怎么样处理邮件.doc

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1、邮件处理制度方法一、邮件处理的含义及分类（一）定义处理邮件是指在邮件、信函的收进和发出过程中所要进行的一系列工作。（二）邮件分类1.各类信函，包括：国内信函、明信片、国内印刷品、国内保价信函、国际信函、国际印刷品、国际保价函件。2.报刊；3.包裹，包括：国内包裹、国际包裹等。4.特快专递，包括：信函、文件资料、物品。5.电子信函，如电传、传真、E-MAIL等（现接收到最多）。 二、邮件的接收程序 （一）邮件分类 1．邮件分类的规则（1）将领导私人邮件与公司邮件分开。（2）将办公室邮件与外部邮件分开。（3）把优先考虑的材料放在一起，邮局投递、专人传递的邮件、电子邮件。 

2、2.邮件分类：（1）比较常见的有：按邮件的重要程度，简单地将邮件分为重要邮件和普通邮件。-6-邮件封皮上有“机要”(confidentialmail)、“急件”(urgentmail)、“快递”(expressedmail)、“保价”(insuredmail)、“挂号”(registeredmail)等标记或其他带回执邮(cortifiedmail)，或落款是重要人物、重要单位的，属重要邮件，其他为普通邮件。 （2）按邮件的性质，把邮件分为公务邮件和私人邮件。公务邮件又细分为三类：重要邮件、普通邮件(即上一种分法中的重要邮件和普通邮件)和报刊、广告、小册子等印刷品。私

3、人邮件既包括寄给组织中具体某一个人的邮件，也包括那些封皮上标有“亲启”、 “私人”、 “保密”等字样的邮件，对于这类邮件，秘书一般都要将其直接交到收件人手里。（3）按邮件的紧急程度，将邮件分为急件、次急件和普通件。（二）邮件拆封1.邮件分好类后，秘书便应抓紧对属于自己处理的邮件予以拆封。 2.拆封公务邮件，要求用剪刀、拆信器或电动邮件启封机等工具，不能用手撕，以免不小心而破坏邮件上的一些重要信息，同时也可以保持邮件封皮(如信封)的美观。3.阅函如果得到上司授权，应及时对信函进行阅读处理。（三）邮件登记-6-1.登记：秘书在拆启邮件及阅函过程中，还应对与组织有关的重要邮

4、件进行登记，这样既方便秘书对重要邮件的去向、来函办理情况等的掌握和跟踪，也能保证重要信函的安全归档。2.登记表格式登记表格式与收文登记表格式相同，包括以下几个方面的内容：收文时间、文件号、发文单位、文件名称、份数、签收人等内容。原则上特别重要的电子邮件要打印存档，年底移交档。（四）呈送：1.在对邮件进行拆封登记的过程中，还要求秘书在邮件的右上角加盖或手写收件日期，这是因为有时对于一些信函来说，其成文时间与发出时间可能会有较大的间隔，同时也方便秘书分辨信函是否已经做过处理。2.秘书应按照轻重缓急程度对需呈送的邮件作细分，保证重要信函得到优先处理。3.阅读顺序基本上按职位

5、高低排列。4.秘书在呈送信函时，也可视情况将自己已处理的信函及处理结果汇总附上。 三、邮件的寄发 （一）邮件寄发程序 1.发送邮件的工作程序：    （1）做好邮件的准备和核对工作-6-信函起草完毕后，秘书应该按照正确的格式进行打印，并保证字句、用词及标点的使用正确，同时核对附件等是否已装好。尽量保持信件的整洁、清楚，防止疏漏，确保附件的准确、齐全。（2）提请上司签发邮件秘书发出的邮件必须经过上司签字之后才能生效。秘书要做的工作是将需要上司签发的信函准备好后，在恰当的时机送上司签字。除紧急的信件必须立即请上司签字之外，一般的信件可以集中在一起，找一个方便的时间统一请上

6、司签字。（3）邮件的装封与折叠邮件装封之前，秘书应该注意将信纸上的小夹子或其他装订用具取下。信纸的折叠应该根据信封和信纸的规格而定，以A4规格的复印纸为例，装入邮局标准规格的大小信封。（4）查对收信人的相关信息邮件装封时，要对所发邮件进行查对，检查信封上的收信人姓名、地址与信笺上的收信人姓名、地址是否一致。（5）将邮件分类邮件要按各类信件、包裹等分类，快件应立即处理，大宗的信件可以捆扎。（6）做好登记对重要邮件在发送前先要在登记表上登记。（7）要了解邮政及有关快递方面的规章制度和寄发时间，选择适当的邮寄方式。 -6-2．邮件的签字许多邮件在写好以后需要领导签名，领导的

7、亲笔签名会引起对方对邮件内容的格外重视，甚至有人在收到信后还会确认是否有领导签名。因此，请领导在信件上签名是一件不可忽视的事情。 3．查核邮件   在邮件封装寄发之前，需要仔细查核邮件。查核的内容包括：一是查核附件，二是查核信封、信皮。查核附件要注意全部附件是否齐全、正确。查核信封、信皮要注意检查：格式是否正确；姓名、地址、邮编是否正确；标记是否注明。标记有两种类型：一种是邮件性质标记，如“私人”、“保密”等；另一种是邮寄方式标记，如“挂号信”、“特件”等。 4．邮件的封装   查核完毕的邮件折叠装入信封后，要仔细封好开口，并贴上邮票。这一环节的工作