行政工作培训-4.9

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1、内容安排（一）角色认知（二）沟通技巧（三）商务礼仪（四）会务组织（五）公文写作日常事务管理工作培训（一）行政文秘人员的角色认知如果提到我成功的来源，那么至少有一半要归功于我的秘书。-----GE韦尔奇你适合做行政人员吗？一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？个性要求自信热情谨慎机智守时服从自制勤快一、行政文秘人员的角色认知互动大拇指向哪儿？关于“屁”的故事一、行政文秘人员的角色认知行政人员的角色扮演角色扮演图行政人员总调度参谋和助手桥梁和枢纽代言人权利核心一、行政文秘人员的角色认知职权层次职能权力的三维概念不一定是上司

2、的，要为同事服务主管和助理的身份角色？ABC成功行政人员的“七”高综合素质高权大责高薪水高说服的本领高发展愿望和前景高道德水平高成就感高一、行政文秘人员的角色认知你有多高？日常事务管理培训（二）沟通与谈话技巧工作语言“规范”沟通不非议国家国政不涉及国家或行业秘密不议论同事领导不涉及格调不高的话题不涉及私人问题三、拉近关系的谈话技巧——工作场合五不谈问题：工作场合哪些话题不适合谈？工作语言“规范”沟通不问年纪“你多大了？”（临近退休和白领丽人）不问收入“你一个月挣多少？”不问婚否“国际惯例”不问经济现状“贷款”不问过往经历“英雄不问出

3、处”——私人问题“五”不问问题：哪五个私人问题不能问？三、拉近关系的谈话技巧来自上司的沟通障碍习惯于单向沟通没有时间对下级不信任三、与上司沟通的技巧来自上司的沟通障碍报忧不报喜报喜不报忧揣摩上司你不找我，我不找你归罪于外关注点不同信息不对称有不同意见不提吹捧绕弯子三、与上司沟通的技巧与上司沟通——汇报的技巧精简忌讳”渲染”从上司的角度来看问题尊重上司，不要争论，补充事实“上司的评价是一种反馈”“切忌形成辩论”三、与上司沟通的技巧与上司沟通的注意事项久久不眨眼盯着你看：他想知道更多，继续友好、坦率，偶尔眨眨眼睛：对你评价高，想鼓励你不

4、抬头，不看人：不良征兆，轻视，走为上向室内凝视，并不时微微点头：糟糕信号，领导希望员工完全服从眼睛眨个不停：对谈话内容有疑问，稍停，给他发问的机会双手叉腰，肘弯向外撑：好发命令者，服从，避免争辩身体靠向椅子，手放脑后：轻松、自负，需要得到赞赏两食指并放于嘴边，其他交叉已决定拒绝你经常用手摩擦脸皮正在思考，可以稍做停顿轻轻搔鼻或耳后颈对谈话的内容怀疑或不确定，提供更详细的论据领导的眼睛领导的手势三、与上司沟通的技巧日常事务管理培训（三）商务礼仪行政会见——自我介绍三要素先递名片再介绍五、公务接待的技巧时间要简短内容要完整交际时提供单位

5、、部门、职务、姓名4要素要素一要素三要素二行政会见—介绍别人的顺序技巧问题：你带客户到公司参观，你先介绍谁？把职位低者介绍给职位高者把晚辈介绍给长辈把公司同事介绍给客户把非官方人士介绍给官方人士把本国同事介绍给外籍同事把男士介绍给女士五、公务接待的技巧客人优先知情权尊者居后专业握手技巧的要领与禁忌要领：伸手尊者居前来时主人，走时客人力度两公斤，时间5秒五、公务接待的技巧三大禁忌：禁使用左手禁戴墨镜、帽子、手套禁左顾右盼提问：男士和女士握手应当满手握还是手前端轻握？行政会见——轿车“上座”技巧五、公务接待的技巧主人开车时，哪个座位为上

6、座？主人ABCD司机开车时，哪个座位为上座？司机ABCD挡驾情景模拟：甲单位的王总带着秘书小王拜访乙单位的李总，同时，本市消防局的赵科长有要紧事找李总面谈，李总的秘书小李此时该如何处理？商务礼仪--外在形象的重要性问题：人的印象的形成包含哪几部分？所占的百分比？六、行政人员的职业形象人的印象的形成=55%外表+38%自我表现+7%语言行政人员的形象要求与环境、身份、体形相协调简洁大方，拒华丽或性感避免装扮清纯或学生味六、行政人员的职业形象三大基本原则行政人员的场合着装T.P.O原则：时间T（time）、地点P（place）、场合O（

7、occasion）六、行政人员的职业形象日常事务管理培训（四）会务组织会议是为了在一起商议形成的活动形式。一个共同问题_________什么是会议？会前准备工作拟定与会人员名单发布会议通知整理会议资料选择会议室座次和席卡摆放考虑会议饮料，就餐需要宴席的种类保证住宿条件会议座次技巧竖桌式主方客方四、公务接待的技巧谈判桌75312466421357正门客方主方横桌式谈判桌64213577531246问题：客方坐在哪里呢？正门“面门为上、居中为上、以右为上”会议座次技巧“面门为上、以右为上、离远为上”四、公务接待的技巧相对式桌子主人随从客

8、人随从正门问题：你把客户安排坐在哪里呢？并列式随从随从正门客人主人“面门为上、以右为上、离远为上”会议进行中的工作会议签到分发有关资料执行跟踪会议议程记录会议过程关注会场情况（如音响、图像设备、灯光、空调、外界噪音等）整理会议记录、资