计算机技术在现代文化档案管理中的应用研究.pdf

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1、2015年7月中国管理信息化Ju1．，2015第18卷第14期ChinaManagementInformationizationV01．18．No．14计算机技术在现代文化档案管理中的应用研究王桂梅(江苏省丰县卫生和计划生育委员会，江苏徐州221700)[摘要】基于,zg-队伍建设、软硬件设施建设和档案管理机制建设3个视角，探讨文档管理中应用计算机技术所必须经历的3个阶段。旨在为加快建设行政单位电子政务模式而献计献策。[关键词]行政单位；计算机；技术；档案管理；管理机制doi：10．3969／j．issn．1673—0194．201

2、5．14．146[中图分类号]G270．7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2015)14—0192—0l当前，无论是种类还是内容与形式，现代技术都赋予了档案更制度，用制度来改掉以往传统管理中的“坏习惯”是计算机技术应多的内涵。当记帐式的档案管理被数字化技术逐渐替代，档案也从用于现代化档案管理的重要内容。行政单位领导班子应制定完善单纯的记录功能呈现出更多的文化功能。以社交网络、搜索引擎以的档案管理制度，加强制度控制，建立以计算机技术为基础的现代及云存储等计算机技术为基础的电子档案，是对传统纸质文书档案化档案管理指标，通

3、过计算机技术的使用使档案管理流程更加规范的一种挑战。而“条块结合”与“集中统一”的动行管理模式，与新化和具有可操作性。单位管理层还要与档案管理人员一起学习先时代计算机技术背景下的档案之间的矛盾也越发突显。在新形势进的计算机技术，在共同参与中渗透档案管理理念和思想，从而激下，解决这一矛盾的唯一途径是利用计算机技术实行档案管理现代发管理人员的学习热情和工作热情。化，而现代化档案管理模式形成的前提，是需要行政单位进行3个3．2优化档案管理流程阶段的改变。对此，本文对行政单位现代文化档案管理所要经历的在具体的实践中，通过计算机技术优化档案管

4、理流程主要通过3个阶段进行探讨，旨在加快建设行政单位电子政务模式。3个渠道进行。1加强人员素质建设一是要对档案信息来源进行归纳整理。档案信息的来源往往当前，计算机技术给人们最深刻的印象是在数据运算方面超强是档案的实际形态，在实践中，单位可为每一个部门配备计算机和且超高速的处理能力，它为档案管理工作创造了一个科学而先进的兼职信息录入人员，通过计算机的资源共享，档案管理部门可定期检索环境。而如何将这种技术真正运用到管理实践中，人的作用非将各部门的档案信息进行汇总，为每一个部门配置一个专门的信息常重要。档案管理工作人员的素质决定了计算机技

5、术是否能够真来源窗口，并归纳好如责任者、文件号、题名、日期和页数等详细信正为档案管理工作带来革命性的改变。因此，加强人员素质建设是息，从而提升档案信息来源的管理效能。计算机技术应用于现代档案管理的第一阶段。扎实的计算机理论二是要做好定期归档工作。单位需要利用计算机系统建立多基础与娴熟的操作技能是对现代化档案管理人员最基本的要求，同个档案库，以完成定期的归档工作。如用于存储经过立卷处理的时在实践中，行政单位更应注重对管理人员进行专业培训，无论是档案信息的临时档案数据库，可通过关键词索引进行查询，用于存档案专业知识，还是计算机理论基础知

6、识，都应根据人员差异进行储经过各项审计核实的档案信息的主档案数据库以及为各个部门分层辅导与培训，要打破以往“求量不求质”的培训方式，秉承“以提供便捷查询的通用档案数据库等。各个数据库在管理过程中要人为本”的培训原则，既注重理论灌输，也要应注重实践运用，在实有不同的侧重点，如存储于临时数据库中的档案信息要规定存储践中建设高质高量的档案管理队伍，全面提高档案工作管理水平和期限，根据信息内容进行定期的归档处理。而存储于通用档案服务意识。数据库中的档案信息在归档与处理的过程中，要格外注重剔除2加强软硬件设施建设和筛选重要的或敏感信息，以防信

7、息外漏，从而降低管理隐患和软、硬件设施是现代文化档案管理模式建设的主要媒介，在实管理风险。践中，行政单位必须通过加强软、硬件建设来提升数字化档案库的三是可借助企业管理的模式，将档案信息数据库作为行政单位使用效率，实现文化档案现代化管理。首先，在硬件方面，行政单特有的“信息产品”来进行管理，管理模式可参照企业对产品的管位需要将计算机技术作为档案管理的平台和渠道，进行新型生态理方法进行，如对档案信息数据的管理也可通过质量管理体系来控环境和基础设施建设。网络化的信息传送平台与数字化的数据处制。在管理过程中，行政单位可将档案内容通过组织协调

8、组建一个理平台是档案管理硬件建设的重心，档案信息从采集到归档，从录体系，在这一体系中，管理者将档案库维护作为一个单独的项目进入到管理都是凭借这两个平台完成的；而在软件建设方面，通过建行管理，并建立评价机制，采用模拟检索形式审查档案库的