3查阅/借阅人员应爱护记录，不得遗失、更改、损坏或拆页，若发现以上问题时，要追究其查阅/借阅者的责任。5.7.4顾客查阅记录时，须经记录保管部门主管副总经理批准后，方可办理查阅手续，有关部门要为顾客或其代表提供必要的方便。5.7.5体系审核时，各部门接到审核通知

8、后，应向审核人员及时提供需要检查的记录