档案分类与整理.ppt

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1、档案管理一分公司：郭倩档案整理工作一、定义档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。档案整理方法：以件为管理单位二、一般程序档案整理工作的流程，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-按件装订-件的排列与编号-编目-排架等步骤。1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位

2、——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。档案保管的原则建立与维护档案存放的秩序延长档案寿命防止档案损坏有据可依档案整理工作的原则已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用保持文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内

3、容和形式等方面的联系。如：一个单位及其内部机构一定的历史阶段、一个年度一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议不同的文种、载体材料等区分不同价值区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管保存价值小——根据条件区别对待无保存价值——不需归档、销毁便于档案的保管和利用是档案整理工作的基本出发点和根本目的当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充分考虑档案保管和利用的方便第一讲文件的归档归档文件立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。特别要注意对单位会议记录的归

4、档归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单等为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可各为一件。第一点注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；第二点注意年终收集，即年终要把本单位收发文本上作了登记的全部文件材料收集起来；归档文件的价值鉴定第二讲有价值反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设

5、和历史研究具有利用价值的文件材料；三、文件修整一般包括：对破损文件进行修校；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去除文件上易锈蚀的金属物；对过大的文件进行折叠。四、文件装订归档文件应按“件”装订“件”内排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。对齐方式1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。装订方式和用品：常用的有三种1、线装：缝纫机轧线2、粘接式：包角3

6、、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹符合档案保护要求，降低成本、简便易行五、归档文件的分类（一）分类方法：年度分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法（二）分类方案：1、年度—机构（问题）—保管期限（例1、2）2、年度—保管期限（例3）3、保管期限—年度—机构（问题）（例4）4、保管期限—年度例1：2001年：办公室…永久、长期、短期人事处…永久、长期、短期管理处…永久、长期、短期……2002年：办公室…永久、长期、短期人事处…永久、长期、短期管理处…永久、长期、短期例2：2001年：党群类…永久、长期、短期业务类…永久、长期、短期行政类…永久、长期、短期20

7、02年：党群类…永久、长期、短期业务类…永久、长期、短期行政类…永久、长期、短期例3：2001年：永久、长期、短期2002年：永久、长期、短期2003年：永久、长期、短期例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……长期：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……短期：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……六、归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则结合时间、重要程度会议文件

8、、统计报表等成套性文件可集中排列（一）