电子表格在教学管理中打印通知书与成绩条

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1、电子表格在教学管理中打印通知书与成绩条　　【摘要】本文电子表格在自动化办公方面的一些应用。有了现代化的设备，要很好应用其技术的优势，来管理教育教学的工作，此文以电子表格的邮件功能，详细介绍制作通知书的操作过程，另外介绍了公式的应用来解决成绩条的打印输出。【关键词】电子表格信息技术应用办公自动化邮件合并公式应用每学期末，学校的班主任老师总要收集这学期学生的学业成绩，并统计总分、计算名次。然后根据学业成绩填写通知单，装入写好信封中，寄给家长。这样的工作用的传统的手工操作，是相当的繁锁，很费时费力的。经常忙得人腰酸背痛、手腕麻木。其实现在有了现代信息处

2、理技术，所有的工作都可以让计算机来帮助我们完成，为什么还要折磨人呢？用了这些技术，不仅效率高，而且效果好。只要我们简单学习一下Microsoftoffice，就可以完全操作好，让计算机来胜任这项工作，并不困难哟。1.制作通知书的方法7接下来，以打印成绩通知书为例，我把这样的信息处理技术较详细的介绍给大家，这个技术主要运用”邮件合并”功能。希望对各位老师有用哈。1.1准备数据源数据源，也就是老师们收集到的学生学业成绩，可以是Excel工作表的形式，也可以是其它的文件如Access、MSSQLServer数据库。其实这个数据源的要求是能够被SQL语句

3、操作控制的数据。所以我就以Excel来说明，因为这个是大家最常用的。下图为一个Excel的工作表文件（Data.xls），里面记录有学生学业成绩。1.2准备模板模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。如下图一个简单的模板文件。1.3邮件合并打开模板文件，让邮件合并工具栏显示在工具栏上。方法一：从【工具】菜单中依次选择【信函和邮件】->【显示邮件合并工具栏】，方法二：右击工具栏，在弹出的菜单中选择【邮件合并】完毕后工具栏上会多出如下这样的邮件合并工具栏。接下来，就一步一步的跟着操作，你一定会成功的哟。Step1，设置主文档类型。点

4、击工具栏最左边的（设置文档类型）按钮设置主文档类型，即在弹出的对话框中选择”信函”。7Step2，在”邮件合并”工具栏上点击（打开数据源）按钮，选择我们准备好的”data.xls”为作数据源。在这一步中请注意，如果”data.xls”中有多个工作表，请选择正确的工作表作为数据源。在word2000中，没有提供对工作表的选择对话框，那么请把数据表移到excel文档中的第一个工作表位置。Step3，撰写模板文档内容，并在适当的位置插入正确的”域”。比如，先写好”学号：总分：排名：”，再将光标移动到”学号：”之后，单击【邮件合并】工具栏上的（插入域）按

5、钮，打开如图所示的”插入合并域”对话框。注意对话框中已经根据数据源列出了所有的域名，即图3所示excel表格中的第一行。这里选择学号。同样，依次将光标移动到”总分：”和”排名：”之后，分别插入相应的”总分”域和”排名”域。完成的模板如图下图所示：Step4，查看合并数据单击邮件合并工具栏上【查看合并数据】的按钮（），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。Step5完成合并7到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择”合并到新文档”（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到

6、一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择”合并到打印机”（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。（哈哈，成功了哟，不难吧）制作学业成绩条的方法上面的技术的运用可以解决你的繁重的工作吧，你成功了应该感到欣慰吧。我们继续努力学习更多的技术，下边来一个比较难一点的吧，，只需一个公式就可以按人头打印出成绩条来。这个方法是只需用Excel就能完成。要实现学业成绩通知条，关键是在于给每一条数据都要加上表头，如果能有空格分行便于裁切就更好。就是要新建一个工作表，根据当前行数来引用学业成绩表的不同的行。听起来有些复杂，

7、下边来还是一步步的操作来得快点哈。方法一：步骤一：输入公式打开我先收集的学业成绩表（data.xls），新建一个工作表，命名为”学业成绩通知”在单元格”A1”中输入如下公式：=IF（MOD（ROW（），3）=1，Sheet1！A$1，IF（MOD（ROW（），3）=2，OFFSET（Sheet1！A$1，ROW（）/3+1，0），”“））输入完后就回车确认。7步骤二：复制公式：公式输入完后，再次选中a1单元格，按住右下角的小方块进行填充，直到第一行的数据完全复制出来为止，注意不要拖动复制多的单元格，会出现”0”的。然后再选中第一行所有的数据，按住

8、右下角的小方块，向下复制公司，直到所有数据显示完为止。看到了吗？好神奇的事，这些成绩条就一行行的显示出来了哈。如下图：看到了效果，是不是